Procurement of media services

Forsvarsministeriets Materiel- og Indkøbsstyrelse (FMI) udbyder en 2-årige rammeaftale vedrørende medieydelser. Aftalen indeholder mulighed for forlængelse i op til 2 år. Aftalen vil blive indgået af FMI, men alle enheder under Forsvarsministeriet, herunder alle divisioner af Forsvaret i Danmark, som er under Forsvarschefens kommando, samt Beredskabsstyrelsen er imidlertid berettigede til at benytte aftalen til indkøb på aftalens vilkår og betingelser. De primære brugere forventes at være Personelkommandoen samt Hjemmeværnskommandoen. Denne rammeaftale om medieydelser indeholder visse grænseflader med FMI’s rammeaftale om reklameydelser, hvorfor samarbejdet mellem leverandørerne på de to aftaler er af stor betydning for, at købers markedsføringsindsatser opnår maksimal effekt. Såfremt der opstår et overlap i de ydelser, som skal leveres i henhold til de to rammeaftaler, vil FMI indkøbe ydelserne i henhold til rammeaftalen om reklameydelser. Køberen har imidlertid ret til at købe tilsvarende tjenesteydelser fra andre leverandører. - Aftalen angår medieydelser, der skal understøtte attraktionsopgaven i forbindelse med rekrutteringen til Køber samt Købers øvrige behov for medierådgivning eller medieformidling. Aftalen vil således blive benyttet til strategisk medieplanlægning, udvikling og eksekvering af medieplaner samt indkøb af medieplads til rimelige priser inden for de fleste mediegrupper – såvel online som offline. Herunder har Køber behov for rådgivning indenfor SEM og SEO. Aftalen omfatter også evaluering og effektmåling af eksponeringer. Køber er en politisk styret organisation, som beskæftiger sig med politiske potentielt følsomme emner. Det stiller krav til leverandører og samarbejdspartnere i forhold til at evne at manøvrere i krydsfeltet mellem politisk styring og optimal løsning af attraktionsopgaven. - Aftalen angår medieydelser og inkluderer bl.a.: Ydelser af strategisk karakter, herunder rådgivning om og udvikling af den overordnede, samlende mediestrategi for mediekøb, herunder i forhold til mål og målgrupper, platforms- og kanalvalg og evaluering, samt afklaring af mål og delmål på kort og længere sigt under inddragelse af målgruppeundersøgelser, analyser mv. Ydelser af taktisk karakter, herunder medieformidling, research af medier, inddragelse af målgrupper og marked samt medieplanlægning. Ydelser af operationel karakter, herunder forhandlinger med medieudbydere om priser, rabatter, placeringer mv., samt booking af og indrykning af materialer på medieplatforme. Ydelser af operationel karakter omfatter endvidere gennemførelse af understøttende overvågning af priser, rabatter mv. i markedet. Selve medieindkøbet samt distribution af mediemateriale er at betragte som ydelser på det operationelle niveau. Leverandøren skal på tværs af de tre niveauer foretage projektstyring, herunder løbende kontakt til og samarbejde med Køber i forbindelse med udvikling og eksekvering af mediestrategi. Rammeaftalen indeholder en honorarmodel bestående af 3 elementer: Kampagnebaseret procentvederlag, timebaseret honorar og eksterne specialydelser. Honorarmodellen omfatter prisgarantier på mediepriserne. Der sker opfølgning herpå, hvorved de faktiske medieindkøbspriser sammenholdes med de garanterede mediepriser. Ved afvigelser fra de garanterede mediepriser pålægges leverandøren en bod. Se nærmere om honorarmodellen i Bilag 8, samt Bilag 2.1.1 og Bilag 2.1.2. - Se kravspecifikation (Bilag 1) til rammeaftalen for yderligere oplysninger.