Request for Quotation AS/13/2026 dated 27.10.2026 for services including hotel, catering and room rental for the organization of a meeting in Warsaw

Przedmiotem zamówienia jest umożliwienie przeprowadzenia spotkania dla około 6 osób w dniu 26.11.2026 w Warszawie. Na usługę objętą niniejszym zapytaniem składa się: • udostępnienie sali spotkań na 1 dzień dla około 6 osób • zapewnienie następujących posiłków: dla około 6 osób: obiad i przerwa kawowa w dniu 26.11.2026r. oraz kolacji w dniu 25.11.2026 dla około 6 osób. • zapewnienie noclegów z 25 na 26 listopada 2026 dla około 6 osób ze śniadaniem A. SALA SPOTKAŃ (usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji – zapewnienie sali spotkań ) 1. Wynajem sali na 1 dzień dla grupy około 6- osobowej w dniu 26.11.2026 2. Standard sali: a) sala powinna spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane jest spotkanie. „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” 3. Wymagane wyposażenie sali: stół i wygodne krzesła- ustawione w układzie konferencyjnym dla 6 osób, stabilne łącze internetowe (uwzględnione w ofercie załącznik nr 3); oraz flipchart, blok papierowy i flamastry (uzupełniane w razie potrzeby), rzutnik multimedialny + ekran lub duży monitor i laptop. 4. Dostępność sali na spotkanie w godzinach: 8:00-16:00 w dniu 26.11.2026r 5.Zapewnienie osoby z obsługi do bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów organizacyjnych i technicznych w trakcie spotkania. 6. Możliwość przyklejenia lub umieszczenia w inny sposób w sali plakatu A3. 7. Sala spełnia wymogi architektoniczne zgodne z Załącznikiem nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”. Dla osób z niepełnosprawnościami zapewniony będzie dostęp do sali i toalet. B. NOCLEGI ZE ŚNIADANIAMI hotelarskie usługi noclegowe (zapewnienie noclegów dla uczestników spotkania) 1. Pokoje jednoosobowe z łazienkami dla uczestników spotkania o standardzie hotelowym nie niższym niż 2* zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie w wersji obowiązującej na dzień publikacji zapytania. Cena pokoju zawiera koszt śniadania i obejmuje nocleg w połowie w pokojach 1-osobowych. Zapotrzebowanie wraz z liczbą pokoi jednoosobowych będzie zgłaszane na bieżąco przed warsztatami, w zależności od potrzeb uczestników/czek. 2. W przypadku osób z niepełnosprawnością Wykonawca zapewni pokoje przystosowane do ich potrzeb. 3. Miejsce noclegów oraz realizacji spotkania powinno być usytuowane w takiej części miejscowości, aby odległość od najbliższego dworca PKP lub dworca PKS umożliwiała uczestnikom szybki i dogodny dojazd środkami komunikacji publicznej lub dojście piesze. Łączny czas dojazdu środkami transportu publicznego, obejmujący zarówno czas przejazdu, jak i ewentualne przesiadki, nie powinien przekraczać 30 minut, o ile podróż przebiega bez zakłóceń. Lokalizacja obiektu powinna zapewniać łatwy dostęp do przystanków komunikacji publicznej, odpowiednią częstotliwość kursów oraz komfortowe warunki dotarcia na miejsce realizacji „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” spotkania. Obiekt musi być położony w odległości nie większej niż 600 m od najbliższego przystanku komunikacji publicznej lokalnej. 4. Pokoje muszą znajdować się w tym samym budynku co sala spotkań albo dostęp do sali, która zlokalizowana jest w innym budynku niż pokoje musi zapewniać pełną dostępność dla osób z niepełnosprawnościami zgodnie z Załącznikiem nr 2 Standardy dostępności dla polityki spójności 2021-2027 do „Wytycznych dotyczących realizacji zasad równościowych w ramach funduszy unijnych na lata 2021-2027”. C. WYŻYWIENIE 1. Przerwa kawowa: dla jednodniowego spotkania 1 przerwa kawowa uzupełniana w razie potrzeby. Przerwa obejmuje: kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier, cytrynę, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki, kruche ciastka, owoce, orzechy itp. − powinna uwzględniać specjalne potrzeby osób (np. wegetariańskie, bezglutenowe), − powinna zapewniać zróżnicowanie serwowanych drobnych słonych lub słodkich przekąsek, − jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców; 2. Obiad (1 dzień spotkania) – obejmujący dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach). W razie potrzeby (wcześniejsze zgłoszenie Wykonawcy) zostanie zapewniony posiłek/łki specjalny/e (np. wegetariańskie, bezglutenowe, bez laktozy). Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. 3. Kolacja (w przeddzień spotkania tj. w dniu zameldowania w hotelu) –- obejmująca jedno danie ciepłe, pieczywo, wybór wędlin, serów i świeżych warzyw i owoców, kawę, herbatę, wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), mleko, cukier, cytrynę. W razie potrzeby (wcześniejsze zgłoszenie Wykonawcy) zostanie zapewniony posiłek/łki specjalny/e (np. wegetariańskie, bezglutenowe, bez laktozy). Jedzenie i napoje serwowane są w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie jest dozwolone używanie plastikowych naczyń lub sztućców. „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” 4. Zapotrzebowanie na posiłki będzie zgłaszane z odpowiednim wyprzedzeniem i potwierdzone na 3 dni przed warsztatami. 5. Dla spotkania wszystkie posiłki są zapewnione w tym samym budynku co noclegi. 6. Posiłki muszą spełniać następujące warunki jakościowe: ✓ powinny być przygotowane ze świeżych i naturalnych składników, ✓ powinny być przygotowywane w dniu planowanego spożycia, ✓ przed przygotowaniem, w trakcie i po są przechowywane w odpowiednich warunkach. Warunki zmiany umowy: 1. Z wyłonionym Wykonawcą zostanie podpisana umowa. Ustalone ceny (jednostkowe) nie mogą ulec zmianie przez cały okres trwania umowy. 2. Zamawiający może prosić Wykonawcę o dodatkowe wyjaśnienia lub uzupełnienie oferty. W takiej sytuacji wszyscy oferenci będą mieli szanse na takie same uzupełnienia. 3. Zapytanie może zostać unieważnione przez Zamawiającego bez podania przyczyny na każdym etapie. 4. Zamawiający przewiduje możliwość wprowadzenia następujących zmian zawartej umowy: a) zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy ze względów organizacyjnych, z zastrzeżeniem realizacji przedmiotu zamówienia w określonych ramach czasowych. b) zmiana obowiązującej stawki podatku od towarów i usług (VAT); c) zmian obligatoryjnych wynikających ze zmian przepisów prawa, 5. Zamawiający przewiduje możliwość zmiany postanowień umowy także w przypadkach, gdy: a) nastąpi zmiana powszechnie obowiązujących przepisów prawa w zakresie mającym wpływ na realizację przedmiotu zamówienia, b) konieczność wprowadzenia zmian będzie następstwem zmian wprowadzonych w umowach pomiędzy Zamawiającym a inną niż Wykonawca stroną, w tym instytucjami nadzorującymi realizację projektu, w ramach którego realizowane jest zamówienie. 6. Zamawiający informuje, że w umowie na realizację usługi określone zostaną kary umowne za niewłaściwą i nieterminową realizację usługi. Wykaz kar umownych: „Zdrowi i aktywni w pracy-wsparcie aktywności zawodowej osób starszych” a) w przypadku odstąpienia od umowy, z przyczyn leżących po stronie Wykonawcy, bez zachowania okresu wypowiedzenia przez Wykonawcę oraz w przypadku konieczności odstąpienia od umowy przez Zamawiającego z powodu realizacji zamówienia niezgodnie z przedłożoną przez Wykonawcę ofertą. W takich okolicznościach Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę w wysokości 10 % całkowitej wartości zamówienia określonej w umowie. b) Wykonawca zapłaci Za