Implementation of a Publicly Solicited Proposal for Contracted Services Related to Nagareyama City Long-Term Care Insurance Administration

流山市介護保険事務に関する作業業務委託公募型プロポーザルの実施について
流山市介護保険事務に関する作業業務委託公募型プロポーザル募集要項令和６年１０月流山市健康福祉部介護支援課1流山市介護保険事務に関する作業業務委託公募型プロポーザル募集要項Ⅰ 公 募１ 趣 旨流山市では、介護保険法(平成９年法律第１２３号)に基づく作業業務について、民間の力を活用し、業務の効率化を図ることを目的とした業務委託を実施しており、受託事業者の選定については、適切な知識と技能を持ち業務を遂行できる事業者を選定するため、平成２５年度より公募型プロポーザル方式により行ってきたところです。
令和７年度からの業務委託を実施するにあたり、委託事業者の公募を行います。
２ 内 容(１)委託業務の名称流山市介護保険事務に関する作業業務委託(２)委託期間令和７年４月１日から令和１０年３月３１日まで。
ただし、契約締結日の翌日から令和７年３月３１日までは準備期間とします。
(３)委託金額３年総額で106,812 千円(税抜)以内とします。
(４)業務内容別紙仕様書のとおりⅡ 応 募１ 資 格公募型プロポーザルに参加できる者は、本募集要項公表の日から参加申込書提出日までの間において、次の全ての条件を満たすものとします。
2(１)法人格を有する法人であること。
(２)要介護認定について介護保険法に基づいた適切な理解を有するとともに、公平・公正な介護保険事業の実現のため、事務作業を確実に遂行できる能力を備えており、過去５年以内に介護保険事務に関する作業業務委託又は類似する業務委託について、年間10,000 千円(税込)以上の契約実績を有すること。
(３)地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の４(同施行令第１６７条の１１第１項において準用する場合を含む。)の規定に該当しないこと。
(４)手形交換所による取引停止処分を受けてから２年間を経過していない者ではないこと。
または、本業務の提案書提出日の前６か月以内に不渡り手形若しくは不渡り小切手を出していないこと。
(５)次に掲げる暴力団排除措置事由に該当しないこと。
ア 暴力団(暴力団員による不当な行為の防止に関する法律(平成３年法律第７７号。以下「暴力団対策法」という。)第２条第２号に規定するものをいう。
以下同じ。
)又はそれらの利益となる活動を行う団体であるとき。
イ 役員が暴力団対策法第２条第６号に規定する暴力団員若しくはこれに準じる者(以下「暴力団関係者」という。)であるとき又は暴力団関係者が経営に実質的に関与しているとき。
ウ 役員が、自社、自己若しくは第三者の不正の利益を図り、又は第三者に損害を与える目的をもって、暴力団の威力又は暴力団関係者を利用するなどしているとき。
エ 役員が、暴力団又は暴力団関係者に対して資金等を供給し、又は便宜を供与するなど積極的に暴力団の維持、運営に協力し、若しくは関与しているとき。
オ 役員が、暴力団又は暴力団関係者と社会的に非難されるべき関係を有しているとき。
カ 役員が、暴力団関係者であることを知りながら、これを不当に利用するなどしているとき。
(６)流山市長から指名停止を受けていないこと。
(７)民事再生法(平成１１年法律第２２５号)の適用を申請していない、または、同法に基づく裁判所からの再生手続開始決定がさ3れていないこと。
(８)会社更生法(平成１４年法律第１５４号)の適用を申請していない、または、同法に基づく裁判所からの更生手続開始決定がされていないこと。
(９)破産法(平成１６年法律第７５号)に基づき破産手続開始の申立てをしていない、または、同法に基づく裁判所からの破産手続開始決定がなされていないこと。
(10)直近１年間に法人税、消費税及び地方消費税、流山市税の滞納がないこと。
２ 参加表明本件に参加する意思がある場合には、以下のとおり書類を提出していただきます。
提出書類については、Ａ４縦長ファイルに綴じたものを１部作成し、事務局に持参してください。
また、ファイルの表紙に業務委託名と法人名、背表紙に法人名を記載し、各様式及び関係書類ごとにインデックスをつけてください。
なお、提出いただいた②法人概要(様式１－２)及び③類似業務の実績(様式１－３)については、事業者選定委員会でのプレゼンテーションにおいても使用するため、その点を考慮して、資料の作成を行ってください。
(１)提出書類① 参加表明書兼誓約書 (様式１－１)② 法人概要 (様式１－２)③ 類似業務の実績 (様式１－３)④ 定款、寄付行為、規約又はこれらに類する書類(一般的なもの)⑤ 法人の登記事項証明書(履歴全部事項証明書)※⑥ 印鑑証明書※⑦ 直近１年間の法人税、消費税及び地方消費税の納税証明書「納税証明書その３の３」※⑧ 直近１年間の流山市税の納税証明書※(市内に事務所がない等により、納税額がない場合にはその4旨を記載した申立書)⑨ 参加表明関係書類を提出した日の属する事業年度の前年度及び前々年度における財務諸表(※キャッシュフロー計算書は必須とします)※ ⑤～⑧は、提出日の３か月以内に発行したもの。
(２)提出方法応募書類は、下記により持参してください(郵送不可)。
(３)提出期間令和６年１１月１１日(月)午前９時から令和６年１１月２９日(金)午後５時まで(４)提 出 先「Ⅶ 問い合わせ先及び書類の提出先」のとおり３ 質疑回答この募集要項及び仕様書の内容等に不明な点がある場合には、以下のとおり質問を行ってください。
(１)提出書類質問票(様式1-4)に質問内容を記入のうえ、事務局へ提出してください。
質問は１回限りとし、電話や口頭による質問は受け付けません。
(２)提出方法質問書は、下記により持参、郵便、電子メールまたはＦＡＸにて提出してください。
持参以外の方法により質問を行う場合は、必ず事務局に電話連絡のうえ到達を確認してください。
(３)提出期間令和６年１０月１７日(木)午前９時から令和６年１０月２５日(金)午後５時まで(郵送の場合は、令和６年１０月２５日(金)午後５時必着)(４)提 出 先「Ⅶ 問い合わせ先及び書類の提出先」のとおり(５)回 答令和６年１１月１日(金)に市ホームページに掲載します。
5電話及び窓口での個別対応は行いません。
４ 提案書類の提出２の参加表明と併せて以下の提案書類を提出してください。
提出書類については、Ａ４縦長ファイルに綴じたものを７部作成し、事務局に持参してください。
また、ファイルの表紙に業務委託名と法人名、背表紙に法人名を記載し、各様式及び関係書類ごとにインデックスをつけてください。
(１)提出書類① 企画提案書 (様式２)② 職員配置 (様式３)③ 業務の実施体制 (様式４)④ 業務の実施方針 (様式５)⑤ 業務に対する提案 (様式６)⑥ 見積書及び内訳書 (任意様式)見積書は委託料の総額(税抜き)を、内訳書には各年の委託料の明細を記載してください。
(２)提出方法応募書類は、下記により持参してください(郵送不可)。
(３)提出期間令和６年１１月１１日(月)午前９時から令和６年１１月２９日(金)午後５時まで(４)提 出 先「Ⅶ 問い合わせ先及び書類の提出先」のとおり５ 参加認定提出書類に基づき参加資格を審査した結果、参加が認められた応募者に対しては、参加認定及びプレゼンテーション日時等の通知を行います。
参加が認められなかった応募者に対しては、その旨の通知を行います。
６ 留意事項(１)応募に関する全ての書類の作成及び提出に係る費用は、応募事6業者の負担とします。
なお、不測の事態又は流山市の事情により、本要項に基づく事業者の選定が延期又は中止となった場合においても同様の取り扱いとします。
(２)応募事業者は、１つの提案のみ行うことができます。
(３)提出書類の内容を変更することはできません。
(４)提出書類の返却は行いません。
(５)提出書類の著作権は応募者に帰属しますが、必要に応じて複写を行います。
(６)提案書類は、選定委員会等において、選定の検討にあたり必要と認める範囲に限り使用します。
(７)提出書類は、情報公開の請求により流山市情報公開条例(平成１３年条例第３２号)に基づき開示することがあります。
(８)提出書類に不備がある場合には、速やかに事務局まで連絡のうえ、差し替えなどの対応を行ってください。
７ 失 格 等以下の事項に該当する場合は、応募を無効又は失格とすることがあります。
(１)提出書類の提出方法、提出先、提出期限等が守られなかったとき。
(２)提出書類に記載すべき事項の全部又は一部が記載されていないとき。
(３)提出書類に虚偽の内容の記載が判明したとき。
(４)その他、本要項に違反すると認められるとき。
Ⅲ 選考・契約１ 事業者選定委員会企画提案書を提出した事業者には、事業者選定委員会において以下のとおりプレゼンテーションを実施していただきます。
(１)開催日時7令和６年１２月２５日(水)予定開催時間及び場所については、参加認定と併せて通知します。
(２)プレゼンテーションの流れア 企画提案書に基づく説明 …２０分以内イ 質疑応答 …１０分程度(３)留意事項ア プレゼンテーションの参加人数は４名以内とします。
イ プロジェクター(HDMI、D-Sub 接続)、ケーブル、スクリーン及び電源タップは事務局にて用意します。
パソコンやポインター等は、各提案者で準備してください。
ウ (２)アの説明時間が２０分を超えた時点で説明を終了していただきます。
(４)選定基準及び配点「介護保険事務に関する作業業務委託公募型プロポール選定基準」のとおり２ 優先交渉権者の決定プレゼンテーションの結果、最優秀とされた提案者を優先交渉権者に決定し、通知を行います。
なお、次点となった提案者についても、次点優先交渉権者として通知を行います。
３ 契 約優先交渉権者と詳細協議を行い、契約を行います。
なお、協議が整わなかった場合や優先交渉権者が辞退した場合、次点優先交渉権者と協議の上契約することがあります。
４ 審査結果の公表(１)審査結果については、市のホームページにて公表します。
(２)審査結果について異議を申し立てることはできません。
(３)審査結果、審査内容に関する問い合わせには一切お答えできません。
8Ⅳ 辞 退参加表明後に辞退を希望する場合には、プレゼンテーション開催前日まで辞退届(様式７)を持参してください。
9Ⅴ スケジュール本件プロポーザルは、次の日程(予定)で行います。
募集要項の公表(市ホームページ掲載)令和６年１０月中旬質問の受付募集要項の公表～令和６年１０月２５日(金)質問の回答(市ホームページ掲載)令和６年１１月１日(金)参加表明書及び企画提案書等の受付令和６年１１月１１日(月)～１１月２９日(金)参加認定／不認定通知 令和６年１２月６日(金)事業者選定委員会(プレゼンテーション)令和６年１２月２５日(水)受託者決定・通知 令和６年１２月下旬詳細協議 令和７年１月上旬～１月中旬契 約 令和７年１月中旬～１月下旬準 備 令和７年２月～３月業務開始 令和７年４月１日(火)～10Ⅵ 事務手続きの流れ応募から委託業務開始までは以下の流れで進めます。
１ 参加表明及び提案書の提出参加表明書、企画提案書及び関係書類を提出していただきます。
２ 参加認定／不認定の通知応募者の資格要件及び書類の不備等を確認し、参加認定者にはプレゼンテーション日程等を併せて通知します。
３ 事業者選定委員会の開催企画提案書に基づくプレゼンテーションを実施いただきます。
４ 優先交渉権者及び次点優先交渉権者の決定企画提案書及びプレゼンテーションの内容を総合的に評価し、最優秀提案者を優先交渉権者とします。
なお、応募者が１社のみ場合、評価点が満点の６０％以上かつ見積金額が委託料の限度額以下の提案であれば優先交渉権者として決定します。
５ 詳細協議及び契約優先交渉権者と詳細協議を実施し、契約を行います。
協議が整わなかった場合や優先交渉権者が辞退した場合には、次点優先交渉権者と協議及び契約を行うことがあります。
６ 業務開始に向けた準備契約日の翌日から３月３１日までは準備期間とします。
令和７年４月１日から業務が円滑に行われるように、必要な準備を行っていただきます。
７ 委託業務開始11Ⅶ 問い合わせ先及び書類の提出先(所在地)〒270-0192千葉県流山市平和台1 丁目1 番地の1流山市役所第 2 庁舎1 階 介護支援課(電 話)04-7150-6531 ※課直通(ＦＡＸ)04-7159-5055(E-Mail)kaigo@city.nagareyama.chiba.jp
流山市介護保険事務に関する作業業務委託仕様書本仕様について、次のとおり定める。
なお、本書に定めの無い事項または疑義が生じた事項等については、必要に応じて委託者及び受託者において協議を行うものとする。
１ 委託業務名流山市介護保険事務に関する作業業務委託２ 履行期間令和７年４月１日から令和１０年３月３１日３ 履行場所流山市平和台１丁目１番地の１ 流山市役所４ 委託内容(１)業務概要流山市(以下「委託者」という。)における介護保険制度の要介護(要支援)認定及び介護給付等に係る事務処理全般(詳細は、流山市介護保険事務に関する作業業務内訳書(以下「内訳書」という。)を参照)(２)申請件数(想定)２４，９００件(内訳)令和７年度 ８，１００件令和８年度 ８，３００件令和９年度 ８，５００件(３)介護認定審査会開催回数(想定)６５０回(内訳)令和７年度 ２１２回令和８年度 ２１７回令和９年度 ２２１回2(４)介護保険制度の各種給付件数(５年度実績)令和４年度末要介護・要支援認定者 ８，８８３人(高額介護サービス費支給件数 ※予防含む)令和５年度 １，８００件／月うち新規受付件数 ２００件／月(高額医療合算介護サービス費 ※予防含む)令和５年度 １，５００件(７月～９月)(保険料還付)令和５年度(月次発送) ２５０件／月５ 業務日時等(１)業 務 日委託者の職員出勤日(平日)なお、年末年始(１２月２９日から１月３日まで)及び土曜・日曜・祝祭日は除く(２)業務時間午前９時から午後５時までただし、流山市介護認定審査会(以下「審査会」という)開催日(１か月あたり１５日前後)については、午前９時から審査会終了(概ね午後９時頃)までとする。
６ 業務従事者の配置等(１)受託者は、内訳書に示す業務を業務時間内に適切に処理できる人数を業務に従事させなければならない。
この場合において、審査会開催日の午後５時から審査会終了までの間は、審査会事務局事務に従事する者を１の合議体に対して最低１名配置すること。
(２)業務に従事する者(以下「業務従事者」という)は、委託者が指定する流山市役所内の事務室に常駐して作業を行うこと。
(３)受託者は、業務従事者の中より、実務経験を有し、業務全体の管理及び監督を行う常勤の責任者(以下「責任者」という)を１名配置すること。
3(４)受託者は、責任者のほか、業務従事者を１名以上配置すること。
(５)受託者は、責任者が休暇等により不在となる場合は、原則として常勤の業務従事者を責任者の代理として配置すること。
(６)受託者は、責任者を変更しようとするときは、事前に市の了承を得ること。
(７)業務従事者は、パソコンの基本操作(マウス操作、文字入力等)に習熟していること。
(８)受託者は、業務従事者に対して介護保険制度及び個人情報保護制度等、当業務に必要な知識について定期的に教育を行うこと。
７ 業務管理等(１)事務処理の期限委託業務は即日処理することとする。
時間外勤務は原則として認めないが、業務終了時間の間際に事務処理が生じた場合やシステムが使用できない場合等、委託者の事情によりやむを得ない状況が生じた場合はこの限りではない。
(２)業務の管理業務従事者に対する業務の遂行方法に関する指示及びその他の必要な業務管理については、受託者が行うこと。
受託者は、委託業務について、業務内容、事務処理手順及び連絡体制等に関するマニュアル等を作成し、業務従事者が委託者に必要以上の指示を求めることがないようにしなければならない。
なお、委託業務に関して疑義等が生じた場合には、責任者を通して委託者に必要な指示を求めることとする。
ただし、次の場合においては、委託者は業務従事者に直接指示等を行うことができるものとする。
ア 情報システムの改修等が行われた場合に、受託者の責任者の下、システムの新たな操作方法等に関する説明を行う場合。
イ 業務手順の見直し等が行われた場合に、受託者の責任者の下、新たな業務手順等に関する説明を行う場合。
ウ 安全上緊急に対処する必要がある場合において、委託者が直接、業務従事者に指示を行う場合。
4８ 業務従事者名簿及び個人情報保護の誓約書の提出受託者は、委託業務の開始時及び業務従事者に変更が生じた場合は、速やかに業務従事者の名簿及び個人情報に関する誓約書を市に提出すること。
９ 機器及び用品等(１)委託業務に使用するパソコン、プリンタ、アプリケーションソフト等の機器等は、委託者が提供するものを使用すること。
(２)受託者は、業務に使用する椅子を必要数分用意し、履行場所に持ち込むこと。
(３)筆記用具等の事務用品は、必要に応じて受託者が用意すること。
10 情報システム端末の適正運用委託者は、受託者が情報システム端末を使用するにあたり、業務従事者毎にＩＤ等を付与した専用のＩＣカードを配付する。
受託者は、委託業務の終了または業務従事者の変更が生じた場合は、速やかにＩＣカードを委託者に返却すること。
11 名札の着用受託者は、業務従事者に受託者名及び業務従事者名(責任者においては責任者である旨)を記載した名札を着用させること。
12 業務報告受託者は、各月の業務終了後、速やかに委託者に対し月間の事務処理実績を報告すること。
13 検 収受託者は、各月の業務完了後、速やかに委託者に対し完了届を提出のうえ検収を受けるものとする。
514 委託料の支払い委託者は、検収後、正当な請求のあった日から３０日以内に、各年度の委託料の１２分の１に相当する金額を受託者に支払うものとする。
15 消費税及び地方消費税の取扱い契約期間中に消費税及び地方消費税の税率の改正があった場合は、速やかに変更契約を行うものとする。
16 個人情報保護受託者は、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)、個人情報保護委員会の公表している「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン」及び別記「委託先における個人情報の取扱いに関する特記仕様書」を遵守すること。
17 連絡調整等(１)委託者及び受託者は、契約の履行に当たり相互に連絡を密にして業務に支障が生じないように努めることとする。
(２)委託者及び受託者は、原則として月１回の定例会(打ち合わせ)を行い、事務処理の状況等について共有を行うこととする。
(３)委託者及び受託者は、業務上の課題が生じた場合や業務の見直しが必要と判断した場合は、(２)に依らず速やかに協議を行うものとする。
18 委託業務の引継ぎ契約期間の満了等により受託者の変更が生じた場合には、受託者の負担において次の受託予定者等へ契約期間内に業務を引き継ぎ、変更後も円滑かつ支障なく業務が行われるようにすること。
6個人情報取扱特記事項(基本的事項)第１ 受託者は、個人情報の保護の重要性を認識し、この契約による業務の実施に当たっては、個人の権利利益を侵害することのないよう、個人情報の取扱いを適正に行わなければならない。
(秘密の保持)第２ 受託者は、この契約による業務上知り得た個人情報は、他に知らせてはならない。
この契約が終了し、又は解除された後においても、同様とする。
(収集の制限)第３ 受託者は、この契約による業務を行うために個人情報を収集するときは、業務の目的を達成するために必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により行わなければならない。
(漏えい、滅失及びき損の防止)第４ 受託者は、この契約による業務上知り得た個人情報について、個人情報の漏えい、滅失及びき損の防止その他の個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるよう努めなければならない。
(事務従事者への周知)第５ 受託者は、その事務に従事している者に対して、在職中及び退職後においてもこの契約による業務に関して知り得た個人情報を他人に知らせ、又は使用してはならないことなど、個人情報の保護に必要な事項を周知させるものとする。
(個人情報の目的外利用・提供の禁止)第６ 受託者は、委託者の指示がある場合を除き、この契約による業務上知り得た個人情報を契約の目的外に利用し、又は委託者の承諾なしに第三者に提供してはならない。
(複写又は複製の禁止)第７ 受託者は、この契約による業務を処理するために委託者から引き渡された個人情報が記録された資料等を、委託者の承諾なしに複写又は複製してはならない。
7(再委託の禁止)第８ 受託者は、委託者が承諾した場合を除き、この契約による個人情報を取り扱う業務については自ら行ない、第三者にその取扱いを委託してはならない。
(資料等の返還等)第９ 受託者は、この契約による業務を処理するために、委託者から提供を受け、又は受託者自らが収集し、若しくは作成した個人情報が記録された資料等は、この契約完了後直ちに委託者に返還し、又は引き渡すものとする。
ただし、委託者が別に指示したときは当該方法によるものとする。
(事故発生時における報告)第１０ 受託者は、この契約に違反する事態が生じ、又は生じるおそれのあることを知ったときは、速やかに委託者に報告し、委託者の指示に従うものとする。
契約が終了し、又は解除された後においても同様とする。
1委託先における個人情報の取扱いに関する特記仕様書１ 本特記仕様書の趣旨等(１)本特記仕様書は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合において、委託先において遵守すべき義務等について定めるものである。
(２)本特記仕様書は、これが添付される本契約に係る契約書、契約約款、仕様書その他の契約書面と一体を成すものである。
(３)本特記仕様書の記載内容が他の契約書面の記載内容(個人情報の取扱いに係る部分に限る。)と相違するときは、個人情報の取扱いに当たって満たすべき最低限度の基準として、本特記仕様書の記載内容を優先して適用する。
(４)本特記仕様書における用語の意義は、次号及び第６号の用語を除き、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号。以下「法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例による。
(５)本特記仕様書において「甲」とは流山市を、「乙」とは委託先をいう。
(６)前号の規定にかかわらず、第１１項の規定により２以上の段階にわたる委託をする場合における当該段階ごとの本特記仕様書において、「甲」とは流山市をいい、「乙」とは当該段階ごとにおける委託先をいう。
２ 契約当事者の責務本契約の当事者は、法を遵守して本契約を履行する。
次の各号に掲げる場合は、当該各号に掲げる規程についても同様とする。
(１)特定個人情報又は情報提供等記録を取り扱う場合 番号法第３０条第１項又は第３１条第１項の規定により一部の規定が適用されず、又は読み替えて適用される場合における法及び番号法(２)ネットワーク及び情報システムにより個人情報を取り扱う場合流山市情報セキュリティポリシー(平成１５年４月２８日策定)及びその実施手順2３ 個人情報の保有の制限乙は、本契約の履行に当たっては、その業務に関して知り得た個人情報を本契約の目的の達成に必要な範囲を超えて保有してはならない。
４ 不適正な利用の禁止乙は、本契約の履行に当たっては、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により、その業務に関して知り得た個人情報を利用してはならない。
５ 適正な取得乙は、本契約の履行に当たっては、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
６ 正確性の確保乙は、本契約の目的の達成に必要な範囲内で、その業務に関して知り得た個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
７ 安全管理措置乙は、本契約の履行に当たっては、その業務に関して知り得た個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下この項において「漏えい等」という。)の防止その他の当該個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置として、少なくとも次に掲げる措置を講じなければならない。
(１)管理責任者(本契約の履行に当たって委託先が保有することとなる個人情報の管理に関する責任者をいう。以下同じ。)及び必要に応じて作業段階ごとの作業責任者を定めて、内部における個人情報の取扱いに係る責任の所在を明確にしておくこと。
この場合において、管理責任者(作業責任者を定めた場合は当該作業責任者を含む。)を定めたときは、その旨を甲に届け出なければならない。
(２)個人情報の取扱状況の把握を可能とするため、内部において次に掲げる事項を書面(電磁的記録を含む。以下同じ。)にて記録しておくこと。
ただし、管理責任者が委託を受けた業務の個人情報の取3扱状況を常時把握することができるときは、この限りでない。
ア 甲から個人情報の提供を受けた記録(記録項目(氏名、住所、生年月日等をいう。以下同じ。)、受領日、受領者氏名等)イ 本契約の履行に当たり乙自ら収集する個人情報の記録(記録項目及び収集開始日等)ウ 個人情報の複製又は複写(以下「複製等」という。)の記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、複製等した日、記録項目、本人の数、理由、使用者、記録媒体、廃棄日等)エ 個人情報の持出による使用記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、所定の保管場所から持ち出して使用した日、本人の数、理由、使用者、管理責任者の承認等)オ 個人情報を甲に返却した記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、返却日、返却方法、返却場所、返却を受けた本市職員氏名等)カ 個人情報の廃棄記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、廃棄日、廃棄方法、立会者氏名等)(３)次に掲げる場合を除き、個人情報が記録される媒体を事務所の外に持ち出してはならないこと。
ア 訪問業務、配送などにより個人情報を事務所の外に持ち出して業務を行うことが本契約の目的である場合イ ア以外の場合において、やむを得ない理由があるとき。
(４)前号の場合において、同号の記録媒体を持ち出すときは、次のとおり盗難又は紛失の防止策を講ずること。
ア 持ち出す個人情報を必要最小限度に抑えること。
イ 電子情報として持ち出す場合は、第三者の目にふれても容易に個人が特定できないように暗号化等すること。
ウ 移送時の体制を明確にすること。
(５)次に掲げる情報セキュリティ対策を講じること。
ア 個人情報を記録した紙並びに機器及び電磁的記録媒体は、施錠管理するなど盗難対策を講じること。
イ 個人情報を記録した情報システムは、不正アクセス対策、不正プログラム対策、データ損失対策等を講じること。
ウ 個人情報にアクセスすることが認められる者の範囲を限定する4こと。
(６)本契約の業務に従事する者に対して個人情報保護対策や情報セキュリティ対策に関する研修及び指導を行うこと。
８ 従事者の義務本契約の業務に従事している者は、当該業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
従事していた者についても同様とする。
９ 漏えい等の報告等乙は、本契約の履行に伴い知り得た個人情報の漏えい等その他の当該個人情報の安全の確保に係る事態が発生し、又は発生したおそれがあるときは、直ちに、当該事態が生じた旨を甲に書面により報告し、甲の指示に従わなければならない。
本契約の終了後又は解除後においても同様とする。
１０ 利用目的以外の目的のための利用・提供の禁止乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の履行に伴い知り得た個人情報を、本契約の目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供してはならない。
１１ 再委託の制限乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の業務(個人情報を取り扱う部分に限る。
)の一部を第三者(乙の子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。
)である場合を含む。
)に委託してはならない。
この場合において、甲は、当該承諾をするときは、本特記仕様書の内容を乙の委託先に遵守させることを条件に付するものとする。
１２ 複写又は複製の禁止乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の履行に伴い知り得た個人情報を複写し、又は複製してはならない。
5１３ 個人情報の廃棄及び媒体の返却乙は、本契約の履行に当たり甲(第１１項の規定により２以上の段階にわたる委託をしている場合は当該段階ごとの委託元又は当該各委託元を経由して甲)から提供を受けた個人情報又は本契約の履行に伴い乙自ら収集し、若しくは作成した個人情報については、本契約の終了後又は解除後、甲の指示に従い、遅滞なく、これらの個人情報が記録された媒体を返却し、若しくは引き渡し、又は当該個人情報を抹消、焼却、切断、溶解その他の方法により復元不可能な状態にして消去し、若しくは廃棄しなければならない。
この場合において、その処理した結果を甲に書面により報告しなければならない。
１４ 法令等に違反した場合における契約解除等甲は、乙について、守秘義務違反その他の法令又は本契約に違反した行為があったときは、法令又は本契約の定めるところにより、契約解除、損害賠償請求その他の必要な措置を講ずることができる。
１５ 本特記仕様書の遵守状況についての定期報告甲は、乙が本契約を履行するに伴い知り得た個人情報の取扱いについて、本特記仕様書の遵守状況を確認するために必要な範囲で、乙に対して定期的に報告を求めることができる。
この場合において、甲が本特記仕様書の義務等を遵守させるために必要な指示をしたときは、乙は、当該指示に従い速やかに是正措置を講じ、その内容を遅滞なく甲に報告しなければならない。
１６ 監査等甲は、本契約の履行に伴う個人情報の適切な管理の状況を確認又は検証する必要があると認めるときは、乙に対して立入調査その他の監査を実施することができる。
乙は、当該監査のほか、個人情報保護委員会による立入調査などで甲が受けることとなるものについて協力を求められたときは、速やかに協力しなければならない。