Digitalization of occupational safety administration in North Rhine-Westphalia

Die Arbeitsschutzverwaltung in Nordrhein-Westfalen führen das Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales des Landes Nordrhein-Westfalen (MAGS NRW), die Arbeitsschutzdezernate der fünf Bezirksregierungen (BR) und seit dem 01.07.2025 das Landesamt für Gesundheit und Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen (LfGA NRW) durch. Das neue LfGA NRW übernimmt als operative unterstützende Einheit eine wesentliche Aufgabe der Arbeitsschutzverwaltung im Bereich der Digitalisierung. Auftragsgegenstand war der Aufbau und die Entwicklung einer cloudbasierten Fachanwendung im Sinne einer Software-as-a-Service (SaaS) zur Digitalisierung der Aufgaben der Arbeitsschutzverwaltung NRW. Der Auftraggeber geht davon aus, dass das Hosting extern stattfindet. Der Auftragnehmer muss - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die Fachanwendung entwickeln, liefern, installieren, in Betrieb nehmen und betreiben. Im Rahmen der Projektdurchführung muss der Auftragnehmer zudem Aufgaben der Projektsteuerung und der Digitalisierungsberatung erbringen. Das Projekt wird agil und in mehreren Stufen durchgeführt: In einem ersten Projektschritt muss der Auftragnehmer gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Spezifikation für die Fachanwendung erstellen. Zudem muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die Fachanwendung in mehreren Meilensteinen entwickeln, migrieren und in den Livebetrieb überführen. Im weiteren Projektverlauf muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - die erforderlichen Leistungen für den Betrieb der Fachanwendung erbringen. Die im weiteren Projektverlauf zu erbringenden Leistungen, d.h. die Leistungen nach der Spezifikation, sind als optionale (Teil-)Leistungen ausgestaltet. Die Digitalisierung soll Unternehmen sowie Bürgerinnen und Bürgern einen digitalen Zugang zur Arbeitsschutzverwaltung NRW ermöglichen und gleichzeitig die Verwaltung in die Lage versetzen, ihre Aufgaben optimal und medienbruchfrei zu bewältigen. Dadurch sollen auch die Aufsichtsbeamtinnen und -beamten von Verwaltungsaufgaben befreit und mehr Zeit für den Außendienst bekommen. Die neue Fachanwendung muss insbesondere - eine Ende-zu-Ende-Digitalisierung der Verwaltungsleistungen ermöglichen, - die Abarbeitung von standardisierten Arbeitsprogrammen im Wege der staatlichen Aufsicht ermöglichen, - als Weblösung zur Verfügung stehen und ebenfalls über mobile Endgeräte nutzbar sein, - eine geeignete Lösung zur elektronischen Veraktung in den Arbeitsschutzbereichen der beteiligten Behörden (v.a. MAGS NRW, Bezirksregierungen, LfGA NRW) bieten, - Flexibilität für Weiterentwicklung und neue Funktionen ermöglichen, bspw. die sich durch die Berücksichtigung neuer rechtlicher Vorschriften und Umsetzungsvorgaben des MAGS ergeben sowie Handlungsmöglichkeiten durch künstliche Intelligenz, - alle gesetzlichen Anforderungen insbesondere hinsichtlich Informationssicherheit, Datenschutz und Barrierefreiheit, erfüllen. Soweit es für das Projekt technisch sinnvoll und erforderlich ist, soll die zu entwickelnde Software die Schnittstellen der bestehenden IT-Landschaft des Landes Nordrhein-Westfalen berücksichtigen. Der Auftraggeber hat sich vorbehalten, in der Spezifikationsphase vorzugeben, welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen verwendet werden müssen. Der Auftragnehmer ist zudem federführend verantwortlich für die Migration der bestehenden heterogenen Datenhaltung der Arbeitsschutzverwaltung in die neue Fachanwendung. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers über die tatsächliche Ausführung - für die zu liefernde Fachanwendung Schulungs-, Hosting-, Service- und Supportleistungen erbringen. Diese Leistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen. Zudem muss der Auftragnehmer - optional und nach Zwischenentscheidungen des Auftraggebers übe...