Document management and archiving system procurement
About This Opportunity
general supplies supply contract awarded in Finland: Asiakirjanhallinta. By Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä. Awarded to Canon Oy (0114931-7).
This is a supplies contract in the general supplies sector. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums, with an estimated budget of EUR 80,000.
Published through Hilma Finland, a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for the supply of goods in the general supplies sector. Supply contracts typically require bidders to demonstrate product compliance with technical specifications, delivery capacity, and relevant certifications. This contract has already been awarded. The information is published for transparency and market intelligence purposes.
Description
Original language: fiAsiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmän hankinta Tämä tarjouspyyntö koskee sähköisen asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmän toimittamista Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymälle.
Järjestelmän kuvaus
Sähköinen asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmä mahdollistaa asiakirjojen tehokkaan hallinnan ja arkistoinnin. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toiminnot:
•Asiakirjojen luonti, muokkaus ja tallennus
•Käyttöoikeuksien hallinta, joka perustuu Microsoft Entra ID:hen•Asiakirjoista automaattisesti poimittavat metatiedot
•Versiohallinta
•Sähköinen allekirjoitus Visma Sign -palvelun kautta
•Integraatio Visma Primus -palveluihin
•Allekirjoitettujen asiakirjojen nouto Visma Sign -palvelusta
•Mahdollisuus liittyä nykyiseen Office 365 -palveluun
•Mahdollisuus liittyä WordPress -julkaisujärjestelmään
•Järjestelmää tulee voida käyttää pilvipalveluna, SaaS
Toimittajalla tulee olla käytössä IT2022-sopimusehdot. Toimittajan tulee huomioida toimialakohtaiset vaatimukset. Kuntayhtymän toiminnasta tiedot ovat saatavilla www.poke.fi.
Tarjoukseen on sisällettävä käyttöönottoprojektin hinnoitteluperiaatteet, josta selviää seuraavat asiat:
•Projektin laajuus ja kesto (arvio)
•Tarvittavat resurssit ja työmäärä (arvio)
•Mahdolliset lisäpalvelut ja -toiminnot (arvio)
•Käyttöönottoprojektin vaiheistus ja aikataulu (arvio).
Sopimusehdot
•Sopimusaika: 1.12.2025 - 30.11.2030, 60 kk
•Toimitusaika: alkaen 20.11.2025
Tarjouksessa tulee olla esitettynä julkishallinnon referenssit.
Hankintayksikkö voi päättää olla tekemättä hankintaa.
Valintapäätös tehdään hinnan perusteella, jossa huomioidaan järjestelmän käyttöönotto-, käyttöoikeus vähintään 10 käyttäjälle ja tarjouksessa vaadittujen toimintojen kustannukset. Tarjouksessa tulee olla esitettynä toimituksen kokonaishinta 1.12.2025 -30.11.2030 väliselle ajalle. Valintaan otetaan mukaan ne tarjoukset, jotka täyttävät järjestelmän vaatimukset ja joissa on esitettynä julkishallinnon referenssit.,
Lot 1: Asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmän hankinta
Tämä tarjouspyyntö koskee sähköisen asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmän toimittamista Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymälle.
Järjestelmän kuvaus
Sähköinen asiakirjanhallinta- ja arkistointijärjestelmä mahdollistaa asiakirjojen tehokkaan hallinnan ja arkistoinnin. Järjestelmän tulee sisältää seuraavat toiminnot:
•Asiakirjojen luonti, muokkaus ja tallennus
•Käyttöoikeuksien hallinta, joka perustuu Microsoft Entra ID:hen•Asiakirjoista automaattisesti poimittavat metatiedot
•Versiohallinta
•Sähköinen allekirjoitus Visma Sign -palvelun kautta
•Integraatio Visma Primus -palveluihin
•Allekirjoitettujen asiakirjojen nouto Visma Sign -palvelusta
•Mahdollisuus liittyä nykyiseen Office 365 -palveluun
•Mahdollisuus liittyä WordPress -julkaisujärjestelmään
•Järjestelmää tulee voida käyttää pilvipalveluna, SaaS
Toimittajalla tulee olla käytössä IT2022-sopimusehdot. Toimittajan tulee huomioida toimialakohtaiset vaatimukset. Kuntayhtymän toiminnasta tiedot ovat saatavilla www.poke.fi.
Tarjoukseen on sisällettävä käyttöönottoprojektin hinnoitteluperiaatteet, josta selviää seuraavat asiat:
•Projektin laajuus ja kesto (arvio)
•Tarvittavat resurssit ja työmäärä (arvio)
•Mahdolliset lisäpalvelut ja -toiminnot (arvio)
•Käyttöönottoprojektin vaiheistus ja aikataulu (arvio).
Sopimusehdot
•Sopimusaika: 1.12.2025 - 30.11.2030, 60 kk
•Toimitusaika: alkaen 20.11.2025
Tarjouksessa tulee olla esitettynä julkishallinnon referenssit.
Hankintayksikkö voi päättää olla tekemättä hankintaa.
Valintapäätös tehdään hinnan perusteella, jossa huomioidaan järjestelmän käyttöönotto-, käyttöoikeus vähintään 10 käyttäjälle ja tarjouksessa vaadittujen toimintojen kustannukset. Tarjouksessa tulee olla esitettynä toimituksen kokonaishinta 1.12.2025 -30.11.2030 väliselle ajalle. Valintaan otetaan mukaan ne tarjoukset, jotka täyttävät järjestelmän vaatimukset ja joissa on esitettynä julkishallinnon referenssit.
CPV: 48100000
Organisation: Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä
Procedure: open
Data provenance
This notice is sourced from Hilma Finland and was originally published on March 26, 2026. Last refreshed 5 days ago. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.
About Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä
Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä has issued 8 procurement notices on BidsFactory, including 0 currently open and 6 awarded contracts. Activity concentrates in General Supplies & Services, Agriculture & Food Security, and Transport & Logistics. All notices are published for Finland. Notices are distributed via Hilma Finland and TED - Tenders Electronic Daily (EU). Most recent publication: June 18, 2026.
Frequently asked questions about this tender
Who is the contracting authority?
This notice was issued by Äänekosken ammatillisen koulutuksen kuntayhtymä in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.
What type of contract is this?
This is a Supplies contract in the General Supplies & Services sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.
What is the estimated budget?
The estimated contract value is Up to €80,000. Bidders should ensure their proposals are consistent with this range and account for any local taxes and contract execution costs.
Where will the contract be performed?
The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.
How can I submit a bid?
Visit Hilma Finland to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.
Is this tender still open?
No — the contract has already been awarded to Canon Oy (0114931-7). The award notice is archived on BidsFactory for transparency and market intelligence.
Find tenders like this automatically
Set up alerts and filters that match your business — never miss a relevant opportunity again.