Monitoring and Evaluation Officer for the Project Management Unit of the Ministry of Public Health and Population (UGP-MSPP)

L’Unité de Gestion des Projets (UGP) a été créée en 2005 pour gérer les subventions ou dons de bailleurs internationaux de fonds pour le MSPP. Elle fournit une assistance technique à tous les sous-bénéficiaires pour atteindre les buts, objectifs et cibles fixées dans le contexte des programmes appuyés. Dans ce cadre, l’UGP travaille en forte collaboration avec les autres directions et unités du MSPP pour optimiser le financement fourni afin d’atteindre les résultats prévus, tout en assurant la conformité avec les règles, procédures, et dispositions standard liées à l’utilisation des fonds alloués par les bailleurs respectifs. Le personnel de l’UGP est responsable avec le MSPP sur toutes les questions qui touchent directement ou indirectement l’exécution des programmes mis en œuvre et l’utilisation des fonds alloués. Pour jouer ce rôle, l’UGP sert de liaison entre le Ministère (MSPP) et les bailleurs, et fournit au Ministère tous les éléments nécessaires à leurs interactions régulières avec ces bailleurs.

RESUME DU POSTE

Le Responsable de Suivi et d’Évaluation intervient pour l’UGP/MSPP dans les domaines relatifs au Suivi et Évaluation des projets qui sont mis en œuvre. Il/Elle s'assure que la collecte, le conditionnement et la transmission des informations sont opportuns, supervise le processus et crée les conditions optimales pour la production de données fiables, réalise des examens à mi-parcours et capitalise sur les enseignements tirés des expériences pour le futur.
Il/Elle assure la coordination technique entre les unités centrales du MSPP qui ont la responsabilité principale de collecte et reportage de données inclus dans les cadres de résultats des projets mis en œuvre par l’UGP, de veille et de point focal technique pour les partenaires techniques et financiers de l’UGP/ MSPP.
Il/Elle assiste techniquement les activités liées au monitoring et à l'évaluation d’indicateurs de Projet.

RESPONSABILITES PARTICULIERES

Sous l’autorité immédiate du Directeur Technique et en collaboration avec les Directions et les Unités du MSPP bénéficiaires des projets gérés par l’UGP MSPP, les partenaires techniques et financiers de l’UGP MSPP et les différentes composantes de l’UGP MSPP telles que les Directions Administrative, financière, entre autres, il/elle assume les responsabilités suivantes :

1) Support et outils d’informations

Il/elle est responsable de la bonne exécution des activités des projets dans son domaine d’intervention notamment :
a. Analyser les stratégies et apprécient les critères de mesures de la performance.
b. Participer à la mise à jour des outils de collecte et des formulaires de rapport d’activités.
c. Procéder chaque fois que nécessaire à l’inventaire des besoins des institutions en outils et équipements du système d’information.
d. S’assurer de leur approvisionnement continu en outils de collecte et autres instruments de travail pour éviter toute rupture de stock.

2) Formation et encadrement pour assurer la collecte et reportage de données qui répondent aux besoins des cadres de résultats des projets mis en œuvre par l’UGP

a. Etablir les besoins en encadrement et / ou formation du personnel.
b. Participer à l’élaboration et à l'opérationnalisation du plan de formation.
c. Maintenir à jour la base de données des formations réalisées
d. Participer activement à l'élaboration du plan de travail et des calendriers périodiques suivi & évaluation.
e. Participer à la formation du personnel impliqué dans la collecte des données au niveau central, départemental, et institutionnel, incluant les sites et des directions sanitaires départementales supportés par les projets du MSPP/UGP.

3) Supervision

a. Effectuer des visites de supervision des sites dans les départements concernés couverts, selon le calendrier prévu afin de s’assurer de l'utilisation correcte des dossiers et des autres outils de collecte des données, du respect des procédures de collecte, de la qualité des données produites et d'identifier les besoins des sites.
b. Préparer les rapports des visites de supervision dans un délai ne dépassant pas une semaine.

4) Statistiques et surveillance épidémiologique

a. En collaboration avec les unités centrales responsables, procéder à la validation des rapports départementaux.
b. Participer à l'élaboration ou révision de manuel et tout instrument destiné à la formation du personnel des sites et aux responsables impliqués dans la collecte de données institutionnels et programmatiques
c. Participer à la réalisation des réunions de coordination de la cellule de gestion du projet à l'UGP.
d. Tenir le cadre des résultats de projet et du manuel opérationnel à jour, incluant, au minimum, un reportage bi annuel

5) Suivi et Evaluation

a. Participer à la conception des plans de suivi et évaluation pour chaque projet de concert avec les Programmes et les autres directions du MSPP.
b. Contribuer à l’élaboration des cibles programmatiques.
c. Travailler avec les managers des contractants et des partenaires de mise en œuvre dans le domaine du suivi et de l’évaluation.
d. Diffuser les outils de collecte de données auprès des contractants et partenaires d’implémentation (PI) et veiller à leur bonne utilisation.
e. Développer les outils nécessaires à la collecte des données, pour les indicateurs de projet gérés par l’UGP.
f. Assurer le contrôle de qualité des données collectées et transmisses par les unités centrales et départementales respectives
g. Assurer la bonne application des outils nécessaires à la collecte des données
h. Contribuer activement à l’élaboration des cadres logiques des différents projets.
i. Préparer et/ou mettre à jour le Plan de Monitoring et de Performance des différents projets de la plateforme
j. Analyser les données afférentes au programme pour les informer sur une base régulière.
k. Préparer les éléments du rapport trimestriel d’activités particulièrement les aspects quantitatifs et qualitatifs pour les rapports programmatiques et ceux destinés aux bailleurs.
l. S’assurer de l’exécution du suivi résultant des contrôles et supervisions.

Le Responsable de Suivi et d’Évaluation partage la co-responsabilité de l’atteinte des objectifs et de la mise en œuvre des activités avec les entités du MSPP concernées.

Education/formation et expériences

• Disposer d'au moins dix ans d'expérience de travail dans le cadre suivi et de l'évaluation de programme.
• Disposer d’une formation de niveau universitaire en statistique et épidémiologie et en suivi et évaluation.
• Expérience dans la coordination de projets et de financements soutenus par des partenaires techniques et financiers comme le Fonds Mondial et la Banque Mondiale serait un atout ;
• Avoir une bonne connaissance de l’environnement de travail avec les directions sanitaires départementales.
• Maitriser les logiciels de base en informatique et expérience dans l'utilisation des logiciels d'analyse des données et de gestion de projets : SAS, SPSS, Epi Info, MAP info, MS Project.
• Être disposé à effectuer au besoin des missions sur le terrain à travers les départements.
• Expérience de travail dans le système national de santé, du MSPP, du système national de gestion d’information, des processus de collecte de données au niveau central et départemental ;

Connaissances, compétences et aptitudes

• Proactivité dans l’anticipation et la résolution de problème de mise en œuvre de projet
• Maitrise et pratique des différentes phases de la gestion du cycle de projet
• Aptitudes de communication, coordination, et de travail en équipe et multidisciplinaire
• Sens de la priorisation dans la coordination des différentes activités
• Compétences de facilitation et de recherche de consensus
• Capacités d’analyse et de synthèse
• Autonomie, rigueur et approche solution et résultats.
• Connaissance des pratiques de financement du développement est un atout.
• Français, créole. Une connaissance de l’anglais est un atout mais non essentielle
• Bonne maitrise des outils informatiques et de communications courants (MS Office, etc.)

La durée du contrat est de deux (2) mois. Le renouvellement est conditionné par une évaluation satisfaisante de la performance globale du contractant dans l’exécution des responsabilités assignées suivant le processus standard de l’UGP.

Le Responsable de Suivi et d’Évaluation est supervisé par le/la Directeur (trice) Technique de l'UGP-MSPP

Les dossiers de candidatures doivent contenir : Une (1) lettre de motivation signée par le/la candidat (e) et adressée au Dr. Yves Gérard Joseph PIERRE-LOUIS, Directeur Exécutif de l'UGP-MSPP, un (1) CV à jour, Titres académiques (diplômes, certificats et attestations).

Les dossiers de candidature peuvent être soumis physiquement à la Passation des marchés de l'UGP-MSPP sise au #3, Delmas 81 à l'étage OU électroniquement à l'adresse électronique suivante : passationmarchesbm@ugp.ht. Les plis contenant les dossiers physiques ou l'objet du mail de soumission du dossier électronique doivent porter la mention: Candidature pour le poste de Responsable de suivi et évaluation à l'UGP-MSPP.