REQUEST FOR QUOTATION No. 2/2.25/2026 for rental, fit-out and service of a stand at the PLMA 2027 trade fair in Amsterdam, as part of the project entitled "Strengthening the export potential of EDPOL Food & Innovation Sp. z o.o." under the Program: European Funds for Modern Economy, Priority: FENG.02 Environment conducive to innovation, Action: FENG.02.25 Promotion of the innovative SME brand, Agreement No.: FENG.02.25-IP.02-0012/26

1. Przedmiotem zamówienia jest usługa wynajmu powierzchni, zaprojektowania i wykonania zabudowy, transport stoiska i eksponatów oraz obsługa stoiska na targach PLMA 2027 odbywających się w dniach 25-26.05.2027 r. w Amsterdamie. Zamówienie realizowane jest w modelu usługowym i obejmuje następujące elementy: A. Koszty rezerwacji i wynajmu powierzchni wystawienniczej B. Zaprojektowanie i wykonanie zabudowy indywidualnej oraz wynajem sprzętu niezbędnego do prezentacji oferty na stoisku C. Wpis do katalogu targowego oraz dokonanie opłat rejestracyjnych, opłat wstępu na udział w wydarzeniu dla 3 pracowników Zamawiającego biorących udział w wydarzeniu targowym D. Transport eksponatów wraz z ubezpieczeniem i kosztami spedycji E. Transport stoiska i ubezpieczenie zabudowy i jej elementów F. Obsługa stoiska w tym koszty mediów oraz koszty utylizacji odpadów. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia znajduje się w treści Zapytania ofertowego, rozdział III. Zamówienia uzupełniające: Nie dotyczy Warunki zmiany umowy: 1. Zamawiający dopuszcza możliwość dokonania zmian postanowień wcześniej zawartej umowy, za zgodą obu stron umowy w formie aneksu do umowy, w przypadku wystąpienia nieprzewidzianych zdarzeń losowych lub innych uzasadnionych okoliczności niezależnych od Stron, których nie można było przewidzieć na etapie zawarcia umowy i które mają bezpośredni wpływ na możliwość terminowego lub należytego wykonania umowy. 2. Zmiana umowy może nastąpić za zgodą obu Stron i wymaga zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności. 3. Dopuszcza się zmianę umowy w przypadku zmiany przepisów mających zastosowanie przy jej wykonaniu. Dopuszcza się zmianę (waloryzację) wynagrodzenia w przypadku ustawowej zmiany stawki podatku od towarów i usług (VAT), obowiązującej w dacie powstania obowiązku podatkowego w trakcie trwania umowy. Oznacza to, że w przypadku zmiany stawki podatku VAT, Wykonawca wystawia fakturę z uwzględnieniem aktualnej stawki VAT, przy zachowaniu kwoty netto wynagrodzenia. 4. Dopuszcza się zmianę umowy w przypadku wystąpienia siły wyższej, która uniemożliwia lub istotnie utrudnia wykonanie zobowiązań wynikających z umowy. W szczególności dopuszcza się zmianę terminu wykonania przedmiotu umowy. Jako „siłę wyższą” uznaje się klęski żywiołowe, huragan, powódź, katastrofy transportowe, pożar, eksplozje, wojnę i inne nadzwyczajne wydarzenia, których zaistnienie leży poza zasięgiem i kontrolą układających się stron („siła wyższa” – to zdarzenie (a) zewnętrzne, (b) niemożliwe lub prawie niemożliwe do przewidzenia, (c) którego skutkom nie można zapobiec). 5. Dopuszcza się zmianę zawartej umowy w sytuacjach wskazanych w podrozdziale 3.2.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027. 6. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Zamawiający przewiduje możliwość zmiany np. terminu realizacji umowy lub innych postanowień umowy, które wynikać będą z postanowień umowy Zamawiającego z Instytucją dotyczącej projektu pt. „Wzmocnienie potencjału eksportowego firmy EDPOL Food & Innovation Sp. z o.o” w ramach Programu: Fundusze Europejskie dla Nowoczesnej Gospodarki, Priorytet: FENG.02 Środowisko sprzyjające innowacjom, Działanie: FENG.02.25 Promocja marki innowacyjnych MŚP, Umowa nr: FENG.02.25-IP.02-0012/26, jeśli umowa ta została zmieniona aneksem po udzieleniu zamówienia. Zamawiający dopuszcza zmianę terminu realizacji przedmiotu zamówienia, w tym wydłużenie terminu realizacji zamówienia m.in. w przypadku zmiany harmonogramu rzeczowo-finansowego projektu (stanowiącego integralną część umowy o dofinansowanie z Instytucją). Dopuszcza się wydłużenie terminu realizacji przedmiotu zamówienia o okres nie dłuższy niż wydłużenie okresu realizacji ww. projektu. 7. Dopuszcza się możliwość zmiany harmonogramu płatności, w szczególności w zakresie terminów, ilości transz i wysokości płatności, na pisemny wniosek Wykonawcy, w ramach zaproponowanej ceny za wykonanie przedmiotu zamówienia, w przypadku zaistnienia jednej z poniższych okoliczności: 7.1 zmiany terminów realizacji przedmiotu umowy lub jej etapów wynikającej z przyczyn niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy, 7.2 konieczności dostosowania płatności do rzeczywistego przebiegu realizacji przedmiotu umowy, 7.3 zaleceń Instytucji lub innych uprawnionych podmiotów kontrolujących realizację projektu. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany wydarzenia targowego (rozumianego jako zmiana nazwy targów, miasta lub kraju realizacji) oraz jego terminu w przypadku: a) odwołania, przesunięcia lub zmiany formy organizacji targów przez Organizatora targów, b) konieczności dostosowania harmonogramu projektu do zmian wprowadzonych w umowie o dofinansowanie z Instytucją, c) zmiany strategii eksportowej Zamawiającego, pod warunkiem uzyskania uprzedniej akceptacji tej zmiany przez Instytucję. 9. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany lokalizacji stoiska targowego w obrębie terenu targów PLMA 2027 wyłącznie w szczególnie uzasadnionych przypadkach, niezależnych od Wykonawcy i Zamawiającego, między innymi w takich jak: a) zmiany organizacyjne wprowadzone przez Organizatora targów, b) zmiana układu hal, ciągów komunikacyjnych lub stref tematycznych przez Organizatora targów, c) wystąpienia siły wyższej zdefiniowanej w pkt. 4 lub innych okoliczności niezależnych od Zamawiającego i Wykonawcy. W przypadku wystąpienia powyższych okoliczności, Wykonawca zobowiązany jest do adaptacji i dostosowania projektu oraz konstrukcji stoiska do nowej lokalizacji i parametrów technicznych, w ramach zaoferowanego wynagrodzenia. 10. Dopuszcza się zmianę elementów zabudowy i wyposażenia opisanych w Rozdziale III pkt 1 lit. B, F w sytuacjach: a) niedostępności rynkowej konkretnych modeli urządzeń lub materiałów (np. wycofanie z produkcji), pod warunkiem zastąpienia ich produktami o parametrach nie gorszych niż oferowane, b) zmiany wymogów technicznych lub regulaminów narzuconych przez Organizatora targów, pod warunkiem zachowania: - zasady REUSE: minimum 60% masy całkowitej zabudowy musi nadawać się do ponownego wykorzystania, - wymogów dostępności. Zamawiający: EDPOL Food & Innovation Sp. z o.o. Kategoria: Usługa CPV: 39154100-7, 60000000-8, 79950000-8, 79956000-0