Tenders/Procurement of a travel and expense management system for Kuntien Hetapalvelut Oy

Open🇫🇮FinlandServices

Procurement of a travel and expense management system for Kuntien Hetapalvelut Oy

Auto-translated from fi

Original title: Kuntien Hetapalvelut Oy:n matka- ja kululaskujärjestelmän hankinta

Kuntien Hetapalvelut Oy

Published: Jun 26, 2026

Updated: Jun 26, 2026

Source: TED - Tenders Electronic Daily (EU)

About This Opportunity

This is a services contract in the information and communication technology and finance and banking sectors, with a focus on Cloud Services. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums, with an estimated budget of EUR 216,000. Proposals must be submitted before July 28, 2026.

Published through TED - Tenders Electronic Daily (EU), a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for services in the information and communication technology sector. Service contracts are typically evaluated on both technical quality and price, and may require bidders to demonstrate relevant experience and qualified personnel. Interested parties should review the full documentation on the original source before submitting their proposal.

Description

Original language: fi

Kuntien Hetapalvelut Oy (jäljempänä ”tilaaja”) pyytää tarjouksia hankinnan kohteena olevasta matka- ja kululaskujärjestelmästä (jäljempänä "järjestelmä"), joka toteutetaan pilvipohjaisena Saas-ohjelmistopalveluna. Hankintaan sisältyy optiona työajanseurantajärjestelmä sekä työvuorosuunnittelutoiminnallisuuden ohjelmisto. Kuntien Hetapalvelut Oy on Pohjois-Pohjanmaalla Ylivieskassa pääkonttoriaan pitävä inhouse-yhtiö, jolla on tärkeä rooli sen asiakasomistajien HR- ja talouspalveluiden ylläpitäjänä ja kehittäjänä. Pääasiallisia omistajia ovat kunnat ja kaupungit, joille yritys tuottaa henkilöstö- ja taloushallinnon palveluja palvelukeskusmallilla nollatulosperiaatetta noudattaen. Yrityksen henkilöstömäärä on 45 ja liikevaihto v. 2025 noin 4,1 m€. Hankittavassa järjestelmässä tulee olla mahdollisuus hoitaa useamman kunnan tai yrityksen matka- ja kululaskut sekä optiona työajan seuranta. Matka- ja kululaskuohjelmisto otetaan käyttöön kaikille Kuntien Hetapalvelut Oy:n omistaja-asiakkaille (10 kunta-asiakasta ja 2 osakeyhtiömuotoista yhtiötä), yhdelle kuntayhtymälle ja mahdollisesti joillekin yritysasiakkaille sekä Hetapalveluille itselleen. Hankinnan tavoitteena on varmistaa, että henkilöstöllä on käytössään moderni, käyttäjäystävällinen ja automaatiota hyödyntävä järjestelmä, joka vähentää manuaalista työtä, tukee digitaalista asiointia ja on yhteensopiva Kuntien Hetapalveluiden muiden hallinnollisten järjestelmien ja niiden kokonaisarkkitehtuurin kanssa. Matka- ja kululaskutoiminnallisuuden tuotantokäyttöönoton tavoiteaikataulu on 1.1.2027. Ohjelmistoja koskevat vähimmäisvaatimukset on esitetty tarjouspyynnössä ja sen liitteissä. Kilpailutuksen perusteella solmittava hankintasopimus on voimassa määräaikaisena ajalla 1.10.2026 – 31.12.2027, jonka jälkeen se jatkuu toistaiseksi olevana. HUOM! Monetra E8/2026 Kuntien Hetapalvelut Oy:n matka- ja kululaskujärjestelmän kilpailutus keskeytettiin 25.6.2026. Kyseiseen kilpailutukseen verraten tähän Monetra E8.1/2026 tarjouspyyntöön ei ole tehty muita muutoksia kuin vaatimusmäärittelyliitteen toiminnallisten vähimmäisvaatimusten osalta muutettu kohtaa 50. Maksatus ja poistettu kohta 52. Maksatusliittymässä huomioitavaa.

Data provenance

This notice is sourced from TED - Tenders Electronic Daily (EU) and was originally published on June 26, 2026. Last refreshed today. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.

About Kuntien Hetapalvelut Oy

Kuntien Hetapalvelut Oy has issued 6 procurement notices on BidsFactory, including 4 currently open and 0 awarded contracts. Activity concentrates in Information & Communication Technology, General Supplies & Services, and Finance & Banking. All notices are published for Finland. Notices are distributed via TED - Tenders Electronic Daily (EU) and Hilma Finland. Most recent publication: June 26, 2026.

Frequently asked questions about this tender

When does this tender close?

The submission deadline is July 28, 2026. You have 32 days left to prepare and submit your proposal to the contracting authority.

Who is the contracting authority?

This notice was issued by Kuntien Hetapalvelut Oy in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.

What type of contract is this?

This is a Services contract in the Information & Communication Technology sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.

What is the estimated budget?

The estimated contract value is €216,000 - €216,000. Bidders should ensure their proposals are consistent with this range and account for any local taxes and contract execution costs.

Where will the contract be performed?

The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.

How can I submit a bid?

Visit TED - Tenders Electronic Daily (EU) to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.