Organization of 24 training sessions within the project Social Labour Inspector SIP - guarantee of employee rights in your workplace

W związku z realizacją Projektu zapraszamy do złożenia oferty polegającej na organizacji szkoleń wraz z zapewnieniem sali szkoleniowej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu. 1. Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi polegającej na organizacji 24 dwudniowych szkoleń na terenie 16 województw dla uczestników Projektu. 2. W zakres planowanej usługi organizacji szkoleń wchodzi zapewnienie: a) sali szkoleniowej, b) noclegu wraz z kolacją i śniadaniem dla uczestników szkolenia, c) usługi cateringowej (obiady oraz całodniowe przerwy kawowe dla uczestników szkolenia. 3. Na potrzeby dokonania kalkulacji ceny zamówienia oraz oceny ofert, Zamawiający określa następujące dane liczbowe, które brane będą pod uwagę przez Oferentów przy obliczaniu wartości zamówienia: a) Łączna liczba szkoleń – 24szkolenia dwudniowych b) Średnia liczba 1 grupy uczestników szkolenia – 30 + 1 trener c) Łączna liczba dni szkoleniowych – 48 d) średnia liczba noclegów (wraz z kolacją i ze śniadaniem) – 768 noclegów (768 kolacji, 768 śniadań) e) średnia liczba usług cateringowych (przerwa kawowa, obiad) – 1488 przerw kawowych + 1488 obiadów 4. Zamawiający dokona płatności za realizację usługi zgodnie ze zrealizowaną liczbą szkoleń, uwzględniając potwierdzoną przed szkoleniem (maksymalnie 7 dni przed planowanym szkoleniem) liczbę uczestników szkoleń, noclegów i usług cateringowych. 5. Szczegółowe wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia – Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego. Szkolenia w ramach Projektu zostaną zrealizowane w terminie 09.2026 roku – 06.2027 r. Wykonawca zobowiązany jest realizować szkolenia w terminach i lokalizacjach wskazanych każdorazowo w harmonogramie przez Zamawiającego. Przykładowy harmonogram został wskazany w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia. Zamówienia uzupełniające: Na tym etapie Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających, jednak nie wyklucza ich w przypadku, gdyby były konieczne do osiągnięcia celu założonego w projekcie. Odrzucenie oferty: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania ofertowego, b) nie została podpisana lub została podpisana przez osobę nieuprawnioną do reprezentowania Oferenta, c) zostanie złożona przez Oferenta, który nie spełnia warunków przystąpienia do postępowania lub została złożona przez Oferenta podlegającego wykluczeniu, d) nie zawiera wszystkich wymaganych dokumentów opisanych w Sposobie przygotowania oferty lub/i dokumenty zostały przygotowane niezgodnie ze wzorami określonymi w załącznikach do niniejszego Zapytania ofertowego, e) oferta zostanie złożona po terminie wskazanym w Zapytaniu ofertowym. Oferta niekompletna zostanie odrzucona, jeśli Wykonawca pomimo wezwania przez Zamawiającego do złożenia wyjaśnień lub/i uzupełnienia braków w dokumentacji ofertowej, nie uzupełni wymaganych braków w ściśle określonym terminie. Oferta odrzucona nie podlega ocenie, a Zamawiający nie ma obowiązku odpowiadania na nią. Termin ważności oferty: Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dodatkowe informacje dla Oferenta: 1. W przypadku, gdy wybrany Oferent odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn, Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty oraz zawarcie umowy z Oferentem, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 2. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących treści złożonych ofert. 3. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym Oferenta. W przypadku rozbieżności co do kwoty oferty, za cenę oferty Zamawiający przyjmuje kwotę wpisaną słownie. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Zapytaniu ofertowym, przed upływem terminu składania ofert. Informacje o ewentualnych zmianach zostaną opublikowane w Bazie Konkurencyjności. Informacja o zmianach powinna zawierać co najmniej: datę upublicznienia zmienionego zapytania ofertowego, a także opis dokonanych zmian. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian. 6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferenta, którego oferta została wybrana. 7. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań dotyczących wyjaśnienia treści Zapytania ofertowego poprzez odpowiednią funkcjonalność w Bazie Konkurencyjności. 9. Zamawiający odpowie na wszystkie pytania najpóźniej na 24h przed upływem terminu składania ofert. 10. Zamawiający zastrzega, iż pytania przesłane w terminie krótszym niż 24h przed upływem terminu składania ofert mogą pozostać bez odpowiedzi. 11. Odpowiedzi na pytania zostaną przekazane taką samą drogą jaką zostały zadane Zamawiającemu, tj. poprzez Bazę Konkurencyjności. 12. Do udokumentowania zawarcia umowy, sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty konieczna jest forma pisemna. 13. Korespondencja z Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. 14. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 15. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z Oferentami. 16. Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, w przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty, które otrzymają taką samą liczbę punktów. Oferty dodatkowe nie mogą być mniej korzystne cenowo od pierwotnie złożonych ofert. Warunki zmiany umowy: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do projektu. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia Wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień na usługi, które polegają na powtórzeniu podobnych usług. Warunkiem udzielenia zamówienia uzupełniającego jest prawidłowa realizacja zamówienia podstawowego potwierdzona protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Wystąpiły zamówienia dodatkowe lub zamienne niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia dot. prac, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia; 4. Wystąpiły okoliczności niezależne od Zamawiającego, niemożliwe do przewidzenia na etapie ogłaszania zapytania lub podpisywania umowy, 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień Umowy w następujących sytuacjach: 1)Umowa może zostać zmieniona w którymkolwiek przypadku, o którym mowa w sekcji 3.2.4 pkt 4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027; 2)Jeżeli w toku realizacji umowy okaże się, że sposób realizacji Przedmiotu umowy lub sam Przedmiot umowy musi zostać zmieniony z obiektywnych przyczyn technicznych lub ekonomicznych, zaś brak zmiany sposobu realizacji Przedmiotu umowy będzie zagrażał brakiem możliwości jego efektywnego wykorzystania w Projekcie, Strony mogą zmienić sposób realizacji umowy, jak i Przedmiot umowy. Zmiana nie może jednak prowadzić do zasadniczej modyfikacji Przedmiotu umowy; 3) Jeżeli w toku realizacji umowy zmianie ulegną obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego lub polskiego lub Wytyczne lub jakiekolwiek inne reguły obejmujące zasady realizacji i rozliczania Projektu, umowa może ulec zmianie w zakresie odpowiadającym zmianom we właściwych przepisach lub regułach; 4) Zmiany terminu realizacji zamówienia z przyczyn obiektywnych, niezależnych od Zama