POST-NOTICE; Production of Maintenance Manual Content during the Maintenance Phase, Framework Arrangement 2026–2028
About This Opportunity
TranslatedThe City Environment Sector is responsible for creating and managing property maintenance manuals, as required by the Land Use and Building Act, specifically the section on building use and maintenance instructions, and in accordance with the Property Maintenance Manual series. This tender seeks contract suppliers for the preparation of property maintenance manuals during the operational and maintenance phase, as well as for the production and maintenance of electronic maintenance manual content. The service scope covers a property portfolio exceeding 1,000 sites, primarily comprising various service facilities. These include properties for education (schools, institutions, kindergartens, playgrounds), culture and recreation (libraries, youth centers, cultural centers, museums), social and health services (health and service centers, hospitals, care homes for the elderly and youth), and properties managed by the City Environment Sector and the City Executive Office (offices, commercial properties, and agencies). The tasks involve producing content for functionalities detailed in the service description, adhering to the specified laws and guidelines, and incorporating potential changes to legislation and instructions. The contractor must also follow the client's separate instructions and quality requirements. The client reserves the right to update and modify instructions to enhance content production quality and develop general operations. Core tasks include developing maintenance plans and system cards, and creating location plans and yard cleaning maps. A framework agreement will be established with two (2) suppliers, provided that at least two suitable bidders are identified. Further details on the tasks covered by the agreement and their content are provided in the Service Description attached to the request for proposals, and in the site-specific electronic maintenance manuals, access to which and their content are explained in the attached BEM Maintenance Manual Instructions, as well as in other attachments to the request for proposals. CONFIDENTIAL...
This is a services contract in the architecture and engineering sector. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums, with an estimated budget of EUR 2.4 million.
Published through TED - Tenders Electronic Daily (EU), a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for services in the architecture and engineering sector. Service contracts are typically evaluated on both technical quality and price, and may require bidders to demonstrate relevant experience and qualified personnel. This contract has already been awarded. The information is published for transparency and market intelligence purposes.
Description
Original language: fiKaupunkiympäristön toimiala vastaa kiinteistönpitokirjasta ja sen laadinnasta Maankäyttö- ja rakennuslain ja siinä kohdan Rakennuksen käyttö- ja huolto-ohjeen edellyttämällä tavalla sekä Kiinteistönpitokirjan-ohjesarjan mukaisesti. Tällä kilpailutuksella haetaan sopimustoimittajia kiinteistönpitokirjan laadintaan käyttö- ja ylläpitovaiheessa sekä sähköisen huoltokirjan sisällön tuottamiseen ja ylläpitoon liittyviin tehtäviin. Palvelukokonaisuus koskee yli 1000 kohteen kiinteistökantaa, joka koostuu pääasiassa erilaisista palvelutiloista mm: - Kasvatuksen ja koulutuksen kiinteistöt, koulut, oppilaitokset, päiväkodit, leikkipuistot - Kulttuuri- ja vapaa-ajan kiinteistöt, kirjastot, nuorisotalot, kulttuurikeskukset, museot - Sosiaali- ja terveystoimen kiinteistöt, terveys- ja palvelukeskukset, sairaalat, vanhusten ja nuorten hoitokodit - Kaupunkiympäristön toimialan ja kaupunginkanslian kiinteistöt, toimistot, liikekiinteistöt ja virastot Tehtävät koostuvat palvelukuvauksessa tarkemmin esitettyjen toiminnallisuuksien sisältöjen tuottamisesta ja palvelukuvauksessa mainittua lakia ja ohjeistusta noudattaen myös mahdollisien laki- ja ohjeistusmuutokset huomioon ottaen. Tehtävien suorittamisessa noudatetaan myös tilaajan erillisohjeistuksia ja laatuvaatimuksia. Tilaajalla on oikeus päivittää ja muuttaa ohjeistuksia sisällön tuottamisen laadun parantamiseksi sekä yleisten toimintojen kehittämiseksi. Perustehtävät muodostuvat huoltosuunnitelmien ja järjestelmäkorttien laatimisesta sekä paikantamispiirustusten ja pihan puhtaanapitokarttojen ja piirtämisestä. Puitesopimus tullaan tekemään kahden (2) tarjoajan kanssa, mikäli soveltuvia tarjoajia on näin monta. Sopimuksen piiriin kuuluvista tehtävistä ja niiden sisällöstä on kerrottu tarkemmin tarjouspyynnön liitteenä olevassa Palvelukuvauksessa ja kohdekohtaisissa sähköisissä huoltokirjoissa, joihin pääsy ja sisältö on selostettu liitteenä olevassa BEM-huoltokirjaohjeessa sekä tarjouspyynnön muissa liitteissä. LUOTTAMUKSELLINEN AINEISTO Sopimuksen piiriin kuuluvista tehtävistä ja niiden sisällöstä on kerrottu tarkemmin kohdekohtaisissa huoltokirjoissa. Huoltokirjat sisältävät Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan luottamuksellista aineistoa. Tästä syystä tunnukset huoltokirjoihin luovutetaan vain allekirjoitettua yrityksen salassapitositoumusta (tarjouspyynnön liite) ja täytettyä ”Huoltokirjan sisällön tuottaminen kilpailutus 2026, käyttöoikeusilmoitus BEM-huoltokirjaan” -liitettä (tarjouspyynnön liite) vastaan. Toimittakaa täytetty ja allekirjoitettu salassapitositoumus yhdessä täytetyn ”Huoltokirjan sisällön tuottaminen kilpailutus 2026, käyttöoikeusilmoitus BEM-huoltokirjaan” -liitteen kanssa hankintayksikölle sähköpostitse osoitteeseen kymp.yllapitokilpailutukset@hel.fi. Huoltokirjan käyttöoikeuksista ohjelma lähettää sähköpostin ensikirjautumista varten (ellei ole aikaisempia käyttöoikeuksia). Sähköpostiviestin aihekenttään pyydetään kirjoittamaan ¨Salassapitositoumus Huoltokirjan sisällön tuottaminen 2026 ja yrityksen nimi. Salassapitositoumus on allekirjoitettava henkilön/henkilöiden toimesta, jolla/joilla on siihen yrityksen kaupparekisteriotteesta todennettavissa oleva laillinen edustamisoikeus.
Data provenance
This notice is sourced from TED - Tenders Electronic Daily (EU) and was originally published on March 9, 2026. Last refreshed 1 day ago. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.
About Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala
Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala has issued 188 procurement notices on BidsFactory, including 31 currently open and 54 awarded contracts. Activity concentrates in Construction & Civil Works, General Supplies & Services, and Architecture & Engineering Services. All notices are published for Finland. Notices are distributed via Hilma Finland and TED - Tenders Electronic Daily (EU). Most recent publication: May 20, 2026.
Frequently asked questions about this tender
Where will the contract be performed?
The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.
How can I submit a bid?
Visit TED - Tenders Electronic Daily (EU) to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.
Is this tender still open?
No — the contract has already been awarded to Ramboll Finland Oy; Granlund Oy. The award notice is archived on BidsFactory for transparency and market intelligence.
Who is the contracting authority?
This notice was issued by Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.
What type of contract is this?
This is a Services contract in the Architecture & Engineering Services sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.
How much was the contract awarded for?
Ramboll Finland Oy; Granlund Oy was awarded the contract for €2,400,000. The figure reflects the value disclosed by the contracting authority in the award notice.
Find tenders like this automatically
Set up alerts and filters that match your business — never miss a relevant opportunity again.