Request for quotation No. 47/CK/2026 - Support for blind and visually impaired people within the activities of the Communication Center for People with Disabilities

Przedmiotem zamówienia jest obsługa osób niewidomych i słabowidzących w ramach działalności Centrum Komunikacji dla Osób z Niepełnosprawnościami, obejmująca przygotowanie materiałów w dostępnych formatach tj. nagrań dostarczonych tekstów w formie plików dźwiękowych, z zachowaniem standardów jakości i dostępności. Usługa polega na przygotowaniu nagrania dźwiękowego na podstawie dokumentów przekazanych przez Zamawiającego oraz przekazaniu gotowych plików audio drogą elektroniczną. Przedmiot zamówienia obejmuje przygotowanie plików audio zawierających treść dokumentów przekazanych przez Zamawiającego (np. pism urzędowych, umów, materiałów edukacyjnych itp.), z zachowaniem wysokiej jakości nagrania oraz zasad dostępności dla osób z niepełnosprawnością wzroku. Przygotowanie nagrania Adaptacja dokumentów przekazanych przez Zamawiającego do postaci nagrania dźwiękowego. Odczytanie treści dokumentu z zachowaniem wyraźnej dykcji, odpowiedniej intonacji oraz naturalnego tempa mowy. Wykorzystanie głosu męskiego lub żeńskiego zgodnie z wymaganiami Zamawiającego. Przygotowanie nagrania przy użyciu oprogramowania oraz narzędzi zapewniających odpowiednią jakość dźwięku. Obróbka nagrania obejmującą usunięcie zakłóceń, wyrównanie poziomu głośności oraz eliminację błędów powstałych podczas nagrania. Podział nagrania na części lub sekcje zgodnie z wytycznymi Zamawiającego, jeżeli wymagają tego przekazane materiały. Przygotowanie plików wynikowych w formacie MP3. Przekazanie nagrania Dostarczenie gotowych plików audio w formacie MP3 drogą elektroniczną (np. poprzez e-mail lub inne uzgodnione rozwiązanie) do Zamawiającego i/lub na wskazany adres e-mail. Wraz z nagraniem – przekazanie krótkiego opisu zawartości plików (np. tytuły, czas trwania, podział na części). Format i sposób przekazywania materiałów Pliki źródłowe: DOC, DOCX, PDF, RTF, ODT, JPG, JPEG, PNG, WEBP lub inne uzgodnione z Zamawiającym. Pliki wynikowe: MP3 (320 kb/s lub równoważny). Maksymalna objętość pojedynczego dokumentu przekazywanego przez Zamawiającego do realizacji w ramach jednego zlecenia wynosi 5 stron przeliczeniowych, przy czym za jedną stronę przeliczeniową uznaje się 1 800 znaków ze spacjami. Liczba stron przeliczeniowych ustalana jest poprzez zaokrąglenie w górę każdej rozpoczętej strony przeliczeniowej. Zamawiający nie będzie przekazywał do realizacji w ramach pojedynczego zlecenia dokumentów o objętości przekraczającej 5 stron przeliczeniowych. Przekazywanie materiałów pomiędzy Zamawiającym a Wykonawcą odbywać się będzie drogą elektroniczną za pośrednictwem wskazanego kanału komunikacji (np. poczta elektroniczna lub bezpieczna platforma wymiany plików). Termin realizacji zamówienia: Przedmiot zamówienia realizowany będzie od października 2026 r. do grudnia 2027 r. Warunki zmiany umowy: Zmiany umowy Poza innymi okolicznościami przewidzianymi w Umowie, Strony mogą dokonać zmiany Umowy w przypadku wystąpienia jednej z okoliczności wymienionych poniżej: Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian postanowień zawartej Umowy w stosunku do treści oferty Wykonawcy, na podstawie której dokonano wyboru Wykonawcy, w sytuacjach określonych w sekcji 3.2.4 pkt 4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027 na podstawie art. 5 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 28 kwietnia 2022 r. o zasadach realizacji zadań finansowanych ze środków europejskich w perspektywie finansowej 2021-2027. Termin wykonania zleconych zadań może ulec zmianie w następujących sytuacjach: W przypadku wystąpienia siły wyższej, tj. zdarzenia nieprzewidywalnego, będącego poza kontrolą Stron Umowy. W takim przypadku termin realizacji Umowy zostanie wydłużony o czas wystąpienia zdarzenia oraz usuwania jego skutków. W przypadku wystąpienia okoliczności niezależnych od Wykonawcy lub Zamawiającego, pod warunkiem, że zmiana ta wynika z okoliczności, których Wykonawca lub Zamawiający nie mogli przewidzieć´ na etapie publikacji Zapytania ofertowego lub składania oferty i nie jest przez nich zawiniona. Termin realizacji Umowy zostanie wydłużony o czas niezbędny do eliminacji okoliczności, za które Zamawiający lub Wykonawca nie odpowiadają; W przypadku konieczności wprowadzenia zmian w Projekcie Zamawiającego wymagających akceptacji Instytucji Zarządzającej. W takim przypadku termin realizacji Umowy i poszczególnych etapów może zostać wydłużony o czas odpowiadający okresowi od złożenia wniosku o zmianę Projektu przez Zamawiającego do czasu akceptacji zmian przez Instytucję Zarządzającą oraz ewentualnie o czas wymagany na wprowadzenie zmian w Projekcie, jeżeli wiązać się one będą z koniecznością podjęcia dodatkowych czynności przez Wykonawcę. W takim przypadku terminy wykonania zadań zostaną uzgodnione wspólnie przez Zamawiającego oraz Wykonawcę. Wynagrodzenie Wykonawcy określone w Umowie może ulec zmianie w przypadku zmiany obowiązującej stawki VAT. W takiej sytuacji wynagrodzenie ulegnie zmianie w sposób odpowiedni, tak aby odpowiadało zaktualizowanej stawce tego podatku dla zakresu dostaw objętego Umową, który na dzień zmiany stawki podatku nie został jeszcze rozliczony. Inne zmiany: W przypadku zmiany regulacji prawnych obowiązujących w dniu podpisania Umowy z Wykonawcą, która będzie przewidywała nowe wymagania co do sposobu realizacji jakiegokolwiek zobowiązania określonego Umową; W przypadku otrzymania decyzji Instytucji Zarządzającej zawierającej zmiany zakresu zadań, terminów realizacji czy też ustalającej dodatkowe postanowienia, do których Zamawiający zostanie zobowiązany. Warunki zmian: Inicjowanie zmian – na pisemny wniosek Wykonawcy lub Zamawiającego zawierający uzasadnienie; Forma zmian – aneks do Umowy z Wykonawcą w formie pisemnej pod rygorem nieważności. Zamawiający: Polski Związek Głuchych Kategoria: Usługa CPV: 32353000-2, 72310000-1, 72312100-6, 92312210-6