Purchase, implementation and maintenance of a time tracking tool

Brandweer Zone Antwerpen (BZA) is op zoek naar een geïntegreerde totaaloplossing voor haar tijdsregistratie, inclusief hardware, software, implementatie en langdurige ondersteuning. Het doel is de realisatie van een betrouwbaar, veilig, configureerbaar en toekomstgericht systeem. De opdracht is opgebouwd uit de volgende kerncomponenten: - Software en connectiviteit: De levering en configuratie van een modern Nederlandstalig softwareplatform voor tijdsregistratie. Een cruciaal onderdeel van de opdracht is het opzetten van naadloze koppelingen via API's met het bestaande, diverse applicatielandschap/softwarepakketten van BZA. Dit moet manuele handelingen en dubbele gegevensinvoer tot een absoluut minimum beperken. De specifieke integratie-eisen worden in detail beschreven in de technische vereisten van het bestek. - Hardware:De levering en installatie van compatibele fysieke prikklokken (gevoed via Power over Ethernet - PoE). Indien de integratie met het nieuwe systeem dit vereist, behoort ook de levering van nieuwe identificatiebadges tot de scope van de opdracht. De opdrachtnemer treedt hierbij op als het centrale aanspreekpunt voor de volledige werking van zowel hard- als software. Complex personeelsbeheer: Het nieuwe systeem moet de capaciteit hebben om de complexiteit van de operationele en administratieve BZA-organisatie te beheren (circa 850 medewerkers). Het systeem moet vlot kunnen omgaan met uiteenlopende statuten en arbeidsregimes, waaronder statutair en contractueel (administratief) personeel, operationele beroepsbrandweer, brandweervrijwilligers, tijdelijke werknemers en jobstudenten. Het systeem moet per categorie gedetailleerd rollen-, rechten- en regelbeheer toelaten. Fasering en duurtijd van de opdracht: De opdracht verloopt volgens een strikte fasering die zal worden besproken en vastgelegd tijdens de onderhandelingsfases van de opdracht. Onderstaande fases zijn beschreven op basis van marktonderzoek en kunnen nog wijzigen: 1. Implementatiefase: Tijdens deze fase wordt de software op maat van de specifieke BZA-vereisten geconfigureerd, worden de koppelingen gerealiseerd en wordt de hardware geïnstalleerd. De inschrijver dient hiervoor een duidelijk en realistisch plan van aanpak met tijdlijn op te leveren, met als doel een operationele 'go-live' begin 2028. 2. Testfase: De implementatiefase wordt afgesloten met een uitgebreide testperiode. Gedurende deze periode onderwerpt BZA de volledige keten (inclusief data-uitwisseling en payroll-berekeningen) aan een grondig onderzoek in een acceptatieomgeving. 3. Onderhoudsfase: Na de formele en succesvolle goedkeuring van de testfase start de onderhoudsfase. Gedurende een periode van 10 jaar waarborgt de inschrijver het preventief, correctief en evolutief onderhoud van de hardware en software, gebaseerd op een strikte Service Level Agreement (SLA). Plaats van dienstverlening: Brandweer Zone Antwerpen (9 brandweerkazernes op het grondgebied) en Campus Vesta te Ranst.