Comprehensive organization of a one-day conference "Childhood without Violence

1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa organizacyjno-techniczna jednodniowej, stacjonarnej konferencji „Dzieciństwo bez przemocy” w Olsztynie, która odbędzie się w dniu 4 grudnia 2026 r. 2. Usługa obejmuje zapewnienie obiektu, wyposażenia, obsługi technicznej, catering oraz koordynacji w zakresie określonym w OPZ. 3. Celem konferencji jest refleksja nad problematyką krzywdzenia dzieci, zwłaszcza nieletnich ofiar przestępstw, wymiana doświadczeń środowisk pracujących z dzieckiem i rodziną oraz upowszechnianie modelowych rozwiązań i dobrych praktyk ochrony dzieci. 4. Odbiorcami będą m.in. przedstawiciele edukacji, wymiaru sprawiedliwości, Policji, pomocy społecznej, ochrony zdrowia, organizacji pozarządowych, kuratorzy, strażnicy miejscy oraz rodzice i opiekunowie uczestniczący w projekcie. 5. Zamawiający przewiduje 100 uczestników oraz 6 prelegentów, łącznie 106 osób. Wykonawca zapewnia miejsca i catering dla minimum 106 osób. Osoby obsługi Wykonawcy nie są wliczane do tej liczby. 6. Konferencja odbędzie się w granicach administracyjnych Olsztyna. Wykonawca wskaże w Formularzu ofertowym nazwę i adres obiektu oraz potwierdzi możliwość korzystania z niego 4 grudnia 2026 r. 7. Wykonawca zapewni dostępność sali przez 8 godzin w dniu konferencji, a także czas konieczny do przygotowania i demontażu wyposażenia. Godziny wydarzenia zostaną uzgodnione z Zamawiającym bez wydłużenia wymaganego czasu dostępności. 8. Wykonawca zapewni jedną salę dla co najmniej 106 osób z miejscami siedzącymi, z miejscem dla prelegentów, odpowiednią widocznością ekranu, czytelnym oznaczeniem wejścia oraz wydzielonym miejscem rejestracji uczestników. Wymagana jest możliwość korzystania z cateringu w obiekcie bez konieczności przechodzenia do innej lokalizacji. 9. Sala musi posiadać sprawne ogrzewanie, wentylację, oświetlenie, dostęp do energii elektrycznej oraz zaplecze sanitarne. Obiekt i drogi dojścia muszą umożliwiać bezpieczne korzystanie przez uczestników. 10. Obiekt musi być dostępny dla osób z niepełnosprawnościami ruchowymi: wejście bez barier lub z odpowiednim podjazdem/windą, dostępna trasa do sali i strefy cateringu oraz co najmniej jedna dostępna toaleta. Zamawiający przekaże Wykonawcy informacje o zgłoszonych potrzebach uczestników w zakresie niezbędnym do organizacji konferencji. Usługi tłumaczenia PJM, napisów na żywo i zapewnienia pętli indukcyjnej nie są objęte przedmiotem zamówienia. 11. Wykonawca zapewni projektor multimedialny o jasności odpowiedniej do sali, ekran, komputer z oprogramowaniem do odtwarzania prezentacji PDF i PPTX, nagłośnienie całej sali, minimum dwa sprawne mikrofony bezprzewodowe, niezbędne przewody i przejściówki oraz dostęp do sieci Wi-Fi dla prowadzących. 12. Wykonawca zapewni osobę obsługi technicznej obecną od rozpoczęcia próby sprzętu do zakończenia wystąpień, przeprowadzi test urządzeń przed rejestracją uczestników i niezwłocznie usuwa usterki, w razie potrzeby zapewniając sprzęt zastępczy o takiej samej lub lepszej funkcjonalności. 13. Wykonawca zapewni ustawienie sali, oznaczenie miejsca rejestracji i strefy cateringowej oraz uporządkowanie pomieszczeń po zakończeniu wydarzenia. 14. Wykonawca zapewni ciągły serwis kawowy przez cały czas trwania konferencji, obejmujący kawę z ekspresu ciśnieniowego, co najmniej trzy rodzaje herbaty, wodę gazowaną i niegazowaną, mleko zwykłe i bez laktozy, cukier, słodzik oraz cytrynę – w ilościach nieograniczonych. Wykonawca zobowiązany jest do bieżącego uzupełniania napojów i dodatków, tak aby pozostawały dostępne dla uczestników przez cały czas trwania konferencji. 15. Bufet przekąsek musi obejmować minimum: 1) dwa rodzaje przekąsek słodkich; 2) dwa rodzaje słonych. Do kalkulacji należy przyjąć co najmniej dwie porcje przekąsek słodkich i dwie porcje słonych na osobę. Przez porcję rozumie się pojedynczy wypiek, małą kanapkę lub równoważną przekąskę. Bufet należy sukcesywnie uzupełniać. 16. Wykonawca zapewni 106 porcji ciepłego jednodaniowego lunchu, każda o masie co najmniej 350 g, w tym możliwość wyboru dania wegetariańskiego. Wykonawca przedstawi menu i informację o alergenach do zatwierdzenia nie później niż 5 dni roboczych przed konferencją. 17. Catering obejmuje przygotowanie, transport, serwis, personel, naczynia i sztućce wielorazowe, serwetki, wyposażenie bufetu, uzupełnianie produktów i sprzątanie. Żywność musi być przygotowana i podawana zgodnie z obowiązującymi przepisami sanitarnymi. 18. Cena ryczałtowa obejmuje catering dla 106 osób. Zamawiający przekaże ostateczne informacje o wymaganiach dietetycznych do 5 dni roboczych przed wydarzeniem; zmniejszenie faktycznej frekwencji nie powoduje automatycznego obniżenia wynagrodzenia. 19. W konferencji uczestniczyć będzie 6 prelegentów wskazanych przez Zamawiającego, w tym 2 gości specjalnych. 20. Zamawiający odpowiada za wybór prelegentów, kontakt merytoryczny, ustalenie tematów i czasu wystąpień (orientacyjnie 30-60 minut) oraz zawarcie stosownych uzgodnień. Honoraria, podróże, noclegi i inne indywidualne koszty prelegentów ponosi wyłącznie Zamawiający - nie wchodzą one w cenę oferty. 21. Wykonawca zapewnia warunki do wystąpień i współpracuje przy ułożeniu harmonogramu technicznego. Wykonawca nie odpowiada za treść merytoryczną prezentacji ani pozyskanie prelegentów. 22. Wszelkie materiały dla uczestników - harmonogram konferencji, notes, ołówek, teczka – leżą po stronie Zamawiającego, nie wchodzą w cenę oferty. 23. Wykonawca wyznaczy koordynatora dostępnego do kontaktu z Zamawiającym w okresie przygotowania i obecnego na miejscu podczas wydarzenia. Koordynator odpowiada za kontakt z obiektem, dostawcami i obsługą techniczną oraz bieżące rozwiązywanie problemów. 24. Wykonawca uzgodni z Zamawiającym ustawienie sali i organizację cateringu. Za zaproszenia, rekrutację uczestników, listę obecności oraz program merytoryczny odpowiada Zamawiający. 25. W terminie 5 dni roboczych po wydarzeniu Wykonawca przekaże zestawienie wykonanych usług, liczbę przygotowanych posiłków oraz projekt protokołu odbioru. Dokumentacja fotograficzna i listy obecności nie są objęte zakresem usługi. 26. Wynagrodzenie ryczałtowe obejmuje wszystkie koszty organizacyjne opisane w zapytaniu, z wyłączeniem materiałów konferencyjnych oraz honorariów, przejazdów, noclegów i innych indywidualnych kosztów prelegentów, które ponosi Zamawiający. 27. Wykonawca odpowiada za zgodność obiektu, cateringu i wyposażenia z OPZ oraz za działania swoich podwykonawców (jeśli dotyczy). 28. W przypadku niedostępności wskazanego obiektu Wykonawca może zaproponować inny obiekt w Olsztynie o parametrach nie gorszych niż wymagane, wyłącznie po uprzedniej pisemnej akceptacji Zamawiającego, bez zwiększenia wynagrodzenia. Zmiana obiektu może nastąpić wyłącznie zgodnie z postanowieniami umowy dotyczącymi dopuszczalnych zmian oraz bez zmiany ogólnego charakteru zamówienia. 29. Wszystkie rozwiązania muszą respektować zasadę równego traktowania i dostępności, przepisy przeciwpożarowe i sanitarne; za treść i przekazanie materiałów informacyjno-promocyjnych odpowiada Zamawiający, a Wykonawca zapewnia możliwość umieszczenia przekazanych oznaczeń w miejscu wydarzenia. Warunki zmiany umowy: Zamawiający przewiduje możliwość zmian umowy w przypadkach i na warunkach określonych we wzorze umowy (§7) stanowiącym załącznik nr 2 do zapytania, z zachowaniem zasad wynikających z Wytycznych. Zamawiający: Stowarzyszenie Pomocy Dzieciom i Rodzinie ARKA im. ks. J. Żołnierkiewicza Kategoria: Usługa CPV: 55120000-7, 55520000-1, 79952000-2