REQUEST FOR PROPOSALS within the framework of proceeding No. 12/TM/PCE for the purchase of comprehensive organization services for a business mission trip, including: purchase of admission tickets, hotel services, transport of people and organization of catering within the project "Economic promotion of SMEs - Podlaskie Exporter Center" FEPD.01.05-IZ.00-0072/23 implemented within the framework of the European Funds for Podlaskie 2021-2027 Program Priority I. Research and innovation Action 1.5 Increasing the competitiveness of Podlaskie enterprises, Type

Niniejsze zamówienie jest zamówieniem częściowym, ze względów ekonomicznych, organizacyjnych, celowościowych, realizowanym w ramach Zadania 3 „Misje gospodarcze i targi” projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera”. III. Opis przedmiotu zamówienia, z podaniem informacji o możliwości składania ofert częściowych. Przedmiotem zamówienia jest usługa kompleksowej organizacji wyjazdu na misję gospodarczą w terminie 5 – 10 stycznia 2027r. w Las Vegas, Stany Zjednoczone Ameryki w charakterze zwiedzającego, w tym: zakup biletów wstępu, usług hotelarskich, transport osób oraz organizację wyżywienia. Zamówienie dotyczy organizacji misji gospodarczej w charakterze zwiedzającego na targach CES 2027 odbywających się w dniach 6 – 9 stycznia 2027r. w Las Vegas, Stany Zjednoczone Ameryki. Zamówienie realizowane jest w ramach projektu „Promocja gospodarcza MŚP – Podlaskie Centrum Eksportera” nr FEPD.01.05-IZ.00-0072/23, realizowanego w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Podlaskiego 2021-2027, Priorytet I. Badania i innowacje, Działania 1.5 Wzrost konkurencyjności podlaskich przedsiębiorstw, Typ: Internacjonalizacja i promocja gospodarcza MŚP. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany zakresu zamówienia w sytuacji wystąpienia okoliczności niezależnych od Zamawiającego. Celem zamówienia jest wybór Wykonawcy w zakresie w/w usługi. Szczegółowo przedmiot zamówienia określono poniżej. A. Zakup biletów wstępu/rejestracja uczestników na targi CES Las Vegas 2027: 1. Zakup biletów wstępu dla 20 osób w charakterze zwiedzającego na targi CES Las Vegas 2027, w dniach 6 – 9.01.2027r.; 2. Wykonawca dokona formalności związanych z zakupem biletów/rejestracją uczestników oraz ureguluje ewentualne należności za bilety; 3. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia; B. Zakup usług transportu osób na targi CES Las Vegas 2027: 1. Zakup biletów lotniczych dla 20 osób na trasie Warszawa (WAW) – Las Vegas (LAS) – Warszawa (WAW) (przelot z max 1 przesiadką), wylot: w dniu 05.01.2027r. w godzinach 12:00 – 15:00, lot powrotny: w dniu 9.01.2027r., wylot w godz. 17:00 – 24:00. Długość lotu łącznie w przesiadką w jedną stronę nie dłuższa niż 16h; Ceny biletów powinny uwzględniać:  koszt normalnego bagażu rejestrowanego min. 20 kg (+ bagaż podręczny) dla każdej z osób podróżujących;  wszelkie inne koszty związane z podróżą, w tym m. in.: koszt autoryzacji ESTA, opłaty lotniskowe, manipulacyjne, bagażowe itp.;  bilet grupowy obejmujący wszystkich uczestników podróżujących tym samym lotem;  możliwość bezkosztowej zmiany danych uczestnika w dokonanej rezerwacji biletu lotniczego;  możliwość podwyższenia klasy podróży do Business Class na życzenie uczestnika, za dodatkową opłatą, na jego koszt. Wykonawca dokona wszelkich formalności związanych z rezerwacją biletów oraz ureguluje należności za bilety lotnicze. 2. Zakup usługi transferu busem dla 20 osób, w dniu wylotu - na trasie: siedziba Zamawiającego w Białymstoku – lotnisko (WAW), oraz w dniu lotu powrotnego - na trasie: lotnisko (WAW) - siedziba Zamawiającego w Białymstoku; 3. Zakup usługi transferu busem dla 20 osób w dniu przylotu (05.01.2027r.): z lotniska (LAS) do miejsca zakwaterowania, oraz w dniu wylotu (09.01.2027r.): z miejsca zakwaterowania do lotniska (LAS); 4. Zakup usług transferu busem dla 10 osób w dniach 6-9.01.2027r. z miejsca zakwaterowania na targi CES Las Vegas 2027 (Las Vegas Convention Center (LVCC), 3150 Paradise Rd, Las Vegas, NV 89109, USA) i z powrotem; 5. Usługa ubezpieczenia 20 osób w zakresie NNW i KL, na czas podróży; 6. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia. C. Zakup usług hotelarskich podczas targów CES Las Vegas 2027: 1. Rezerwacja oraz zakup noclegów w hotelu dla 20 osób w dniach 5 – 9 stycznia 2027r. (4 noclegi), 2. Wymagana wydłużona doba hotelowa w dniu 9.01.2027r. do godz. 17:00; 3. 20 pokoi 1-osobowych z łazienką, dla niepalących; 4. Cena noclegu powinna uwzględniać śniadanie; 5. Cena powinna uwzględniać wszystkie dodatkowe opłaty m.in. resort fee; opłatę klimatyczną; 6. Hotel powinien spełniać standard min. 3-gwiazdki lub posiadać co najmniej 3,5 gwiazdki w ocenie gości Google; 7. Hotel powinien mieć dogodne położenie względem miejsca organizacji targów CES Las Vegas 2027 (Las Vegas Convention Center (LVCC), 3150 Paradise Rd, Las Vegas, NV 89109, USA); dojazd z hotelu do miejsca targów max 15 min – wskazanie dla samochodu osobowego – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps; 8. Koszt noclegów brutto nie może przekraczać określonych limitów ustawowych dla Stanów Zjednoczonych Ameryki (USA) (kwota limitu za osobę wynosi 200 USD za jedną dobę - przeliczone na PLN po kursie średnim NBP z dnia opublikowania zapytania). 9. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia. D. Organizacja 1 wspólnej kolacji dla 20 osób w dniu 8 stycznia 2027r. – posiłek składający się z przystawki, dania głównego (z opcją wyboru dania mięsnego/wegetariańskiego), deseru oraz napoju bezalkoholowego (woda, soki) lub posiłek w formie bufetu. Lokalizacja do 15 minut piechotą od hotelu – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla pieszego lub 20 min – zgodnie z danymi https://www.google.com/maps - wskazanie dla samochodu. Zamawiający zastrzega możliwość zmiany ilości osób oraz wynikającej z tego tytułu proporcjonalnej zmiany wartości zamówienia. Zamówienia uzupełniające: Zamawiający dopuszcza możliwość udzielenia Oferentowi zamówienia uzupełniającego do przedmiotu zamówienia. Warunki zmiany umowy: 1. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania przed upływem terminu składania ofert bez podania przyczyn. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zamknięcia niniejszego postępowania bez dokonania wyboru którejkolwiek ze złożonych ofert. 3. Zamawiający dopuszcza możliwość wprowadzania istotnych zmian umowy zawartej w wyniku przeprowadzenia niniejszego postępowania, w następujących przypadkach i zakresie: a) w przypadku zmiany przepisów powszechnie obowiązującego prawa w zakresie mającym wpływ na realizację umowy, lub b) wystąpienia zdarzeń siły wyższej, przez które należy rozumieć zdarzenia nagłe, wywołane przyczyną zewnętrzną, pozostające poza kontrolą obu stron umowy, lub c) w przypadku wystąpienia zdarzeń niezależnych od Zamawiającego, których nie dało się przewidzieć na etapie wszczęcia postępowania o udzielenie zamówienia, a których wystąpienie powoduje konieczność zmiany umowy. Zmianie mogą ulec m.in.: przedmiot realizacji umowy, termin realizacji umowy, warunki realizacji umowy, wysokość wynagrodzenia należnego Wykonawcy, jak również terminy zapłaty wynagrodzenia należnego Wykonawcy. 4. W przypadku gdy wybrany Oferent odstąpi od zawarcia umowy w sprawie zamówienia, Zamawiający może zawrzeć umowę z Oferentem, który w prawidłowo przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 5. Zamawiający określa następujące warunki płatności za wykonaną usługę: a) Płatność przelewem w terminie 14 dni na podstawie otrzymanej faktury VAT, z możliwością zaliczki w maksymalnej wysokości 40% wartości oferty brutto. b) Płatność końcowa po potwierdzeniu przez Zamawiającego prawidłowego wykonania usługi, zgodnie z warunkami określonymi we Wzorze umowy – załącznik nr 4. Zamawiający: Podlaska Fundacja Rozwoju Regionalnego Kategoria: Usługa CPV: 55100000-1, 60400000-2, 63510000-7, 66515300-6