UTH_LIDEREM/2026/06/01 - Comprehensive provision of hotel services for the implementation of training for employees of the Technical and Commercial University of Helena Chodkowska, especially in the scope of: • Provision of accommodation for approximately 44 people, • Provision of catering in the form of coffee breaks and two breakfasts, two lunches, and two dinners, • Provision of training rooms and training equipment

Przedmiotem zamówienia jest kompleksowe świadczenie usług hotelarskich na potrzeby realizacji szkoleń dla pracowników Uczelni Techniczno-Handlowej im. Heleny Chodkowskiej, a zwłaszcza w zakresie: • Zapewnienia noclegu dla około 44 osób, • Zapewnienia wyżywienia w formie przerw kawowych oraz dwóch śniadań, dwóch obiadów i dwóch kolacji, • Udostępnienia sal szkoleniowych oraz wyposażenia szkoleniowego. a. Usługa będzie realizowana w dniach 24-25.09.2026 r. b. Wykonawca zapewni: i. Miejsce do realizacji szkoleń: • odległość miejsca realizacji szkoleń od kampusu UTH Jutrzenki (Warszawa, ul. Jutrzenki 135, 02-231 Warszawa) do 20 kilometrów (zgodnie z trasą w Google Maps), • salę szkoleniową umożliwiającą swobodny udział w szkoleniu przez 90 uczestników podczas rozpoczęcia i zakończenia szkoleń, • sale szkoleniowe umożliwiające podział uczestników na 4 grupy szkoleniowe po ok. 23 uczestników, wyposażone w krzesła z miękkim siedziskiem, z możliwością dowolnej aranżacji przestrzeni • Zamawiający nie wskazuje dokładnej liczby wymaganych sal, co oznacza, iż Zamawiający zaakceptuje sytuację w której Wykonawca zapewni salę szkoleniową, która pomieści 90 uczestników szkoleń, a następnie przedzieli salę (np. przy wykorzystaniu systemu ścian przesuwnych), zapewniając tym samym możliwość pracy w grupach 23-osobowych, • sale szkoleniowe wyposażone w sprzęt multimedialny umożliwiający wyświetlenie prezentacji, mikrofony (co najmniej 2 mikrofony bezprzewodowe), pilot do zmiany slajdów, nagłośnienie, ekran projekcyjny o rozmiarze zapewniającym czytelność prezentowanych materiałów multimedialnych, • klimatyzację/ogrzewanie dające możliwość utrzymania stałej temperatury w sali i jej regulacji w zależności od potrzeb uczestników spotkania, • dostęp do stałego łącza internetowego typu „światłowód” oraz bezprzewodowego Internetu wi-fi, • dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia okien, np. roletami, żaluzjami, • zaplecze sanitarne, sale muszą spełniać wymagania CIOP, BHP i p. poż., ii. Catering: • Wykonawca zapewni całodniowy serwis kawowy dla wszystkich uczestników, tj. około 90 osób, obejmujący kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub wodę z dystrybutorów wody pitnej serwowanej w szklanych dzbankach), mleko, cukier lub jego zamiennik, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce) uwzględniający specjalne potrzeby osób (np. wegetariańskie, bezglutenowe) serwowany w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych (nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców); • Wykonawca zapewni lunch/obiad dla wszystkich uczestników, tj. około 90 osób, obejmujący dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach), serwowany w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych (nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców), uwzględniający specjalne potrzeby osób (np. wegetariańskie, bezglutenowe). Wykonawca podczas obiadu zapewni dwie zupy do wyboru (w tym jedna wegetariańska), dwa dania główne do wyboru (w tym jedno mięsne i jedno wegetariańskie), minimum dwa dodatki skrobiowe do wyboru, minimum dwa dodatki warzywne do wyboru, 2 desery do wyboru, wodę niegazowaną - filtrowaną – w szklanych dzbankach (bez ograniczeń), herbatę (co najmniej trzy rodzaje, w tym czarna, zielona i owocowa), kawę z ekspresu ciśnieniowego, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne); • Wykonawca zapewni wyżywienie uczestnikom szkoleń, którzy skorzystają z noclegu, tj. dla około 44 osób, w tym kolację w dniu 24.09 oraz śniadanie w dniu 25.09 z uwzględnieniem posiłków wegetariańskich, wegańskich, bezglutenowych i bezlaktozowych oraz posiłków dla osób, które zgłoszą inne szczególne potrzeby żywieniowe. • Wykonawca podczas kolacji zapewni minimum dwa rodzaje dań głównych do wyboru (w tym jeden wariant mięsny i jeden wegetariański), dodatki warzywne – minimum dwa rodzaje do wyboru, dwa rodzaje dodatków skrobiowych do wyboru, napoje gorące i zimne, w tym herbata (co najmniej trzy rodzaje: czarna, zielona i owocowa), kawa z ekspresu ciśnieniowego, mleko do kawy (w tym do wyboru: zwykłe, bez laktozy i roślinne), cukier, cytryna, woda niegazowana – filtrowana - w szklanych dzbankach (bez ograniczeń). • Zamawiający będzie miał możliwość wyboru obiadów z co najmniej 3 propozycji menu na każdy dzień. Zamawiający potwierdzi konieczność przygotowania takich posiłków, wraz z określeniem ilości, najpóźniej do 72 godzin przed rozpoczęciem szkoleń. Szczegółowe menu zostanie uzgodnione pomiędzy Zamawiającym i Wykonawcą w drodze kontaktów roboczych. • Wykonawca zapewni stoły, obrusy i czystą zastawę wielorazowego użytku (zastawa szklana/ceramiczna, sztućce metalowe) niezbędne do zrealizowania zadania. • Wykonawca zapewni obsługę kelnerską w ilości osób niezbędnej do zrealizowania zadania. • Wykonawca zapewni obsługę sprzątającą w celu zapewnienia czystości w salach/pomieszczeniach, w który serwowane będą posiłki (przerwy kawowe oraz obiady), w tym m.in. sprzątanie stołów, podłóg, zabranie śmieci, itp.. • Wykonawca zapewni wszelkie wyposażenie niezbędnie do realizacji przedmiotu zamówienia, w tym stoły pod catering, ew. przedłużacze, itd. iii. Nocleg: • Zagwarantowany przez Wykonawcę hotel o standardzie odpowiadającym przynajmniej trzem gwiazdkom musi być wpisany do Centralnego Wykazu Obiektów Hotelarskich prowadzonego przez Ministerstwo Sportu i Turystyki. Standard hotelu musi być zgodny z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (tj. Dz.U. 2017 poz. 2166). • Miejsca noclegowe będą zapewnione w obiekcie, w którym odbywać się będzie szkolenie. • Wykonawca zapewni dostępność pokoi hotelowych jedno- i dwuosobowych (dwa łózka pojedyncze) dla co najmniej 44 osób, w konfiguracji: 4 pokoje jednoosobowe,20 pokoi dwuosobowych. Zamawiający potwierdzi dokładną liczbę pokoi oraz ich konfigurację najpóźniej do 72 godzin przed rozpoczęciem szkoleń. • Pokoje wyposażone w dostęp do bezprzewodowego Internetu oraz zaplecze sanitarne. • Wykonawca zapewni dostępność pokoi nie później niż od godz. 16:00 w dniu zakwaterowania (24 września 2026 roku), a wykwaterowanie nastąpi w dniu 25 września 2026 roku zgodnie z dobą hotelową obowiązującą w danym obiekcie. • Obiekt, w którym będą zapewnione noclegi musi być dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami (w tym dla osób poruszających się na wózkach inwalidzkich). c. Wykonawca zapewni bezpłatne miejsca parkingowe dla uczestników konferencji: minimum 30 miejsc, w tym jedno miejsce parkingowe dostosowane do potrzeb osób z niepełnosprawnościami. d. Miejsce w którym będzie realizowana usługa, w tym sale konferencyjne, pomieszczenia w których będą serwowane posiłki i przerwy kawowe, musi znajdować się w tym samym budynku. e. Miejsce podawania posiłków będzie znajdować się poza salą szkoleniową, obiady będą podawane w sali/przestrzeni wyodrębnionej na wyłączność uczestników spotkania. f. Obiekt musi być dostosowany do potrzeb osób ze szczególnymi potrzebami, w tym osób z niepełnosprawnościami. g. Dokładne harmonogramy szkoleń zostaną przedstawione Wykonawcy na 72 godziny przed rozpoczęciem szkoleń. h. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. i. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych. Zamówienia uzupełniające: Zamawiający może na podstawie umowy zlecić realizację dostaw dodatkowych, nieobjętych zamówieniem podstawowym w okresie trwania projektu, jednak nie później niż w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, o ile staną się one niezbędne i zostaną spełnione łącznie następujące warunki: a. zmiana Wykonawcy nie może zostać dokonana z powodów ekonomicznych lub technicznych, w szczególności dotyczących zamienności lub interoperacyjności usług, zamówionych w ramach zamówienia podstawowe