Organizacja konferencji w Warszawie, dnia 19 11 2026 r. w ramach projektu Społeczny Inspektor Pracy SIP-gwarancją przestrzegania praw pracowniczych w Twoim miejscu pracy.

W związku z realizacją Projektu zapraszamy do złożenia oferty polegającej na organizacji dnia 19 listopada października 2026 r. w Warszawie konferencji wraz z zapewnieniem sali konferencyjnej, cateringu i noclegów dla uczestników projektu. 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa usługa w zakresie wynajmu sali konferencyjnej wraz ze sprzętem (rzutnik multimedialny, nagłośnienie, mikrofony co najmniej 2 (8h zegarowych)) oraz organizacja cateringu (dla 90 osób) podczas konferencji organizowanej w ramach projektu dnia 19 listopada 2026 r. w Warszawie. 2. W zakres planowanej usługi organizacji konferencji wchodzi zapewnienie: a) sali konferencyjnej z wyposażeniem (rzutnik multimedialny, nagłośnienie, mikrofony co najmniej 2 (8h zegarowych)), ustawienie Sali – teatralne, plus stół prezydialny, b) nocleg dla 40 osób w pokoju jednoosobowym wraz ze śniadaniem z 19 na 20 listopada c) usługi cateringowej dla 90 osób (obiad oraz całodniowa przerwa kawowa). 3. Konferencja planowana jest do realizacji w Warszawie, w lokalizacji zapewniającej dogodny dojazd z Dworca Centralnego komunikacją miejską (np. autobus, tramwaj, metro) w czasie nieprzekraczającym 45 minut, zgodnie z planowanym rozkładem jazdy ZTM (np. na podstawie danych z serwisu jakdojade.pl). 4. Oferent zobligowany jest w ofercie do podania proponowanej lokalizacji organizacji konferencji. 5. Szczegółowe wymagania Zamawiającego dotyczące realizacji zamówienia zostały określone w Szczegółowym Opisie Przedmiotu Zamówienia – Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego. 6. W wyjątkowych sytuacjach Zamawiający zastrzega możliwość zmiany terminu konferencji co zostanie potwierdzone przez Zamawiającego z co najmniej 2 tygodniowym wyprzedzeniem. Zamówienia uzupełniające: Na tym etapie Zamawiający nie przewiduje zamówień uzupełniających, jednak nie wyklucza ich w przypadku, gdyby były konieczne do osiągnięcia celu założonego w projekcie. Odrzucenie oferty: Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli: a) jej treść nie będzie odpowiadać treści Zapytania ofertowego, b) nie została podpisana lub została podpisana przez osobę nieuprawnioną do reprezentowania Oferenta, c) zostanie złożona przez Oferenta, który nie spełnia warunków przystąpienia do postępowania lub została złożona przez Oferenta podlegającego wykluczeniu, d) nie zawiera wszystkich wymaganych dokumentów opisanych w Sposobie przygotowania oferty lub/i dokumenty zostały przygotowane niezgodnie ze wzorami określonymi w załącznikach do niniejszego Zapytania ofertowego, e) oferta zostanie złożona po terminie wskazanym w Zapytaniu ofertowym. f) W przypadku wskazania lokalizacji niespełniającej wymagań określonych w postępowaniu ofertowym, oferta zostanie odrzucona - Konferencja planowana jest do realizacji w Warszawie, w lokalizacji zapewniającej dogodny dojazd z Dworca Centralnego komunikacją miejską (np. autobus, tramwaj, metro) w czasie nieprzekraczającym 45 minut, zgodnie z planowanym rozkładem jazdy ZTM (np. na podstawie danych z serwisu jakdojade.pl). Oferta niekompletna zostanie odrzucona, jeśli Wykonawca pomimo wezwania przez Zamawiającego do złożenia wyjaśnień lub/i uzupełnienia braków w dokumentacji ofertowej, nie uzupełni wymaganych braków w ściśle określonym terminie. Oferta odrzucona nie podlega ocenie, a Zamawiający nie ma obowiązku odpowiadania na nią. Termin ważności oferty: Oferent pozostaje związany złożoną ofertą przez okres 30 dni. Bieg terminu związania ofertą rozpoczyna się wraz z upływem terminu składania ofert. Dodatkowe informacje dla Oferenta: 1. W przypadku, gdy wybrany Oferent odstąpi od podpisania umowy z Zamawiającym lub gdyby podpisanie umowy z takim Oferentem stało się niemożliwe z innych przyczyn, Zamawiający jest uprawniony do wyboru kolejnej najkorzystniejszej oferty oraz zawarcie umowy z Oferentem, który w postępowaniu uzyskał kolejną najwyższą liczbę punktów. 2. Zamawiający może w toku badania i oceny ofert żądać od Oferentów wyjaśnień oraz dokumentów dotyczących treści złożonych ofert. 3. Zamawiający jest uprawniony do poprawienia w tekście oferty oczywistych omyłek pisarskich, niezwłocznie zawiadamiając o tym Oferenta. W przypadku rozbieżności co do kwoty oferty, za cenę oferty Zamawiający przyjmuje kwotę wpisaną słownie. 4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania na każdym etapie postępowania bez podania przyczyny. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do wprowadzania zmian w Zapytaniu ofertowym, przed upływem terminu składania ofert. Informacje o ewentualnych zmianach zostaną opublikowane w Bazie Konkurencyjności. Informacja o zmianach powinna zawierać co najmniej: datę upublicznienia zmienionego zapytania ofertowego, a także opis dokonanych zmian. Zamawiający przedłuża termin składania ofert o czas niezbędny do wprowadzenia zmian w ofertach, jeżeli jest to konieczne z uwagi na zakres wprowadzonych zmian. 6. O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadomi Oferenta, którego oferta została wybrana. 7. Zamawiający nie może być pociągany do odpowiedzialności za jakiekolwiek koszty czy wydatki poniesione przez Oferentów w związku z przygotowaniem i dostarczeniem oferty. 8. Zamawiający dopuszcza możliwość zadawania pytań dotyczących wyjaśnienia treści Zapytania ofertowego poprzez odpowiednią funkcjonalność w Bazie Konkurencyjności. 9. Zamawiający odpowie na wszystkie pytania najpóźniej na 24h przed upływem terminu składania ofert. 10. Zamawiający zastrzega, iż pytania przesłane w terminie krótszym niż 24h przed upływem terminu składania ofert mogą pozostać bez odpowiedzi. 11. Odpowiedzi na pytania zostaną przekazane taką samą drogą jaką zostały zadane Zamawiającemu, tj. poprzez Bazę Konkurencyjności. 12. Do udokumentowania zawarcia umowy, sporządzenia protokołu z wyboru najkorzystniejszej oferty konieczna jest forma pisemna. 13. Korespondencja z Oferentami będzie prowadzona wyłącznie w języku polskim. 14. Zamawiający może odstąpić od podpisania umowy, jeżeli cena wybranej oferty przewyższa kwotę, którą zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 15. Zamawiający dopuszcza możliwość negocjacji ceny z Oferentami. 16. Zamawiający wezwie Wykonawców do złożenia ofert dodatkowych, w przypadku, gdy zostaną złożone dwie oferty, które otrzymają taką samą liczbę punktów. Oferty dodatkowe nie mogą być mniej korzystne cenowo od pierwotnie złożonych ofert. Warunki zmiany umowy: 1. Zamawiający zastrzega sobie prawo zmiany umowy, jeżeli zmianie ulegną stosowne Wytyczne mające zastosowanie do projektu. 2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość udzielenia Wykonawcy wybranemu zgodnie z zasadą konkurencyjności, w okresie 3 lat od udzielenia zamówienia podstawowego, zamówień na usługi, które polegają na powtórzeniu podobnych usług. Warunkiem udzielenia zamówienia uzupełniającego jest prawidłowa realizacja zamówienia podstawowego potwierdzona protokołem zdawczo-odbiorczym. 3. Wystąpiły zamówienia dodatkowe lub zamienne niezbędne do prawidłowego wykonania zamówienia dot. prac, których wykonanie stało się konieczne na skutek sytuacji niemożliwej wcześniej do przewidzenia; 4. Wystąpiły okoliczności niezależne od Zamawiającego, niemożliwe do przewidzenia na etapie ogłaszania zapytania lub podpisywania umowy, 5. Zamawiający zastrzega sobie możliwość zmiany postanowień Umowy w następujących sytuacjach: 1)Umowa może zostać zmieniona w którymkolwiek przypadku, o którym mowa w sekcji 3.2.4 pkt 4 Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027; 2)Jeżeli w toku realizacji umowy okaże się, że sposób realizacji Przedmiotu umowy lub sam Przedmiot umowy musi zostać zmieniony z obiektywnych przyczyn technicznych lub ekonomicznych, zaś brak zmiany sposobu realizacji Przedmiotu umowy będzie zagrażał brakiem możliwości jego efektywnego wykorzystania w Projekcie, Strony mogą zmienić sposób realizacji umowy, jak i Przedmiot umowy. Zmiana nie może jednak prowadzić do zasadniczej modyfikacji Przedmiotu umowy; 3) Jeżeli w toku realizacji umowy zmianie ulegną obowiązujące przepisy prawa wspólnotowego lub polskiego lub W