Smart AI - cyfrowy skok w nowoczesne doradztwo

UWAGA! Ze względu na zmiany dokonane w ogłoszeniu oraz załącznikach dnia 4.08.2026 zmieniono termin składania ofert na 11.08.2026 (wtorek). Przedmiotem zamówienia jest: 1. Skaner do wyszukiwania danych i tworzenia alertów oraz pakietów treści do strony www 2. Narzędzie do rozsyłania zautomatyzowanych i spersonalizowanych flow marketingowych z analizą danych Systemy muszą stanowić zintegrowane rozwiązanie, umożliwiające automatyczny i dwukierunkowy przepływ danych pomiędzy modułami. A. WYMAGANIA OGÓLNE System musi: • być aplikacją webową, • umożliwiać integrację poprzez REST API, • zapewniać dwukierunkową wymianę danych, • być hostowany w chmurze UE, • posiadać środowisko testowe i produkcyjne, • umożliwiać eksport danych (CSV/JSON), • zapewniać dostępność min. 99% rocznie, • umożliwiać zwiększenie liczby źródeł i użytkowników bez przebudowy systemu. • zapewniać stabilne działanie systemu przy jednoczesnej pracy minimum 3 użytkowników administracyjnych oraz przy przetwarzaniu i archiwizacji minimum 10 000 rekordów danych, bez istotnego spadku wydajności. • Czas odpowiedzi systemu w panelu administracyjnym nie powinien przekraczać 3 sekund dla standardowych operacji przeglądania i filtrowania danych przy obciążeniu wskazanym powyżej. • Interfejs użytkownika systemu powinien być projektowany z uwzględnieniem zasad dostępności cyfrowej, w szczególności zgodności ze standardem WCAG 2.1 na poziomie co najmniej AA w zakresie funkcjonalności dostępnych dla użytkowników końcowych. W ramach odbioru końcowego Wykonawca przekaże raport z weryfikacji dostępności (checklista WCAG + opis zidentyfikowanych odstępstw i sposobu ich usunięcia). Nie dopuszcza się: • rozwiązań polegających wyłącznie na integracji gotowych narzędzi mailingowych, • braku warstwy automatycznej analizy danych, • braku dostępu Zamawiającego do danych. B. MODUŁ SKANERA DO WYSZUKIWANIA DANYCH System musi umożliwiać: 1. Monitorowanie min. 30 niezależnych źródeł obejmujących fundusze UE, krajowe, regionalne, fundacje, konkursy branżowe oraz instrumenty finansowe. 2. Obsługę RSS, REST API oraz analizę stron HTML. 3. Harmonogram przeszukiwania min. 1 raz dziennie z możliwością zwiększenia częstotliwości.

4. Automatyczne wykrywanie zmian w treści. 5. Eliminację duplikatów.

6. Automatyczną klasyfikację tematyczną opartą o modele przetwarzania języka naturalnego (NLP).

7. Automatyczne generowanie streszczeń treści przy wykorzystaniu modeli językowych. 8. Generowanie treści do publikacji (HTML/Markdown). 9. Tagowanie i kategoryzację danych.

10. Archiwizację danych i historię alertów. 11. Konfigurowalne alerty (e-mail i panel systemu). 12. Wprowadzanie podmiotów i ich szczegółowych danych do automatycznego dopasowania dotacji.

13. Alerty i kontrola jakości: - tryb automatyczny - dla powiadomień systemowych, - tryb wymagający zatwierdzenia przed wysyłką - np. wysyłka komunikatów dla podmiotów wprowadzonych do systemu. Zamawiający ma możliwość wyboru trybu działania na poziomie całego systemu lub wybranych kampanii. - możliwość edycji przed zatwierdzeniem - historia zatwierdzeń Za niezależne źródło uznaje się odrębny serwis publikujący informacje o naborach. System musi umożliwiać administratorowi samodzielne dodawanie nowych źródeł z poziomu panelu administracyjnego bez ingerencji programistycznej, chyba, że wybrany przez administratora serwis nie będzie tego umożliwiał. C. MODUŁ AUTOMATYZACJI KOMUNIKACJI. System musi umożliwiać: Segmentację • dynamiczną segmentację odbiorców, • scoring leadów (min. 5 parametrów), • segmentację na podstawie zachowań użytkownika, • automatyczne przenoszenie między segmentami. Logikę komunikacji • warunki if/else, • opóźnienia czasowe, • reakcję na brak aktywności, • triggery oparte o dane ze skanera, • wieloetapowe sekwencje. Personalizację • dynamiczne pola, • warianty treści, • dopasowanie komunikatu do segmentu. Nie dopuszcza się wyłącznie statycznych szablonów. Analitykę • open rate, • CTR, • raportowanie efektywności kampanii, • eksport raportów (CSV/PDF), • dostęp do danych poprzez API. D. INTEGRACJE System musi integrować się z: • CRM (REST API), • stroną www (formularze), • narzędziem analitycznym, • modułem skanera. E. BEZPIECZEŃSTWO System musi zapewniać: • szyfrowanie transmisji (TLS), • szyfrowanie danych w bazie, • kontrolę dostępu (role), • MFA, • rejestrowanie zdarzeń, • codzienne kopie zapasowe, • politykę retencji danych, • zgodność z RODO, • możliwość wdrożenia polityk zgodnych z ISO 27001. F. WYMAGANIA WDROŻENIOWE 1. Analiza przedwdrożeniowa 2. Opracowanie architektury systemu 3. Opracowanie UX aplikacji 4. Opracowanie projektu graficznego UI 5. Opracowanie aplikacji w języku PHP w oparciu o framework Laravel oraz VUE Zamawiający dopuszcza rozwiązania równoważne zapewniające wskazane funkcjonalności. Za rozwiązanie równoważne uznaje się takie, które w równoważnym stopniu spełnia wymagania OPZ, w szczególności w zakresie funkcjonalności, bezpieczeństwa, wydajności oraz możliwości utrzymania i rozwoju. Wykonawca w ofercie przedstawi opis techniczny wskazujący, w jaki sposób oferowane rozwiązanie spełnia wymagania OPZ. 6. Doradztwo w zakupie serwera testowego oraz produkcyjnego 7. Konfiguracja serwera testowego oraz produkcyjnego 8. Stworzenie integracji CI/CD do automatycznej publikacji zmian 9. Publikacja aplikacji na serwerze testowym oraz produkcyjnym 10. Testy funkcjonalne 11. Testy bezpieczeństwa (wewnętrzne) – wyniki testów zostaną udokumentowane i przekazane Zamawiającemu. 12. Testy wydajnościowe (wewnętrzne) – wyniki testów zostaną udokumentowane i przekazane Zamawiającemu. 13. Dokumentacja techniczna 14. Dokumentacja użytkownika 15. Szkolenie (min. 8 godzin, dla max. 8 pracowników, szkolenie w siedzibie Zamawiającego). 16. 12-miesięcy wsparcia powdrożeniowego obejmującego następujące m.in. terminy i sposób usunięcia awarii i usterek • Czas reakcji – 24 h od momentu zgłoszenia, przy czym przez czas reakcji rozumie się czas od momentu zgłoszenia awarii przez Zamawiającego do momentu rozpoczęcia naprawy przez Wykonawcę, • Czas usunięcia błędu krytycznego – 72 h, przy czym przez błąd krytyczny rozumie się sytuację uniemożliwiającą korzystanie z kluczowych funkcji systemu, • Zamawiający dopuszcza przy tym zdalną realizację naprawy, o ile taka będzie możliwa, • Zarówno dla czasu zgłoszenia awarii jak i liczenia czasu reakcji serwisowej, liczone będą wyłącznie godziny w dni robocze od 8.00 do 16.00, przy czym w zakresie błędu krytycznego termin 72 h na usunięcie awarii liczony jest od chwili dokonania zgłoszenia, bez względu na termin dokonania tego zgłoszenia (tj. również w dni ustawowo wolne od pracy).czas reakcji na zgłoszenie do 24h w dni robocze, • Zgłoszenia mogą być przekazywane drogą mailową lub poprzez system zgłoszeniowy, • W ramach wsparcia powdrożeniowego Wykonawca zobowiązany jest również do dokonywania korekt i zmian systemu, których wykonanie okaże się niezbędne w toku jego użytkowania, np. na skutek integracji czy korzystania z innych systemów, w wymiarze maksymalnie 20 godzin przez cały okres wdrożeniowy (tj. 12 miesięcy). G. PRAWA AUTORSKIE W przypadku rozwiązania dedykowanego: • przeniesienie autorskich praw majątkowych, • prawo do wykonywania praw zależnych, • przekazanie kodu źródłowego, • brak ograniczeń czasowych, • brak dodatkowych opłat licencyjnych. Dokumentacja projektowa i użytkowa podlega przeniesieniu praw majątkowych lub udzieleniu licencji nieograniczonej czasowo. W przypadku rozwiązania SaaS Zamawiający: • zachowuje pełne prawo do danych. • pełny dostęp do danych, • możliwość eksportu kompletnej bazy, • brak uzależnienia od jednego dostawcy (vendor lock-in). H. ODBIÓR KOŃCOWY Odbiór końcowy nastąpi po potwierdzeniu spełnienia wszystkich funkcjonalności określonych w OPZ oraz po przeprowadzeniu testów funkcjonalnych z udziałem Zamawiającego i będzie potwierdzony protokołem odbioru. Odbiór nastąpi po potwierdzeniu działania kluczowych mechanizmów tj: • mechanizmu klasyfikacji, • generowania streszczeń - system musi umożl