Organization of a family picnic as part of the project "Motivational and Preventive Centers for Children, Youth and their Families" on June 26, 2026

Przedmiot zamówienia obejmuje organizację pikniku rodzinnego w ramach projektu pn. „Centra Motywacyjno-Profilaktyczne dla dzieci, młodzieży i ich rodzin”, którego beneficjentem jest Fundacja Pomocy Dzieciom „Ulica” z siedzibą w Katowicach, na podstawie zatwierdzonego do realizacji wniosku o dofinansowanie projektu pn. „Centra Motywacyjno-Profilaktyczne dla dzieci, młodzieży i ich rodzin” nr FESL.07.07-IZ.01-038D/23-006. Organizacja pikniku planowana jest na dzień 26 czerwca 2026 r. w godzinach od 16:00 do 20:00 w siedzibie Fundacji Pomocy Dzieciom „Ulica” mieszczącej się w Katowicach przy ul. Huberta 2. W pikniku zakłada się udział 100 osób (rodzin z dziećmi). W trakcie pikniku uczestnicy będą mieć możliwość uczestnictwa w warsztatach rozwojowych, które prowadzone będą przez pracowników Zamawiającego, integracji oraz rekreacji. Dla uczestników został przewidziany również catering. Przedmiot zamówienia został podzielony na 2 części, zgodnie z poniższym wyszczególnieniem: Część 1: Usługa organizacji i obsługi wydarzenia Usługa organizacji wydarzenia polega na zapewnieniu niezbędnej do organizacji wydarzenia infrastruktury technicznej oraz obsługi, w tym: 1) zapewnienie nagłośnienia i obsługi nagłośnienia: w skład zestawu nagłośnieniowego wchodzą kolumny, mikser oraz mikrofon. Wykonawca zobowiązany jest również zapewnić niezbędną kadrę do obsługi nagłośnienia. 2) zapewnienie animatorek: co najmniej 2 osoby, które będą organizować i prowadzić animacje, gry, zabawy, puszczać bańki mydlane, organizować zawody sportowe (co najmniej 4 różne konkurencje, np. wyścigi w workach, wyścigi na dużych drewnianych łapach, przeciąganie liny, wyścigi w workach). Animatorki będą świadczyć usługi przez cały czas trwania wydarzenia. Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia wszelkich niezbędnych przedmiotów/pomocy dydaktycznych/rekwizytów, niezbędnych do pracy animatorek i realizacji wyznaczonych im zadań. 3) zapewnienie „żywej” maskotki: 1 osoba, która będzie uczestniczyć w wydarzeniu w przebraniu np. postaci z bajki. Osoba będzie świadczyć usługi przez cały czas trwania wydarzenia. 4) zapewnienie, na czas wydarzenia, leżaków: Wykonawca zapewni 20 leżaków, które zostaną rozłożone na terenie organizacji pikniku rodzinnego i będą dostępne dla uczestników wydarzenia. Dodatkowe wyjaśnienia i uwagi dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1) Wykonawca zobowiązany jest zapewnić sprzęt jak i kadrę przez cały czas trwania wydarzenia. Instalacja sprzętu, przygotowanie kadry oraz rozłożenie leżaków musi nastąpić przed godziną 16:00, w dniu wydarzenia, tj. 26 czerwca 2026 r. 2) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezpieczeństwa uczestników wydarzenia, tj. w odpowiedni sposób zabezpieczyć przewody, a także zapewnić kadrę, która przy realizacji zadań będzie postępować zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. 3) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego poziomu świadczonej usługi, przy zachowaniu powszechnie obowiązujących norm kultury i zasad współżycia społecznego. Przedmiot zamówienia obejmuje organizację pikniku rodzinnego w ramach projektu pn. „Centra Motywacyjno-Profilaktyczne dla dzieci, młodzieży i ich rodzin”, którego beneficjentem jest Fundacja Pomocy Dzieciom „Ulica” z siedzibą w Katowicach, na podstawie zatwierdzonego do realizacji wniosku o dofinansowanie projektu pn. „Centra Motywacyjno-Profilaktyczne dla dzieci, młodzieży i ich rodzin” nr FESL.07.07-IZ.01-038D/23-006. Organizacja pikniku planowana jest na dzień 26 czerwca 2026 r. w godzinach od 16:00 do 20:00 w siedzibie Fundacji Pomocy Dzieciom „Ulica” mieszczącej się w Katowicach przy ul. Huberta 2. W pikniku zakłada się udział 100 osób (rodzin z dziećmi). W trakcie pikniku uczestnicy będą mieć możliwość uczestnictwa w warsztatach rozwojowych, które prowadzone będą przez pracowników Zamawiającego, integracji oraz rekreacji. Dla uczestników został przewidziany również catering. Przedmiot zamówienia został podzielony na 2 części, zgodnie z poniższym wyszczególnieniem: Część 2: Usługa cateringowa w formie grilla dla rodzin i ich dzieci Usługa cateringowa obejmuje: 1) Napoje serwowane w plenerze: kawa i herbata, lemoniady (serwowane ze słojów), wody gazowana i niegazowana, soki. 2) Catering w formie grilla serwowany w plenerze: posiłki główne, dania wegetariańskie. Zamawiający wymaga, aby posiłki główne obejmowały co najmniej: • kiełbasy grillowane – 60 porcji (różne rodzaje: np.: firmowa – własnej produkcji, ślimaki, kebab); • steki z karkówki – 50 porcji; • steki z fileta z kurczaka – 50 porcji. Zamawiający wymaga, aby dania wegetariańskie obejmowały co najmniej: • warzywa z grilla – 100 porcji; • oscypki grillowane z żurawiną – 150 sztuk; • frytki 140-150 porcji. 3) Dodatki do dań z grilla: • pieczywo (różne rodzaje) • surówka • ogórki kiszone • sosy: ketchup, musztarda, tzatzyki • ciasto: kołocz z serem, z owocami oraz suche ciasteczka • świeże owoce 4) Jednorazowa zastawa: talerzyki, sztućce, kubki na kawę i napoje w ilościach odpowiadających porcjom serwowanych dań. 5) Obsługa grilli (wydawanie posiłków). 6) Zapewnienie ławostołów (przy których jednorazowo może siedzieć od 8 do 10, tj. 48 do 60 miejsc siedzących przy ławostołach) i namiotu bądź parasoli chroniących przed deszczem, w liczbie zapewniającej zadaszenie ławostołów. Dodatkowe wyjaśnienia i uwagi dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia 1) Poczęstunek powinien być usytuowany w miejscu wskazanym przez Zamawiającego i winien być dostępny przez cały czas trwania usługi. Wykonawca winien zadbać, by uczestnicy mogli w tym czasie napić się gorącego napoju (kawa, herbata) – w tym celu sugeruje się wystawienie warnika z wrzątkiem o pojemności odpowiedniej do liczby godzin spotkania. 2) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia bezwzględnie świeżych posiłków przyrządzonych w dniu świadczenia usługi. Posiłki muszą charakteryzować się wysoką jakością (posiadać odpowiednie walory smakowe i zapachowe oraz estetyczny wygląd) w odniesieniu do użytych składników oraz estetyki podania. Produkty przetworzone (np. kawa, herbata) będą posiadały odpowiednią datę przydatności do spożycia. Ciepłe napoje i posiłki będą podane w taki sposób, aby przez czas trwania usługi utrzymana była ich stała odpowiednio wysoka temperatura. 3) Estetyka usługi: Wykonawca powinien zapewnić estetyczne podawanie napojów (zimnych i gorących) oraz poczęstunków, a także zbierać naczynia oraz resztki pokonsumpcyjne najpóźniej 15 minut po zakończeniu jedzenia. 4) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia właściwego poziomu świadczonej usługi, przy zachowaniu powszechnie obowiązujących norm kultury i zasad współżycia społecznego. 5) Zasady higieny: Wykonawca jest zobowiązany do zachowania zasad higieny i obowiązujących przepisów sanitarnych przy przygotowywaniu/podawaniu posiłków. 6) Wytyczne dot. bezpieczeństwa żywności i żywienia: Posiłki przygotowywane dla Zamawiającego przez Wykonawcę winny spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności i Żywienia. Świadczenie usług cateringowych powinno odbywać się zgodnie z zapisami wskazanymi w ustawie z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (tj. Dz. U z 2020 r. poz. 2021 z późn. zm.) i aktami wykonawczymi do tej ustawy oraz ustawą z dnia 14 marca 1985 r. o Państwowej Inspekcji Sanitarnej (tj. Dz. U z 2021 r. poz. 195 z późn. zm.). 7) Wykonawca zobowiązuje się po zakończeniu usługi do uprzątnięcia pomieszczenia/terenu na własny koszt (zapewnienie usługi sprzątania, przez które Zamawiający rozumie doprowadzenie terenu, z których Wykonawca będzie korzystał w celu realizacji przedmiotu zamówienia, do stanu pierwotnego). Wykonawca odpowiada także za utylizację odpadów pokonsumpcyjnych. Warunki zmiany umowy: 1) Zawarcie umowy w sprawie zamówienia następuje w formie pisemnej lub w formie elektronicznej, o których mowa w art. 78 o art. 78 1 kodeksu cywilnego. 2) W przypadku gdy wybrany wykonawca odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, zamawiający może zawrzeć umowę z wykonawcą, który w prawidłowo przeprowadzon