Digital registration system for the collection and billing of the visitor tax

1. Allgemeine Hinweise 1.1 Ausschreibungsgegenstand und Leistungsumfang Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung eines digitalen Meldescheinsystems zur effizienten Erhebung und Abrechnung der Gästetaxe in der Gemeinde Elsterheide. Die Gästetaxe wird im Jahr 2027 erstmalig eingeführt und von den Übernachtungsgästen in Elsterheide erhoben. 1.2 Informationen zur Gemeinde Elsterheide Die Gemeinde Elsterheide ist ein Gemeindeverbund bestehend aus neun Ortschaften im Landkreis Bautzen im Freistaat Sachsen und ist mit ca. 3.300 Einwohnern verteilt auf ca. 128 km2 sehr großflächig. Elsterheide ist eine touristische Attraktion im Lausitzer Seenland. Be-sondere Anziehungspunkte sind u.a. der Geierswalder und Partwitzer See. 1.3 Gastgeber und Übernachtungszahlen Die Gemeinde Elsterheide verfügt über ca. 60 Beherbergungsbetriebe und hatte im Jahr 2025 ca. 75.000 Übernachtungen. Die Mehrheit der Gastgeber arbeitet mit Hotel-Reservierungssystemen und / oder mit Online-Buchungsportalen. Zusätzlich kommen Buchungen über den Tourismusverband Lausitzer Seenland über dessen Buchungssoftware. Einige Vermieter arbeiten nur analog und nehmen die Buchungen telefonisch und / oder per E-Mail und ohne Software-Nutzung entgegen. 1.4 Gästekarte Wie in vielen anderen Kommunen üblich, erhalten die Übernachtungsgäste als Gegenleistung für die Zahlung der Gästetaxe eine Gästekarte. Die Gästekarte enthält eine Übersicht mit den Leistungen, z.B. ermäßigte Eintritte in Einrichtungen. Die Integration von ÖPNV Leistungen ist nicht geplant. 1.5 Anforderungen an das Angebot Im Rahmen der Angebotsabgabe bitten wir um Berücksichtigung folgender Schwerpunkte: • Detaillierte Ausführungen zur Funktion der Software inklusive der Anwendung aus Sicht aller Anwender wie Vermieter, Abrechnende, Administratoren • Detaillierte Darstellung der Leistungen und Leistungsverfügbarkeit im Rahmen des Anwender-Support (Hotline-Service/Service-Desk, Erreichbarkeit, Reaktionszeiten, Ticketsystem, Chatfunktionen, Onlinetreffen, Schulungsmaterial, etc.) • Umfassende Stellungnahme im Umgang mit Datensicherheit, ggf. Sicherheitskonzept • Darstellung zum Umgang mit Software-Updates, Systempflege und -weiterentwicklung und Systemverfügbarkeiten • Ausführungen zur Kompatibilität des Systems mit der im Leistungsverzeichnis benannten Schnittstellen zu den Hotel-Reservierungssystemen, bei bislang fehlender Schnittstelle ist zu erklären, inwiefern eine Einrichtung möglich ist • Parallele Anwendung des Meldescheins mit integrierter Gästekarte in Papierform sowie auch die digitale Variante • Angaben zu Kooperationspartnern und Netzwerkbeteiligungen sowie Aussagen zur Organisationsentwicklung und Qualitätssicherung • Ausführung zur Umsetzung des Projektes inklusive Zeitplan, Informationsveranstaltungen, Schulungskonzepte und Unterstützung der Anwender insbesondere im Einführungszeitraum. 1.6 Leistungsverzeichnis Neben dieser Leistungsbeschreibung existiert ein von der Gemeinde Elsterheide vorgegebenes Leistungsverzeichnis, in dem die einzelnen Kostenpositionen aufgeführt sind. Es sollen die im Leistungsverzeichnis farblich hellgelb gekennzeichneten Felder ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie insbesondere, dass alle Preisfelder auszufüllen sind. Sollten Leistungen nicht berechnet werden, da sie z. B. bereits in anderen Positionen enthalten sind, tragen Sie hier bitte „0 €“ oder „- €“ ein und machen Sie eine Ergänzung im Feld Erläuterung. 1.7 Einzureichende Unterlagen Folgende Unterlagen sind mit dem Konzept einzureichen: • Darstellung von mindestens drei Referenzen mit Nennung der Kontaktdaten der Ansprechpartner, • Vorlage eines Verfahrensverzeichnisses nach EU DSGVO, • Vorlage eines