Organizacja konferencji zamknięcia projektu IFSynergy w Siedlcach przez Przedsiębiorstwo Wodociągów i Kanalizacji Spółka z o.o w Siedlcach z podziałem na 4 części.

Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usługi wynajmu sali konferencyjnej z cateringiem ciągłym oraz obiadem dla 50 osób. Realizacja całego zakresu musi być wykonana w jednym lokalu w odległości do 1,5 km w linii drogowej od siedziby Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Siedlcach przy ulicy Leśnej 8. Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia wynosi: Część 1 Wynajem sali konferencyjnej wraz z cateringiem i obiadem…….……..10 000 PLN netto Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa dla 5 osób z wyżywieniem tj. nocleg w dniach 2-4 grudnia 2026r. ( dwie noce) dla 5 osób, w pokojach 1-osobowych, w hotelu min 3 gwiazdkowym. Zapewnienie usług hotelowych dla 5 osób obejmuje: 1. Wyżywienie w zakresie: - obiadokolacja w dniach 2 i 3 grudnia 2026r. - śniadanie w dniu 3 i 4 grudnia 2026r. 2. Hotel powinien mieć standard co najmniej trzygwiazdkowego (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie – tj. Dz.U. 2017 poz. 2166 z późn. zm.) i zapewniać zakwaterowanie oraz wyżywienie (śniadania/obiadokolacje). 3. Zapewnić śniadania serwowane w formie bufetu szwedzkiego, które wliczone jest w cenę noclegu. 4. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu nazwę, kategorię oraz lokalizację proponowanego hotelu, a także potwierdzenie możliwości zapewnienia wymaganej liczby pokoi i wyżywienia. 5. Lokalizacja hotelu wymaga akceptacji Zamawiającego. 6. Rezerwacja zostanie dokonana po uzyskaniu akceptacji Zamawiającego. Wykonawca odpowiada za prawidłowe dokonanie rezerwacji i zapewnienie wszystkich świadczeń objętych zamówieniem. 7. Cena usługi hotelowej obejmuje wszystkie koszty związane z realizacją świadczeń wskazanych w niniejszym punkcie, w tym noclegi i wymagane posiłki. Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia wynosi: Część 2 Usługa hotelowa dla gości konferencji…..………………………………………….2 000 PLN netto Przedmiotem zamówienia jest obsługa konferencji zamykającej projekt IFSynergy tj. Wykonanie kompleksowej usługi konferencji zamykającej projekt IFSynergy (Zamawiający wskaże miejsce konferencji po rozstrzygnięciu Części I) w tym zapewnienie moderatora, dokumentacji fotograficznej i filmowej w zakresie: I. Wykonawca zapewni moderatora (konferansjera) podczas konferencji. 1. Do obowiązków moderatora należeć będzie w szczególności: a) prowadzenie konferencji zgodnie z programem przekazanym przez Zamawiającego; b) zapowiadanie poszczególnych punktów programu oraz prelegentów; c) przedstawianie prelegentów i tematów wystąpień na podstawie informacji przekazanych przez Zamawiającego; d) koordynowanie przebiegu poszczególnych punktów programu pod względem organizacyjnym; e) współpraca z prelegentami oraz przedstawicielami Zamawiającego; f) dbanie o płynność przebiegu konferencji, przestrzeganie harmonogramu oraz odpowiedni poziom komunikacji z uczestnikami; g) reagowanie na bieżące zmiany programu w uzgodnieniu z Zamawiającym. 2. Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję moderatora wraz z informacją o jego doświadczeniu zawodowym. Propozycja podlega akceptacji Zamawiającego przed realizacją usługi. 3. Moderator powinien posiadać co najmniej 3-letnie doświadczenie w prowadzeniu konferencji, debat, wydarzeń branżowych lub wydarzeń o podobnym charakterze w publicznych wystąpieniach i prowadzeniu wydarzeń. 4. W przypadku braku możliwości realizacji usługi przez zaakceptowanego moderatora Wykonawca zapewni osobę o kwalifikacjach i doświadczeniu nie niższych niż wymagane, po uzyskaniu uprzedniej akceptacji Zamawiającego. 5. Zamawiający przekaże Wykonawcy program konferencji oraz dostępne informacje niezbędne do przygotowania zapowiedzi. Wykonawca zobowiązany jest do zapoznania się z przekazanymi materiałami przed wydarzeniem 6. Wszelka dokumentacja związana z realizacją zamówienia opatrzona powinna być odpowiednimi logotypami projektu. II. Usługa foto-video. 1. Wykonawca zapewni usługę video podczas trwania konferencji zamykającej projekt IFSynergy. 2. Wykonawca zapewni usługę fotograficzną podczas trwania konferencji zamykającej projekt IFSynergy. 3. Nośniki i materiały zostaną oddane Zamawiającemu z przekazaniem praw do ich wykorzystywania 4. Dokumentację fotograficzna konferencji zostanie wykonana profesjonalnym sprzętem o min. parametrach rozdzielczości min 12 Mpix. 5. Dokumentacja zawierać będzie co najmniej 60 zdjęć oraz film (minimum 2 minutowy) z konferencji. Zdjęcia będą przedstawiały przebieg konferencji, przywitania, zdjęcia grupowe oraz zdjęcia prelegentów. Zdjęcia nie będą przedstawiały osób spożywających posiłki. 6. Film zostanie przygotowany w formie umożliwiającej jego publikację w internecie oraz wykorzystanie w działaniach informacyjnych i promocyjnych Zamawiającego. Materiał powinien zawierać odpowiednie oznaczenia projektu i programu, zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. 7. Materiały zapisane foto i audio-video zostaną przekazane Zamawiającemu na nośniku elektronicznym (np. typu pendrive) najpóźniej w ciągu 5 dni roboczych po wykonaniu zamówienia. 8. Wykonawca przekaże Zamawiającemu prawa do korzystania z wykonanych materiałów dotyczących praw autorskich i licencji. III. Oznakowanie materiałów i zasady komunikacji. Dokumentacja fotograficzna i filmowa, a także inne materiały przygotowane w ramach zamówienia, zostaną oznakowane zgodnie z wytycznymi przekazanymi przez Zamawiającego. Oznakowanie obejmie, stosownie do rodzaju materiału i obowiązujących wytycznych: a) logo Programu Interreg NEXT Polska–Ukraina 2021–2027; b) oznaczenia projektu IFSynergy; c) logo Przedsiębiorstwa Wodociągów i Kanalizacji Sp. z o.o. w Siedlcach; d) logo Komitetu Wykonawczego Rady Miasta Iwano-Frankiwsk. Wykonawca zastosuje aktualne pliki logotypów, wymagane formuły informacyjne, zasady ich rozmieszczenia oraz pozostałe elementy identyfikacji wizualnej przekazane przez Zamawiającego. Zamawiający przekaże Wykonawcy dostępne materiały identyfikacji wizualnej oraz informacje niezbędne do prawidłowego oznakowania. Wykonawca nie może samodzielnie zmieniać treści ani proporcji logotypów. Wszystkie projekty wymagające akceptacji zostaną przekazane Zamawiającemu z odpowiednim wyprzedzeniem, umożliwiającym weryfikację i dokonanie ewentualnych korekt Wykonawca zobowiązany będzie w trakcie przygotowania i prowadzenia konferencji do ścisłej współpracy z Zamawiającym. Kwota przeznaczona na sfinansowanie zamówienia wynosi: Część 3 Kompleksowa obsługa konferencji………….……………………………………….. 3 700 PLN netto Materiały konferencyjne. Wykonawca przygotuje i dostarczy materiały informacyjne • 100 szt. ulotek informacyjnych formatu A5, • 50 kompletnych zestawów materiałów konferencyjnych dla uczestników konferencji. Specyfikacja ulotek ● Ulotki muszą być oznaczone akronimem i nazwą programu "Interreg NEXT Poland – Ukraine 2021-2027" dostarczonymi przez Zamawiającego, ● Grafika i tekst dostarczone przez Zamawiającego ● Format A5, ● Nadruk dwustronny ● Gramatura papieru min 130 g/m2 Każdy zestaw będzie obejmował: a) 1 długopis; b) 1 torbę konferencyjną Specyfikacja długopisu ● Kolor biały, dobrze uwidaczniający logo programu "Interreg NEXT Poland – Ukraine 2021-2027" dostarczone przez Zamawiającego, ● Długopis automatyczny Specyfikacja toreb ekologicznych ● Torby ekologiczne z płótna bawełnianego z długimi uchwytami, muszą być oznaczone akronimem i nazwą programu "Interreg NEXT Poland – Ukraine 2021-2027" dostarczonymi przez Zamawiającego, ● Kolor jasny beż (krem), dobrze uwidaczniający logo programu, ● Wymiary 38x42x8 cm (+/- 2 cm) ● Gramatura materiału min 140 g/m2 ● Nadruk metodą sitodruku lub inną metodą zapewniającą wyraźną, trwałą i trudną do usunięcia grafikę logo programu 2. Materiały powinny być wykonane z materiałów przyjaznych środowisku, w szczególności z materiałów ograniczających zużycie tworzyw sztucznych, odpowiednio do rodzaju produktu. Wykonawca na żądanie Zamawiającego przedstawi informacje o zastosowanych materiałach. 3.