Long-term agreements for hotel accommodation and conference package services

Agency: UNDP | Reference: UNDP-KAZ-00767 | Type: Invitation to bid Introduction:UNDP Kazakhstan acting as a Lead Agency and on behalf of participating UN Agencies (ILO, IOM, UN Women, UNAIDS, UNCTAD, UNDGC, UNESCO, UNFPA, UNHCR, UNICEF, UNDRR, UNOCHA, UNODC, WHO, FAO) is regularly organizing conferences, workshops, seminars and meetings in respect of their programme implementation in Astana and Almaty.To achieve cost efficiency from economies of scale while ensuring outstanding quality of services, it was agreed by UNDP in Kazakhstan to consolidate all hotel service requirements and conclude Long Term Agreements (LTAs) for the provision of Hotel and Conference Services for a maximum period of three (3) years. The successful Hotels will be contracted for an initial period of one year, and the contract shall be renewable upon documented satisfactory performance for additional two (1+1) years. The LTAs shall not guarantee an estimate volume of sales on the part of UNDP and other UN Agencies.LTAs will be issued with 2 top Hotels of each category in each location. The winning Hotels must meet minimum qualification requirements and propose the lowest-priced Bids/ maximum discounts for UN. Long-term agreements will reflect ceiling amount for the total volume of services rendered within the lifetime of LTAs and fixed discount percentage for UNDP and UN Agencies in Kazakhstan. Purchase Order (PO) will be issued following asecondary bidding process to be conducted between the LTA holdersbased on requirements and location for each specific event.Please indicate whether you intend to submit a bid by creating a draft response without submitting directly in the system. This will enable the system to send notifications in case of amendments of the tender requirements. Should you require further clarifications, kindly communicate using the messaging functionality in the system. Offers must be submitted directly in the system following this link:http://supplier.quantum.partneragencies.orgusing the profile you may have in the portal. In case you have never registered before, you can register a profile using the registration link shared via the procurement notice and following the instructions in guides available in UNDP website:https://www.undp.org/procurement/business/resources-for-bidders.Do not create a new profile if you already have one. Use the forgotten password feature in case you do not remember the password or the username from previous registration.___________________________________________Введение:Офис Программы развития ООН в Казахстане, как и другие Агентства ООН (ILO, IOM, UN Women, UNAIDS, UNCTAD, UNDGC, UNESCO, UNFPA, UNHCR, UNICEF, UNDRR, UNOCHA, UNODC, WHO, FAO) регулярно организует мероприятия в городах Астана и Алматы в рамках реализации Программы в РК (конференции, рабочие встречи, семинары и тд).В целях достижения экономической эффективности за счет консолидации требований к мероприятиям при одновременном обеспечении выдающегося качества услуг, ПРООН в Казахстане объявляет тендер  для заключения долгосрочных соглашений (LTA) на предоставление гостиничных и конференц услуг в течение максимального периода в три (3) года. С Отелями, выигравшими конкурс, будут заключены долгосрочные контракты на первоначальный период в один год, с дальнейшей возможностью продления контракта при условии наличия документально подтвержденного удовлетворительного выполнения работ, еще на два (1+1) года. Важно отметить, что LTA не гарантируют объем потребления услуг ПРООН и других Агентств ООН.LTA будут подписаны с 2 топовыми отелями каждой категории в каждой локации. Отели-победители должны соответствовать минимальным квалификационным требованиям и предложить максимальные скидки для ООН. Долгосрочные соглашения будут отражать максимальную сумму общего объема услуг, предоставленных в течение срока действия контракта, и фиксированную процентную скидку для ПРООН и Агенств ООН в Казахстане. Заказ на бронирование (Purchase Order) будет присуждаться отелю после вторичного процесса торгов, который будет проведен между держателями LTA в зависимости от требований и места проведения каждого конкретного мероприятия.Предложения должны быть представлены непосредственно на портале поставщиков по этой ссылке:http://supplier.quantum.partneragencies.orgиспользуя профиль, который у вас на портале. Если вы никогда ранее не регистрировались, вы можете зарегистрировать профиль, используя ссылку для регистрации, размещенную в уведомлении о закупках, и следуя инструкциям в руководствах, доступных на веб-сайте ПРООН:https://www.undp.org/procurement/business/resources-for-bidders. Не создавайте новый профиль, если он у вас уже есть. Используйте функцию "Забыли пароль" в случае, если вы не помните пароль или имя пользователя при предыдущей регистрации. CONTACT: • Email: undp.kz.procurement@undp.org