Framework agreement for the period from 01.01.2027 to 30.06.2029 with the option to extend for another year with IT system contract for the internet portal of the city of Arnstadt

Beschreibung der Leistung Der Auftragnehmer entwickelt und realisiert einen neuen und zukunftsfähigen Onlineauftritt für arnstadt.de. Der Servicegedanke sollte im Mittelpunkt stehen. - Die neue Website soll konsequent an den Bedürfnissen der Bürger ausgerichtet sein, d.h. den Bürgern die Ämter und Zuständigkeiten, Infos und Amtliche Bekanntmachungen, digitale Optionen wie Terminbuchung und perspektivisch Antragstellung sowie weitere Themen (Ratsinformationssystem, Bürgerbeteiligung) übersichtlich und intuitiv nutzbar darzustellen. - Verwaltungsstrukturen verständlich abbilden, ohne diese zur primären Navigation zu machen. - Inhalte bündeln und die Anzahl der Unterseiten reduzieren. - Barrierefrei, responsive und zukunftssicher umgesetzt werden. - Als Grundlage für spätere Digitalisierungs- und KI-Anwendungen dienen Inhaltliche Anforderungen Für den Bereich Bürger und Rathaus sind insbesondere folgende Funktionen und Inhalte umzusetzen: - Klare und übersichtliche Darstellung der Struktur der Ämter und Zuständigkeiten: das Anliegen des Bürgers muss im Vordergrund stehen, die wichtigsten Bürgeranliegen sollen von der Startseite aus erreichbar sein inkl. der eingebundenen Formulardaten und der nötigen Informationen - Optional einzubinden: ThAVEL (Thüringer Antragsmanagementsystem für Verwaltungsleistungen) per Schnittstelle Zuständigkeitsfinder Thüringen - Notwendig ist die Möglichkeit der Terminbuchung, um Wartezeiten für die Bürger zu reduzieren - Einbindung des vorhandenen Terminbuchungssystems - Amtliche Bekanntmachungen und Infos zum Stadtgeschehen in einem „Newsbereich“ übersichtlich darstellen (optional inklusive einer „Eilmeldungs-Option“) Wichtig: Umfangreichere Gestaltungsmöglichkeiten (besseres Einbinden von Bildern, Planungsfunktion für Beiträge, händisches Anordnen von Artikel in der Übersicht) - Einbinden des Ratsinformationssystems - Neuinstallation des bestehenden Mängelmelders - Schnittstellen für Barrierefreiheit: Screenreader, Vorlesefunktionen, kontrastreiche Darstellungen, Leichte Sprache/Gebärdensprache - Integration eines beliebigen Übersetzungstools Technische Anforderungen Gefordert wird ein modernes Open-Source-Content-Management-System, das eine intuitive Bedienung auch ohne technische Vorkenntnisse ermöglicht. Das System soll flexibel erweiterbar und an projektspezifische Anforderungen anpassbar sein. Eine strukturierte Inhaltsverwaltung, klare Rechtevergabe sowie eine stabile und wartungsarme Architektur werden vorausgesetzt. - Die Internetpräsenz muss über alle Browser und Mobilgeräte erreichbar und visuell ansprechend sein. - Bitte darstellen ob die im CMS vorgenommenen Programmierungen nach Serviceende zugänglich sind oder ob er an externe Plattform-Abhängigkeiten gebunden ist. Wiederkehrende Lizenz- oder Nutzungsgebühren sind einzukalkulieren. - Betreuung, Administration und Weiterentwicklung durch den Anbieter sind während der Laufzeit sicherzustellen. - Erweiterbarkeit durch Plugins/Module - revisionssichere Versionierung von Inhalten / Änderungen an Inhalten werden nachvollziehbar gespeichert Funktionale Anforderung - leistungsfähige, intelligente Suchfunktion (semantische Suche, hohe Trefferqualität) KI-unterstütze Suche - Integration von Formularen (Kontakt, Anmeldung etc.) zur Weiterverarbeitung - Veranstaltungskalender (Einbindung des Veranstaltungskalenders der Bachstadt Arnstadt) - Generative Engine Optimization (GEO): Die Website ist so zu konzipieren und technisch umzusetzen, dass ihre Inhalte auch von KI-gestützten Such- und Antwortsystemen möglichst gut erfasst, verstanden, bewertet und als relevante Informationsquelle berücksichtigt werden können. Hierzu sind insbesondere eine geeignete technische Struktur, semantisch klare Inhalte, strukturierte Daten sowie eine suchmaschinen- und KI-gerechte Aufbereitung der Inhalte zu berücksichtigen. Performance und Skalierbarkeit - Ladezeit: maximal 2 Sekunden bei Standardverbindung - mobile Optimierung (Mobile First) - Vorbereitung für zukünftige Erweiterungen (z. B. KI-Funktionalitäten) Anforderung an Struktur und Pflege Struktur - Trennung und zugleich sinnvolle Verknüpfung der Bereiche (keine abschließende Aufzählung: - Stadt: Informationen zur Stadtverwaltung, dem Stadtrat, Bekanntmachungen, Behördengängen, Formularen und Ansprechpartnern. - Aktuelles: News, Veranstaltungskalender, Baustellen Eine mögliche Aufteilung könnte sein: - Rathaus (Verwaltung und Politik) - Bürgerservice - Leben & Gemeinschaft - Wirtschaft Diese Themenbereiche könnten unter Umständen vereinfacht oder auch weiter ausgebaut werden. Redaktion und Pflege 1. intuitive Backend-Bedienung ohne Programmierkenntnisse 2. Möglichkeit zur Einbindung von Widgets durch Redakteure 3. rollenbasierte Rechtevergabe (inkl. Nachvollziehbarkeit von Änderungen) Rechtliche Anforderungen und Barrierefreiheit (BITV/ WVAG) Der zu realisierende Internetauftritt muss den jeweils geltenden Anforderungen der Barrierefreien-Informationstechnik-Verordnung (BITV) sowie der EN 301 549, Abschnitt 9 „Web“, entsprechen. Soweit im Rahmen des Auftrags Lizenzen, Handbücher, Dokumentationen oder sonstige Unterlagen bzw. Nutzungsrechte erworben oder bereitgestellt werden, sind diese dem Auftraggeber in digitaler Form zur Verfügung zu stellen. Sämtliche im Rahmen des Auftrags für den Internetauftritt erstellten bzw. beschafften Foto-, Film-, Grafik- und sonstigen Medieninhalte müssen für die Stadt Arnstadt dauerhaft und uneingeschränkt nutzbar sein. Die hierfür erforderlichen Nutzungsrechte sind dem Auftraggeber einzuräumen bzw. von diesem zu erwerben. Die eingeräumten Nutzungsrechte müssen die Nutzung, Bearbeitung, Vervielfältigung und Veröffentlichung der Inhalte im Zusammenhang mit dem Internetauftritt und den weiteren Kommunikationskanälen der Stadt Arnstadt umfassen, soweit dies für den Auftrag erforderlich ist. Mindestanforderungen sind: - barrierefreie Navigation und Bedienbarkeit - ausreichende Kontraste und skalierbare Schriftgrößen - barrierefreie Formulare - Screenreader-Kompatibilität Betrieb, Support und Redaktion Der Auftragnehmer stellt sicher: - Verbindliche Reaktionszeiten auf Anfragen der Stadtverwaltung, z. B.: - dringende technische Störungen: Reaktion innerhalb von 4 Stunden - reguläre Anfragen: Rückmeldung innerhalb von 1 Werktag - Verbindliche Erreichbarkeit an allen Werktagen (Montag bis Freitag) während der üblichen Geschäftszeiten. - Benennung eines festen Ansprechpartners für die Stadtverwaltung und Sicherstellung einer Vertretungsregelung bei Urlaub, Krankheit oder sonstiger Abwesenheit des primären Ansprechpartners. - Es muss gewährleistet sein, dass Anfragen und dringende Anliegen auch bei Abwesenheit des Hauptansprechpartners bearbeitet werden können. - Erstschulung für das Redaktionsteam - Schulungen bei wesentlichen Updates des Systems - Sicherstellung der vollen Funktionsweise des CMS, insbesondere nach Updates - Regelmäßige Redaktionstreffen (online) zur Analyse und Beratung zur Weiterentwicklung der Website (monatlich ab 01.01.2027 bis 01.11.2027, danach in einem Zyklus von 2 Monaten bis zum Ende der Laufzeit) - Regelmäßige Sicherheitsupdates - Kommunikationssprache Dienstleister: deutsch Zusatzleistungen nach vereinbartem Tagessatz (entsprechend Kosten Position 2.3 des LV)