Request for quotation number 48/FERS/NGO/MISTIA for a digital solutions consultant within the project "NGO Excellence - supporting the quality and accessibility of services provided by NGOs

Przedmiotem zamówienia jest przeprowadzenie dla uczestników projektu „NGO Excellence - wspieranie jakości i dostępności usług świadczonych przez NGO” specjalistycznej usługi konsultacyjnej polegającej na wspieraniu organizacji pozarządowych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych. Przykłady takich rozwiązań mogą obejmować platformy e-learningowe, systemy zarządzania danymi beneficjentów, narzędzia do zdalnej obsługi klientów, systemy CRM oraz inne technologie wspierające świadczenie usług. Charakterystyka zajęć i liczba godzin: Wykonawca zrealizuje wsparcie w ramach jednej, wspólnej puli 25 godzin, która zostanie rozdysponowana pomiędzy poszczególne NGO zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wskazany limit 25 godzin stanowi całkowity czas pracy konsultanta przeznaczony na realizację całego zadania, a nie limit godzinowy przypadający na każdą organizację z osobna. Szczegółowy podział godzin na poszczególne podmioty zostanie przekazany Wykonawcy po podpisaniu umowy. 1. Grupami docelowymi projektu są: a) członkowie/kinie organizacji pozarządowej, b) pracownicy/czki organizacji zgodnie z definicją pracownika zawartą w Kodeksie pracy, c) wolontariusze/ki danej organizacji NGO. Miejsce realizacji przedmiotu Zamówienia: Zamawiający dopuszcza realizację usług doradczych w formie zdalnej, z zastrzeżeniem, że minimum 10% całkowitego wymiaru godzin konsultacji (tj. 2,5 godziny) musi odbyć się w formie stacjonarnej w siedzibie danej organizacji pozarządowej. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia w ofercie wszelkich kosztów związanych z dojazdem do danej NGO. Zamawiający nie będzie ponosił żadnych dodatkowych opłat z tego tytułu poza wskazaną w ofercie ceną całkowitą brutto. 2. Wykonawca zobowiązany jest do współpracy z pracownikiem Zamawiającego oddelegowanym do obsługi projektu. IV. Zakres realizacji przedmiotu zamówienia, w tym obowiązki wykonawcy 1. Termin i miejsce realizacji konsultacji: a. Konsultacje powinny zostać przeprowadzone w terminie od sierpnia 2026 do 30 listopada 2026 r. b. Szczegółowy harmonogram terminów realizacji konsultacji zostanie ustalony z Wykonawcą po podpisaniu umowy. c. Konsultacje mogą odbywać się od poniedziałku do soboty. d. Zamawiający dopuszcza realizację usług doradczych w formie zdalnej, z zastrzeżeniem, że minimum 10% całkowitego wymiaru godzin konsultacji (tj. 2,5 godziny) musi odbyć się w formie stacjonarnej w siedzibie danej organizacji pozarządowej. e. Wykonawca jest zobowiązany do uwzględnienia w ofercie wszelkich kosztów związanych z dojazdem do danej NGO. 2. Czas trwania konsultacji: 25 h: Wykonawca zrealizuje wsparcie w ramach jednej, wspólnej puli 25 godzin, która zostanie rozdysponowana pomiędzy poszczególne NGO zgodnie z wytycznymi Zamawiającego. Wskazany limit 25 godzin stanowi całkowity czas pracy konsultanta przeznaczony na realizację całego zadania, a nie limit godzinowy przypadający na każdą organizację z osobna. Szczegółowy podział godzin na poszczególne podmioty zostanie przekazany Wykonawcy po podpisaniu umowy. 3. Zakres i cel konsultacji: Głównym celem konsultacji jest świadczenie usług doradczych polegających na wspieraniu organizacji pozarządowych w implementacji technologicznych rozwiązań, które podnoszą jakość i dostępność usług społecznych. Przykłady takich rozwiązań mogą obejmować platformy e-learningowe, systemy zarządzania danymi beneficjentów, narzędzia do zdalnej obsługi klientów, systemy CRM oraz inne technologie wspierające świadczenie usług. Szczegółowy zakres zadań eksperckich obejmuje w szczególności: • Odpowiedzialność za to, aby wdrażane rozwiązania (np. CRM, platformy e-learningowe) były narzędziami praktycznymi, odpowiadającymi na konkretne, zdiagnozowane trudności, z jakimi mierzą się organizacje w swojej codziennej pracy. • Powiązanie wdrażanych narzędzi IT z narzędziami do samooceny i ewaluacji. Wykonawca musi zapewnić, by np. system zarządzania danymi beneficjentów pozwalał NGO na systematyczne i mierzalne monitorowanie postępów w jakości świadczonych usług. • Wdrażanie nowoczesnych trendów technologicznych: Wykonawca powinien doradzać w taki sposób, aby implementowane rozwiązania uwzględniały współczesne trendy, takie jak sztuczna inteligencja (AI) i technologie adaptacyjne. • Zapewnienie dostępności usług: Wykonawca odpowiada za to, aby wybrane technologie realnie podnosiły dostępność usług społecznych, niwelując bariery dla beneficjentów, co stanowi główny cel projektu. • Kontakt i współpraca ze Specjalistą ds. Innowacyjności Usług społecznych, który stale współpracuje z organizacjami uczestniczącymi w projekcie i potrzebującymi wsparcia specjalistycznego w zakresie innowacji. 4. Obowiązki Wykonawcy: Dokumentacja i współpraca merytoryczna: a. Przekazywanie wkładu merytorycznego do powstającego w ramach projektu podręcznika standardów, opartego na doświadczeniach zebranych podczas pracy z danym NGO, b. Po zakończeniu konsultacji w ciągu 3 dni: Przekazanie Zamawiającemu kompletu dokumentacji z przeprowadzonych spotkań obejmującej: listę obecności oraz raport podsumowujący wszystkie godziny konsultacji dla danej NGO. c. Stały kontakt z Zamawiającym, informowanie Zamawiającego o pojawiających się problemach i innych zagadnieniach istotnych dla realizacji usługi. d. Prowadzący konsultacje zobowiązany jest do informowania uczestników o współfinansowaniu konsultacji ze środków Unii Europejskiej w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. e. Wykonawcy są zobowiązani do przestrzegania zasady równości szans, w tym równości płci w trakcie realizacji usług w ramach projektu. f. Oznaczenia wszelkiej dokumentacji związanej z realizacją warsztatów zgodnie z obowiązującymi wytycznymi w zakresie realizacji projektów w ramach FERS 2021 – 2027 (odpowiednie wzory zostaną dostarczone przez Zamawiającego). V. Szczegółowe warunki realizacji usługi, w tym obowiązki Wykonawcy 1. Wykonawca zrealizuje konsultacje po podpisaniu umowy zgodnie z ustaleniami z Zamawiającym. 2. Zamawiający dostarczy Wykonawcy wzór dokumentów niezbędnych do realizacji usługi: • wzór listy obecności, • wzór raportu: załącznikiem do raportu będą wszelkie materiały wypracowane i przekazane przez NGO. 3. Po zakończeniu konsultacji w ciągu 3 dni Wykonawca przekaże Zamawiającemu komplet dokumentacji z przeprowadzonych spotkań obejmującej: listę obecności oraz raport (wraz ze wszelkimi materiałami przekazanymi przez NGO) podsumowujący wszystkie godziny konsultacji dla danej NGO. 4. Zamawiający przyjmuje protokołem przeprowadzenie konsultacji po dostarczeniu dokumentów, o jakich mowa w pkt. 3. 5. Podpisany przez Wykonawcę i Zamawiającego protokół stanowi podstawę wystawienia rachunku/faktury przez Wykonawcę. Wynagrodzenie płatne będzie na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury/rachunku, przelewem na konto Wykonawcy wskazane na fakturze/rachunku w terminie 21 dni od dnia przyjęcia faktury/rachunku przez Zamawiającego. Zamawiający: Fundacja Rozwoju Demokracji Lokalnej im. Jerzego Regulskiego Kategoria: Usługa CPV: 80000000-4, 80570000-0