RECRUITMENT OF A FIRM FOR THE DEVELOPMENT AND DEPLOYMENT OF AN ELECTRONIC PUBLIC PROCUREMENT SYSTEM "E-GP" FOR THE REPUBLIC OF BURUNDI

Avis Spécifique de Passation de Marchés

Demande de Propositions

Systèmes d’Information

(Conception, Fourniture et Installation)

(Sans Préqualification)

Acheteur :  Unité de Gestion du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique (PAFEN)

Projet : Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique Acheteur (PAFEN)

Intitulé du Marché   : Conception, développement sur mesure et déploiement d'un Système Électronique de Passation des Marchés Publics (e-GP) de bout en bout entièrement personnalisé pour la République du Burundi.

Pays :  Burundi

Don N°: E0930-BI/E2820-BI

Demande de Propositions No : BI-PAFEN-PIU-549116-NC-RFB

Emis le : 23/ 09 /2026

Messieurs, Mesdames,

1. Le Gouvernement de la République du Burundi a obtenu un Don de l’Association Internationale pour le Développement (IDA) pour financer le coût du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique (PAFEN). Il est prévu qu’une partie des sommes accordées au titre de ce financement sera utilisée pour effectuer les paiements prévus au titre du marché relatif à « la Conception, le développement sur mesure et le déploiement d'un Système Électronique de Passation des Marchés Publics (e-GP) de bout en bout entièrement personnalisé pour la République du Burundi ». La solution doit être développée dans le strict respect de la Loi et des Règlements sur les Marchés Publics de la République du Burundi, ainsi que des exigences fonctionnelles, techniques et opérationnelles stipulées dans le présent DDP.
2. Afin de garantir la qualité, la fiabilité et la sécurité du système, le prestataire sélectionné doit justifier d'une expérience préalable réussie dans le développement et la mise en œuvre de systèmes e-GP nationaux fonctionnels dans d'autres pays. Le processus de développement sera mené selon un dispositif de travail conjoint (accompagnement / « shadowing ») avec l'équipe technique de l'ARMP, afin d'assurer un transfert complet de compétences. À la livraison du système, l'ensemble des droits de propriété intellectuelle, des droits d'auteur et du code source complet et libre de toute charge du système e-GP reviendront exclusivement au Gouvernement du Burundi.
3. L’Unité de Gestion du Projet de PAFEN invite, par la présente, les Proposants de pays éligibles à remettre des Propositions sous pli fermé, pour « la Conception, le développement sur mesure et le déploiement d'un Système Électronique de Passation des Marchés Publics (e-GP) de bout en bout entièrement personnalisé pour la République du Burundi ». L’objectif du MFBEN est la mise en place d’un Système de passation de marchés publics électronique (e-GP) susceptible de prendre en charge l’ensemble du cycle de vie des marchés publics : planification, publication, soumission, évaluation, attribution, exécution, suivi et clôture des contrats ; audits, conformément au Code des marchés publics (loi n°1/04 de 2018 et ses amendements) et au Décret n° 100/012 du 27 Janvier 2025 portant création , composition, missions et fonctionnement du Comité National de Pilotage de la Digitalisation des Services Publics CNPDSP)  .
4. Le cahier de charges contenu dans la présente Demande de Propositions décrit les besoins métiers et les exigences fonctionnelles et techniques pour « la Conception, le développement sur mesure et le déploiement d'un Système Électronique de Passation des Marchés Publics (e-GP) de bout en bout entièrement personnalisé pour la République du Burundi », y compris toutes ses composantes, indiquée dans le présent document.  Les technologies utilisées pour la réalisation de l’e-GP devront être libres (Open Source), selon une méthodologie agile, et mis en œuvre en étroite collaboration avec les équipes techniques de l’Autorité de Régulation des Marchés Publics (ARMP) et du Ministère des Finances, du Budget et de l’Économie Numérique (MFBEN).
5. Le Projet doit s’exécuter sur une durée de dix-huit (18) mois calendaires à partir de la notification du contrat effectif des prestations prévues dans le cadre contractuel. Cependant, les fonctionnalités doivent être installés et testés d’abord au Ministère des Finances, du Budget et de l’Economie Numérique (MFBEN) avant de progresser vers d’autres sites.

L’e-GP doit pouvoir servir l’ensemble des institutions publiques impliquées dans la commande publique.

6. Les exigences en matière de qualifications sont :

6.1. Capacité financière :

• Disposer d’avoirs liquides ou avoir accès à des actifs non grevés ou des lignes de crédit, etc. autres que l’avance de démarrage éventuelle, à des montants suffisants pour subvenir aux besoins de trésorerie nécessaires à l’exécution du marché objet de la présente Demande de Propositions à hauteur d’un montant au moins égal à Trois Cent Mille (300,000.00) Dollar US ou l’équivalent dans une autre devise librement convertible au taux de change du 16/10/2026 et nets de ses autres engagements. La justification est établie par des déclarations appropriées des banques ou organismes financiers habilités ;
• Avoir un Chiffre d’Affaires annuel moyen d’au moins Cinq cent Mille (500,000.00) de Dollar US ou l’équivalent dans une autre devise librement convertible, au cours des trois dernières années fiscales du pays d’origine du soumissionnaire.

6.2. Capacité technique et expérience :

• Avoir exécuté avec succès et fournir les justificatifs d'au moins un (01) contrat de développement et de déploiement réussi d'un système de passation électronique des marchés publics (e-GP) pleinement opérationnel, au cours de la période allant du 1er janvier 2016 jusqu'à la date de soumission de la Proposition, pour une valeur contractuelle minimale équivalente à Cinq Cent Mille Dollars Américains (USD 500,000.00). Ce contrat devra être justifié par l'ensemble des documents pertinents attestant la réception définitive du système par l'Autorité Contractante, incluant notamment, sans s'y limiter, les certificats de réception, les attestations de bonne exécution et/ou les procès-verbaux de réception définitive.
• Disposer d’un personnel clé remplissant les critères de qualifications et d’expérience exigées par la présente Demande de Propositions.

7. La procédure sera conduite par mise en concurrence internationale en recourant à une Demande de Propositions telle que définie dans le « Règlement applicable aux Emprunteurs – Passation des Marchés dans le cadre de Financement de Projets d’Investissement », Edition 2023 de la Banque Mondiale, et ouverte à tous les Proposants éligibles tels que définis dans le Règlement de Passation de Marchés.

8. Les Propositions seront évaluées conformément au processus d'évaluation défini dans le Dossier Demande de Propositions. Les pondérations suivantes s'appliqueront aux Critères notés (y compris les facteurs techniques et autres que le prix) : 60% et pour le coût de l'Offre : 40%.

9. Les Proposants éligibles intéressés peuvent obtenir des informations supplémentaires et examiner le Dossier de Demande de Propositions dans les bureaux de l’Unité de Gestion du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique (PAFEN) durant les heures de bureau, du Lundi au Vendredi, de 8:00 à 16:00 heure de Bujumbura (GMT+2) à l’adresse indiquée ci-dessous.

10. Le Dossier de Demande de Propositions en Français peut être acheté par tout Proposant éligible intéressé en formulant une demande écrite à l’adresse ci-dessous contre un paiement non remboursable de Cent Cinquante Dollars Américains (US$ 150.00) ou l’équivalent dans une autre devise librement convertible.

11. La méthode de paiement sera un dépôt direct de Soixante-Quinze Dollars Américains (US$ 75.00) ou l’équivalent dans une autre devise librement convertible sur le compte N° 01104582235 (sous-compte de transit des recettes non fiscales) ouvert à la Banque de la République du Burundi (BRB) au nom de l’Office Burundais des Recettes (OBR) et Soixante-Quinze Dollars Américains (US$ 75.00) ou l’équivalent dans une autre devise librement convertible sur le compte N°03104582310 ouvert à la Banque de la République du BURUNDI (BRB) au nom du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique (PAFEN). Le document de demande de proposition sera adressé par voie électronique (version non éditable) ou remis main à main au Proposant se présentant au Bureau de l’Unité de Gestion du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique (PAFEN).

Le code swift de la Banque de la République du Burundi (BRB) est : BRBUBIBI

12. Les Propositions doivent être livrées à l’adresse ci-dessous au plus tard le 13/11/2026 à 10 :00 heure, heure de Bujumbura (GMT+2). La passation de marchés électronique « ne sera pas » autorisée. Les Propositions tardives seront rejetées. Les enveloppes extérieures de la Proposition portant la mention « PROPOSITION ORIGINALE » et les enveloppes intérieures portant la mention « PARTIE TECHNIQUE » seront ouvertes au public en présence des représentants désignés du Proposant et de toute personne qui choisira d’y assister, à l’adresse ci-dessous le même jour, c’est-à dire le 13/11/2026 à 10 :15 minutes, heure de Bujumbura (GMT+2). Toutes les enveloppes portant la mention « PARTIE FINANCIÈRE » resteront non ouvertes et seront conservées en lieu sûr par l’Acheteur jusqu’à la deuxième ouverture publique des Propositions.

13. Les offres doivent être accompagnées d’une Déclaration de garantie de proposition, conformément au modèle figurant à la Section IV du présent Dossier.

14. Veuillez noter que le Règlement de Passation des Marchés exige que l’Emprunteur divulgue les informations sur les propriétaires effectifs du Proposant retenu, dans le cadre de l’avis de Notification d’Attribution de Marché, en renseignant le Formulaire de divulgation des bénéficiaires effectifs inclus dans le dossier de demande de propositions.

15. L’adresse à laquelle il est fait référence ci-dessus est :

Nom de l’Agence d’exécution    : Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique (PAFEN)

Adresse du bureau                       : Kinindo, Quartier Zeimet ; Jonction des Rues Kiremba et Kinyinya N° 14 ; Tél : +257 69 50 00 32. Bujumbura

Adresse électronique                  : procurement@pafen.gov.bi avec copie obligatoire à

info@pafen.gov.bi, nephtali.niyibizi@pafen.gov.bi et

elias.nyandwi@pafen.gov.bi

Coordonnateur du PAFEN

Bienvenu IRAKOZE