SOCIAL NAVIGATOR – support for NGOs in public services and cooperation – training organization

1. Przedmiotem zamówienia jest organizacja 2-dniowego szkolenia w ramach przeprowadzenia PROGRAMU WSPARCIA dla przedstawicieli NGO na terenie gminy Poddębice. 2. W ramach zamówienia Zamawiający wymaga od Wykonawcy organizacji 2-dniowego szkolenia (t.j. 2*8 godzin) w zakresie zapewnienia sali szkoleniowej, usługi cateringu oraz noclegów dla uczestników szkolenia. 3. Termin realizacji zamówienia: 23-24 lipca 2026 r. 4. Zamawiający wymaga, aby szkolenie zostało zrealizowane na terenie gminy Poddębice (województwo łódzkie). 5. Zamawiający przewiduje liczbę uczestników szkoleń na 15 osób, z możliwością zwiększenia lub zmniejszenia planowanej liczby o 30%, przy czym ostateczna liczba uczestników zostanie potwierdzona Zamawiającemu do trzech dni przed szkoleniem. 6. Wymagania szczegółowe związane z przedmiotem zamówienia: 1) Sala szkoleniowa będzie zlokalizowana na terenie gminy w łatwo dostępnym miejscu, do którego można się dostać korzystając z transportu publicznego. 2) Wielkość i wyposażenie sali powinny być dostosowane do zakładanej liczebności grupy szkoleniowej (uczestnicy + trener); 3) Wyposażenie sali szkoleniowej: stoły, krzesła, rzutnik multimedialny z ekranem, tablice flipchart lub tablice suchościeralne, bezprzewodowy dostęp do Internetu – jeśli sieć będzie zastrzeżona hasłem, Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu oraz Uczestnikom/Uczestniczkom, 4) Sala oraz budynek, w którym się znajduje, będą zapewniały dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. budynki/sala pozbawione barier architektonicznych). 5) Sala będzie posiadać wydzielone miejsca (osobne pomieszczenie lub przestrzeń wyodrębniona w sali szkoleniowej) do przechowywania odzieży wierzchniej i/lub bagażu, 6) oznaczenie zajęć w widocznym miejscu – w budynku oraz w sali szkoleniowej oraz drogi prowadzącej do sali w sposób umożliwiający bezproblemowe dotarcie Uczestników/ Uczestniczek - wzory materiałów do oznaczenia budynku, sali, drogi do sali dostarczy Zamawiający, 7) Sala będzie spełniać wymogi bezpieczeństwa, akustyczne, oświetleniowe, będzie ogrzewana (w okresie zimowym) lub klimatyzowana (w okresie letnim) oraz będzie posiadać zaplecze sanitarne w obrębie tego samego budynku. 8) Sala musi mieć dostępność miejsc parkingowych w obrębie budynku (w odległości nie większej niż 50 m), w którym zlokalizowana będzie sala. 9) Wykonawca będzie zobowiązany zapewnić w bezpośrednim otoczeniu sali (tj. w tym samym budynku, w którym znajduje się sala) zaplecze cateringowe, w tym stoliki i krzesła dla wszystkich uczestników szkolenia i trenerów w zakresie niezbędnym do wykonania usługi cateringowej opisanej w drugiej części zamówienia. 10) W ramach szkolenia uczestnicy będą mieli zapewniony każdego dnia szkoleniowego lunch/obiad i całodzienną przerwę kawową, a pierwszego dnia szkolenia również kolację. 11) Na przerwę kawową składać się będą co najmniej: herbata, kawa rozpuszczalna oraz kawa z ekspresu wysokociśnieniowego wraz z dodatkami typu: cukier lub jego zamiennik, mleko, cytryna; soki owocowe, woda mineralna gazowana i niegazowana (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach); słodkie przekąski typu ciasteczka (co najmniej trzy rodzaje) oraz słone przekąski (co najmniej trzy rodzaje); owoce (co najmniej trzy rodzaje). 12) Obiad obejmuje co najmniej: zupę i drugie danie do wyboru (wegetariańskie i mięsne), 2 rodzaje sałatek do wyboru; napój do wyboru (soki, woda gazowana i niegazowana). Posiłek zostanie podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 13) Kolacja obejmuje co najmniej: zupę i drugie danie do wyboru (wegetariańskie i mięsne), 2 rodzaje sałatek do wyboru; napój do wyboru (soki, woda gazowana i niegazowana). Posiłek zostanie podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 14) Zamawiający wymaga zapewnienia uczestnikom szkolenia noclegów w pokojach jedno- lub dwuosobowych z pełnym węzłem sanitarnym, w budynku zapewniającym dostęp dla osób z niepełnosprawnością ruchową (tj. pozbawionym barier architektonicznych). Zamawiający nie dopuszcza zakwaterowania uczestników szkolenia różnej płci w jednym pokoju dwuosobowym (z wyłączeniem np. małżeństw, związków partnerskich i innych przypadków zgłoszonych przez Zamawiającego). 15) Pokoje powinny spełniać standardy hotelu trzygwiazdkowego, wraz ze śniadaniem. 16) śniadanie powinno obejmować co najmniej danie na ciepło, nabiał (jajka, twaróg, sery, jogurty), wędliny (min. 2 rodzaje), płatki zbożowe, warzywa (np. pomidor, ogórek, papryka – min. 2 rodzaje), dżemy, pieczywo (min. 2 rodzaje), masło, napoje (soki, woda, kawa, herbata, dodatki: mleko, cukier, cytryna). 17) Posiłek powinien zostać podany z wykorzystaniem stolików, zastawy stołowej ceramicznej, sztućców metalowych, szklanek, filiżanek, nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. W przypadku specjalnych potrzeb żywieniowych zostaną one zapewnione zgodnie z zapotrzebowaniem danego uczestnika (np. posiłki wegetariańskie, bezglutenowe, o niskim indeksie glikemicznym itp.), wyrażonym na etapie rekrutacji (ankieta w elektronicznym formularzu zgłoszeniowym, badająca specyficzne potrzeby wynikające z niepełnosprawności lub problemów zdrowotnych bądź poglądów). 18) Zamawiający wymaga, aby sala szkoleniowa oraz miejsce noclegowe znajdowały się w odległości nie większej niż 5 minut spaceru od siebie. Zamawiający zastrzega sobie na etapie oceny oferty możliwość weryfikacji czasu przejścia pomiędzy lokalizacjami za pomocą ogólnodostępnych aplikacji nawigacyjnych. Zamawiający preferuje lokalizację sali szkoleniowej i miejsca noclegowego w jednym budynku lub kompleksie budynków. Taka lokalizacja stanowi dodatkowe kryterium oceny ofert opisane w rozdz. IX Zapytania Zamówienia uzupełniające: Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. Warunki zmiany umowy: Ostateczna cena usługi zależeć będzie od liczby uczestników szkolenia. Będzie ona obliczona na podstawie stawek jednostkowych podanych w ofercie wykonawcy. Zamawiający: Fundacja Miejsc i Ludzi Aktywnych Kategoria: Usługa CPV: 55110000-4, 55120000-7, 55300000-3, 55321000-6, 55322000-3, 55520000-1