Recruitment of a firm to support the Ministry of Labour, Public Service and Social Security in the implementation of a Human Resources Management System

RÉPUBLIQUE DU BURUNDI

MINISTERE DES FINANCES, DU BUDGET ET DE L’ECONOMIE NUMERIQUE

PROJET D’APPUI AUX FONDATIONS DE L’ECONOMIE NUMERIQUE AU BURUNDI « PAFEN »

Pays : Burundi

N° du projet : P176396/P180987

Don N° : E2820-BI

Références : BI-PAFEN-PIU-2.4.6.10-CS-QCBS

Emis le : 11 Juin 2026

AVIS A MANIFESTATION D’INTERET

(SERVICES DE CONSULTANTS)

SÉLECTION DE FIRMES/CABINETS

Recrutement d’un cabinet pour appuyer le Ministère du Travail, de la Fonction Publique et de la Sécurité Sociale (MTFPSS) dans la mise en place d’un système d’information de Gestion des Ressources Humaines.

1. Le Gouvernement du Burundi a reçu un financement de la Banque Mondiale pour la mise en place du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique du Burundi (PAFEN) en sigle d’un montant total de 92 millions de dollars américains, y compris le financement additionnel pour la modernisation de la gestion des finances publiques (GFP).
2. Il est prévu qu'une partie des ressources de ce financement soit utilisée pour financer les prestations d’un cabinet chargé d’appuyer le Ministère du Travail, de la Fonction Publique et de la Sécurité Sociale (MTFPSS) dans la mise en place d’un système d’information de Gestion des Ressources Humaines.

3. En 2012, le Gouvernement a adopté le Programme National de Réforme de l’Administration (PNRA) dont la vision est d’« Asseoir une administration publique qualifiée, performante, responsable, orientée vers l’intérêt général et le service au citoyen ». Sur cette lancée et en vue d’une gestion plus rationnelle des ressources humaines de l’Etat, le Gouvernement, le Ministère du Travail, de la Fonction Publique et de la Sécurité Sociale compte moderniser l’administration publique pour une gestion efficace et transparente.

4. Pour réussir la mise en place d’un tel système, le MTFPSS a besoin d’être accompagné par un cabinet spécialisé.

5. L’objectif principal de cette Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMO) dans la mise en place d’un système de gestion des ressources humaines de la Fonction Publique burundaise est d’assister le Ministère en charge de la fonction publique dans la définition de ses besoins fonctionnels et techniques, l’élaboration des cahiers des charges, le suivi de la sélection et de la mise en œuvre du système, ainsi que dans le renforcement des capacités des équipes pour assurer une transition efficace vers une gestion numérique, moderne et transparente des ressources humaines, alignée sur les objectifs de réforme administrative et de bonne gouvernance au Burundi

6. Spécifiquement, cette assistance vise les objectifs suivants :

• Appuyer dans l’analyser des besoins fonctionnels du nouveau système de gestion des ressources humaines (SIGRH) de la Fonction Publique, en intégrant les attentes et les exigences des diverses parties prenantes impliquées dans la gestion des ressources humaines.

• Fournir des conseils experts à toutes les étapes et phases du projet de mise en service du Système d'Information de Gestion des Ressources Humaines (SIGRH), couvrant l'ensemble de ses composantes, y compris l'infrastructure systèmes et réseaux destinée à le supporter.

• Assister dans l'évaluation des besoins de modernisation des infrastructures systèmes et réseaux existantes, ainsi que dans la rédaction des cahiers des charges et des spécifications techniques nécessaires à leur mise à niveau, afin d'assurer un fonctionnement optimal du SIGRH.
• Appuyer à l’implémentation du cahier des charges fonctionnel et technique du nouveau système de gestion des ressources humaines de la Fonction Publique burundaise en vérifiant la conformité liée aux modules, fonctionnalités, aux exigences de sécurité et d’interopérabilité ;
• Garantir l'assurance qualité du projet en veillant, tout au long de son déroulement, à ce que les livrables et les réalisations respectent les niveaux de qualité requis, en pleine conformité avec le cahier des charges, ainsi qu'avec les normes internes et internationales applicables.
• Garantir l’intégration des besoins de reporting, de pilotage et de gestion décentralisée des ressources humaines au sein du système monté ;
• Vérifier la fiabilité du plan de communication, de formation et d’appropriation pour le système de gestion des ressources humaines de la Fonction Publique par rapport à la gestion de changement

7. La durée de la mission du cabinet est estimée à vingt (20) mois de travail, à compter de la date de début convenu de la mission.

8. Les Termes de référence peuvent être téléchargés sur le site du PAFEN : https://pafen.gov.bi/appels-doffres/ ou obtenus aux adresses mentionnées ci-dessous.

9. L’Unité de Gestion du PAFEN invite les consultants (firmes), spécialisés dans le domaine objet desdites prestations intéressés par la présente mission à fournir des informations démontrant qu'ils disposent des qualifications requises et de l'expérience pertinente pour l’exécution des services.

10. Critères d’établissement de la liste restreinte :

Le cabinet doit doit répondre (notamment sur la base d’expériences de réalisation des missions de même nature ou comparables) aux qualifications minimales ci-dessous:

• 08 ans en matière de conduite et/ou d’assistance dans des projets de conception et de développement d’applications web ;
• 08 ans en Assistance à la Maîtrise d’Ouvrage (AMOA) et déploiement de SI complexes auprès des administrations publiques ;
• 08 ans en gestion des ressources humaine de l’état et des systèmes d’information utilisés dans le domaine par le Burundi, est considérée comme un atout ;
• 2 projets de même envergure dans le domaine des systèmes de GRH ;
• 2 projets exécutés avec satisfaction sur les infrastructures réseaux, systèmes et sécurité complexes ;
• 2 projets exécutés avec satisfaction sur les outils décisionnels.

Pour être acceptable, la preuve de réalisation des projets similaire doit se faire par la présentation des attestations de bonne fin d’exécution et des contrats y relatifs

NB : Les Experts clés ne sont pas évalués à ce stade de la présélection.

1. L’attention des Consultants intéressés est attirée sur la Section III, paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement des Projets d’Investissement (FPI) de la Banque mondiale, édition de septembre 2023 (« Règlement de Passation des Marchés relatifs aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêt).

En outre, veuillez-vous référer aux informations spécifiques sur les conflits d’intérêts liées à cette mission comme énoncés au paragraphe 3.17 du Règlement de Passation des Marchés.

11. Les consultants peuvent s’associer à d’autres firmes pour renforcer leurs compétences, mais ils doivent indiquer clairement si l’association prend la forme d’un groupement solidaire (joint-venture) et / ou d’un accord de sous-traitant. Dans le cas d'un groupement solidaire (joint-venture), tous les partenaires du groupement solidaire (joint-venture) seront conjointement et solidairement responsables de la totalité du contrat, s’ils sont sélectionnés.

12. Un consultant sera sélectionné par la méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés.

13. De plus amples informations peuvent être obtenues à l’adresse ci-dessous pendant les heures de bureau : de 8H :00 à 12H :00 et de 13H: 00 à 17H : 30 heure locale de lundi à vendredi (heure de Bujumbura : GMT+2)

14. Les manifestations d'intérêt écrites doivent être remises par écrit à l'adresse ci-dessous par courrier ordinaire ou par e-mail au plus tard le 26/06/2026 à 17 heures (heure de Bujumbura, GMT+2) avec la mention :

« REPONSE A L’AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D'INTERET N° BI-PAFEN-PIU-2.4.6.10-CS-QCBS PORTANT RECRUTEMENT D’UN CABINET POUR APPUYER LE MINISTERE DU TRAVAIL, DE LA FONCTION PUBLIQUE ET DE LA SECURITE SOCIALE (MTFPSS) DANS LA MISE EN PLACE D’UN SYSTEME D’INFORMATION DE GESTION DES RESSOURCES HUMAINES.

14. L’adresse à laquelle il est fait référence ci-dessus est :

A l’Attention de Bienvenu IRAKOZE, Coordonnateur du PAFEN

Adresse du bureau : Nouveau site du PAFEN à Bujumbura, Quartier Kinindo (Zeimet), jonction Avenue MUMIRWA et Avenue BUKEMBA, Parcelle N°14 (Partie PAFEN), Tél : +257 69 50 00 32 - Bujumbura

Adresse électronique : procurement@pafen.gov.bi avec copie obligatoire à info@pafen.gov.bi, mvukiyekeges@gmail.com et neph2014.niyibizi@gmail.com

Pour autorisation de publication

Bienvenu IRAKOZE

Coordonnateur du PAFEN