Request for Information on the Renewal of the Document Management System

Auto-translated from fi

Original title: Tietopyyntö asianhallinnan järjestelmäkokonaisuuden uudistuksesta

Helsingin kaupunki

Published: May 22, 2026

Updated: May 22, 2026

Source: hilma_fi

About This Opportunity

This is a consulting contract in the information and communication technology sector. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums. Proposals must be submitted before June 12, 2026.

Published through Hilma Finland, a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for consulting in the information and communication technology sector. Consulting assignments are typically evaluated with a strong emphasis on the technical proposal, including the methodology and qualifications of key experts. Shortlisted firms may be invited to submit financial proposals in a second stage. This is an advance notice — the formal tender is expected to be published shortly. Interested parties can use this time to prepare documentation and identify potential partners.

Description

Original language: fi

Tietopyyntö asianhallinnan järjestelmäkokonaisuuden uudistuksesta Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai kutsu neuvottelumenettelyyn, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Helsinki valmistelee koko kaupunkia koskevaa asianhallinnan järjestelmäkokonaisuuden uudistusta. Tavoitteena on hankkia moderni ja modulaarinen järjestelmäkokonaisuus, joka mahdollistaa asiarekisterin ylläpidon, asioinnin ja asian käsittelyn tiedonhallintalain (906/2019) asettamien vaatimusten mukaisesti. Tietopyynnön kohteena ovat erityisesti asianhallinnan kokonaisuus työnkulkuineen sekä kuntalaisten sähköisen asioinnin ratkaisut. Uudistuksessa kokonaisratkaisun on mahdollistettava myös kokoushallinta / sähköisen kokouksen toiminnot, kuntalain mukainen päätöksenteko sekä molempiin liittyvät julkaisut. Kokonaisratkaisu on kaupungin alustavan arvion mukaan mahdollista koota myös sujuvasti yhteentoimivista osaratkaisuista. Helsinki on avannut tavoitetilaa ja siihen liittyviä avoimia kysymyksiä tarkemmin oheisiin liitteisiin (Hankinnan kohteen kuvaus markkinavuoropuhelua varten ja Tietopyynnön kysymyslomake). Markkinavuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään kaupungin sisäisesti kilpailutuksen valmisteluun. Helsingin kaupunki pyytää toimittajia vastaamaan tietopyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja osallistumaan siten markkinavuoropuheluun. Vastaukset liitteessä oleviin tietopyyntökysymyksiin ja muut mahdolliset kirjalliset huomiot, palvelukuvaukset ym. pyydetään toimittamaan viimeistään pe 12.6.2026. Hankintayksikkö hyödyntää tietopyynnön vastauksia markkinaymmärryksen syventämisessä. Saatujen vastausten perusteella hankintayksikkö voi kutsua valikoidun joukon toimittajia tarkentaviin, kahdenvälisiin keskusteluihin syys- lokakuussa 2026. Keskustelujen tarkoituksena on syventää yhteistä ymmärrystä markkinoilla olevista ratkaisuista, niiden kehityssuunnista sekä soveltuvuudesta kaupungin tarpeisiin, ja tarkastella vaihtoehtoisia teknisiä ratkaisumalleja. Markkinavuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään kaupungin sisäisesti kilpailutuksen valmisteluun. Varsinainen hankintailmoitus on tavoitteena julkaista alkuvuodesta 2027, Lot 1: Tietopyyntö asianhallinnan järjestelmäkokonaisuuden uudistuksesta Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, tarjouspyyntö, hankintailmoitus tai kutsu neuvottelumenettelyyn, eikä ilmoituksen julkaisemisella aloiteta tarjouskilpailua. Helsinki valmistelee koko kaupunkia koskevaa asianhallinnan järjestelmäkokonaisuuden uudistusta. Tavoitteena on hankkia moderni ja modulaarinen järjestelmäkokonaisuus, joka mahdollistaa asiarekisterin ylläpidon, asioinnin ja asian käsittelyn tiedonhallintalain (906/2019) asettamien vaatimusten mukaisesti. Tietopyynnön kohteena ovat erityisesti asianhallinnan kokonaisuus työnkulkuineen sekä kuntalaisten sähköisen asioinnin ratkaisut. Uudistuksessa kokonaisratkaisun on mahdollistettava myös kokoushallinta / sähköisen kokouksen toiminnot, kuntalain mukainen päätöksenteko sekä molempiin liittyvät julkaisut. Kokonaisratkaisu on kaupungin alustavan arvion mukaan mahdollista koota myös sujuvasti yhteentoimivista osaratkaisuista. Helsinki on avannut tavoitetilaa ja siihen liittyviä avoimia kysymyksiä tarkemmin oheisiin liitteisiin (Hankinnan kohteen kuvaus markkinavuoropuhelua varten ja Tietopyynnön kysymyslomake). Markkinavuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään kaupungin sisäisesti kilpailutuksen valmisteluun. Helsingin kaupunki pyytää toimittajia vastaamaan tietopyynnössä esitettyihin kysymyksiin ja osallistumaan siten markkinavuoropuheluun. Vastaukset liitteessä oleviin tietopyyntökysymyksiin ja muut mahdolliset kirjalliset huomiot, palvelukuvaukset ym. pyydetään toimittamaan viimeistään pe 12.6.2026. Hankintayksikkö hyödyntää tietopyynnön vastauksia markkinaymmärryksen syventämisessä. Saatujen vastausten perusteella hankintayksikkö voi kutsua valikoidun joukon toimittajia tarkentaviin, kahdenvälisiin keskusteluihin syys- lokakuussa 2026. Keskustelujen tarkoituksena on syventää yhteistä ymmärrystä markkinoilla olevista ratkaisuista, niiden kehityssuunnista sekä soveltuvuudesta kaupungin tarpeisiin, ja tarkastella vaihtoehtoisia teknisiä ratkaisumalleja. Markkinavuoropuhelussa saatuja tietoja käytetään kaupungin sisäisesti kilpailutuksen valmisteluun. Varsinainen hankintailmoitus on tavoitteena julkaista alkuvuodesta 2027 CPV: 72000000 Organisation: Helsingin kaupunki Documents: https://tarjouspalvelu.fi/helsinki?id=614060&tpk=a612efe5-d406-4a98-bc1c-ab00003a4de6

Data provenance

This notice is sourced from Hilma Finland and was originally published on May 22, 2026. Last refreshed today. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.

About Helsingin kaupunki

Helsingin kaupunki has issued 46 procurement notices on BidsFactory, including 20 currently open and 12 awarded contracts. Activity concentrates in General Supplies & Services, Governance & Public Administration, and Information & Communication Technology. All notices are published for Finland. Notices are distributed via Hilma Finland and TED - Tenders Electronic Daily (EU). Most recent publication: May 22, 2026.

Frequently asked questions about this tender

When does this tender close?

The submission deadline is June 12, 2026. You have 21 days left to prepare and submit your proposal to the contracting authority.

Who is the contracting authority?

This notice was issued by Helsingin kaupunki in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.

What type of contract is this?

This is a Consulting contract in the Information & Communication Technology sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.

Where will the contract be performed?

The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.

How can I submit a bid?

Visit Hilma Finland to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.