Consolidation and Implementation of HR Core Processes in a Hybrid SAP Solution

Die "AOK-Gemeinschaft", bestehend aus den elf selbstständigen AOKs (Körperschaften des öffentlichen Rechts), ihren IT-Dienstleistern (organisiert als Arbeitsgemeinschaften bzw. Gesellschaften bürgerlichen Rechts), der AOK Systems GmbH und der AOK-Bundesverband eGbR, plant die Einführung eines neuen sog. AOK HR-IT-Masters auf Basis von SAP HCM für S/4HANA (H4S4) und SAP SuccessFactors Employee Central mit SAP SuccessFactors Time Tracking sowie SAP BW/4HANA und SAP Build (das "Gesamtprojekt"). Die bisher von den einzelnen AOKs selbstständig gesteuerten technischen Personalprozesse - teils mit eigenen Personalabteilungen, teils zentral oder an verschiedenen Standorten in Deutschland organisiert - sollen im Rahmen des Projekts vereinheitlicht, stärker zentralisiert und größtenteils in die Cloud verlagert werden. Zur Umsetzung des Gesamtprojekts benötigen die Auftraggeberinnen Unterstützung durch externe Dienstleister, insbesondere in Gestalt von Beratungsleistungen im weitesten Sinne. Diese Leistungen sind in mehrere Lose aufgeteilt, die getrennt voneinander in separaten Vergabeverfahren beauftragt werden. Gegenstand der hiesigen Ausschreibung von Los 1 ist die Konsolidierung und Implementierung der HR-Core-Prozesse in einer hybriden SAP-Landschaft aus SuccessFactors und H4S4. Die beauftragte Leistung umfasst insbesondere die fachliche und technische Konsolidierung sowie Harmonisierung bestehender HR-Funktionalitäten und -Prozesse, die Konzeption, Konfiguration und Implementierung des neuen AOK HR-IT-Masters gemäß der Zielarchitektur in einem Tenant/Mandanten, die Begleitung und Durchführung stufenweiser Roll-Outs des konfigurierten Systems für die einzelnen AOKs, sowie die Übergabe eines fehlerfreien und betriebsbereiten Systems in den produktiven Betrieb an die Auftraggeberinnen einschließlich erfolgreichem Abschluss der Hypercare-Phase und Vorlage sämtlicher Dokumentationen für den weiteren Betrieb bis spätestens zum Ende der Extended Maintenance der SAP für SAP ECC HCM (aktuell 31.12.2030). Das Vorhaben ist ein zentraler Baustein der digitalen HR-Transformation der AOK-Gemeinschaft und dient der langfristigen Vereinheitlichung und Optimierung der Personalprozesse innerhalb derselbigen. Der Auftragnehmer des Los 1 wird eine Schlüsselrolle in der technischen und fachlichen Umsetzung des neuen Systems übernehmen. Die Auftraggeberinnen behalten sich vor, den Zuschlag nur zu erteilen, sofern sämtliche für die Durchführung des Gesamtprojektes (siehe Ziffer 3 der Leistungsbeschreibung) erforderlichen Lizenzverträge mit der SAP Deutschland SE & Co. KG zustande gekommen sind. Andernfalls behalten sich die Auftraggeberinnen eine Aufhebung des Vergabeverfahrens ohne Zuschlagserteilung vor. Im Übrigen gilt § 63 VgV.