ZAPYTANIE OFERTOWE nr 01/2026/ARo z dnia 18.09.2026 r.

1. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług asystenta rodziny (asystentura rodzinna) na rzecz rodzin i uczestników projektu pn. „Aktywna Rodzina w powiecie ostrołęckim”, w ramach Zadania 2 „Asystentura rodzinna”. Wsparciem objętych zostanie łącznie 80 uczestników projektu (co najmniej 60 osób z niepełnosprawnościami - dzieci i młodzieży - oraz co najmniej 20 opiekunów faktycznych) z co najmniej 50 rodzin zamieszkujących powiat ostrołęcki, w tym gminy objęte obszarem strategicznej interwencji: Łyse, Kadzidło, Myszyniec i Baranowo. 2. Wymiar zamówienia, liczba zawieranych umów i uzasadnienie braku podziału na części Przedmiot zamówienia obejmuje łącznie maksymalnie 3 360 godzin zegarowych usług asystenta rodziny o łącznej wartości maksymalnie 168 000,00 zł brutto. Zamówienie nie jest podzielone na części; Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych. Uzasadnienie niedokonania podziału na części, wymagane przez pkt 22 lit. e sekcji 3.2.2 Wytycznych: usługa asystentury rodzinnej jest jednorodna - każdy asystent wykonuje ten sam zakres czynności, na tym samym obszarze i w tym samym okresie. Wymiar wsparcia przypadający na poszczególne rodziny nie jest znany w dniu wszczęcia postępowania, ponieważ wynika z diagnoz i Indywidualnych Planów Wsparcia opracowywanych w Zadaniu 1 projektu do 31.12.2026 r., a przydział rodzin do asystentów następuje dopiero po diagnozie. Wydzielenie części byłoby zatem sztuczne: zakres każdej z nich byłby identyczny, a Wykonawcy nie mieliby żadnego kryterium pozwalającego racjonalnie wybrać część, na którą składają ofertę. Brak podziału nie ogranicza konkurencji - przeciwnie, każdy Wykonawca składa ofertę na to samo zamówienie i jest oceniany w jednym rankingu, a Zamawiający zawiera umowy z czterema Wykonawcami. Zamawiający zawrze umowy z czterema Wykonawcami, których oferty uzyskały najwyższą łączną liczbę punktów w rankingu, o którym mowa w Sekcji V pkt 5. Liczba czterech umów wynika z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, który przewiduje pracę czterech asystentów rodziny. Zamówienie jest udzielane łącznie czterem Wykonawcom, którzy realizują je równolegle; cztery oferty o najwyższej łącznej liczbie punktów stanowią oferty najkorzystniejsze w rozumieniu pkt 20 sekcji 3.2.2 Wytycznych, a zawarcie umowy z każdym z tych Wykonawców jest udzieleniem zamówienia wybranego w niniejszym postępowaniu. Konstrukcja ta wynika z charakteru usługi świadczonej osobiście oraz z limitu 15 rodzin na jedną osobę, który uniemożliwia wykonanie całości zamówienia przez jednego Wykonawcę. Zamawiający zawiera cztery umowy dla czterech osób wskazanych w ofertach z miejsc 1-4; ten sam Wykonawca może być stroną więcej niż jednej umowy, jeżeli dotyczą one różnych wskazanych osób. Twardym limitem jest wyłącznie limit łączny dla całego zamówienia: 3 360 godzin zegarowych i 168 000,00 zł brutto dla wszystkich umów zawartych w postępowaniu. Limity łączne obejmują także umowy zawarte w kolejnych postępowaniach na usługi asystenta rodziny w Zadaniu 2. W umowie z każdym Wykonawcą ustala się pułap 1 344 godzin i 67 200,00 zł brutto oraz limit 15 rodzin objętych wsparciem jednocześnie; pułap ten nie stanowi przydziału ani gwarancji, lecz górną granicę zobowiązania z jednej umowy. Liczba rodzin i liczba godzin przypadające poszczególnym Wykonawcom nie są równe - zależą wyłącznie od potrzeb rodzin wynikających z diagnoz i Indywidualnych Planów Wsparcia i mogą istotnie różnić się między Wykonawcami; asystent obejmujący wsparciem mniej rodzin może zrealizować więcej godzin niż asystent obejmujący wsparciem więcej rodzin. Wynagrodzenie przysługuje wyłącznie za godziny faktycznie zrealizowane, rozliczane miesięcznie na podstawie zatwierdzonej przez Zamawiającego miesięcznej ewidencji godzin. Wsparciem objętych zostanie co najmniej 50 rodzin; przy limicie 15 rodzin na jedną osobę czterech asystentów może objąć wsparciem 60 rodzin jednocześnie, co pozwala przyjąć do projektu większą liczbę rodzin bez zmiany umów, w granicach łącznego limitu 3 360 godzin i 168 000,00 zł brutto. Zmiana liczby i składu rodzin następuje na zasadach określonych w Sekcji VII pkt 6 ppkt 1 i nie wymaga aneksu. Orientacyjnie, według zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie, jeden asystent realizuje średnio 35 godzin miesięcznie, a na jedną rodzinę przypada średnio 67 godzin w całym okresie projektu. Wartości te mają charakter wyłącznie informacyjny i nie stanowią gwarancji. Zasady składania ofert: każda osoba wskazana do osobistego świadczenia usług stanowi odrębną pozycję oceny i rankingu (dalej także: oferta). Jednej osobie wskazanej w ofercie może zostać udzielone tylko jedno zamówienie. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych ani częściowych. Zgodnie z pkt 5 sekcji 3.2.2 Wytycznych wartość zamówienia ustalono łącznie dla całości usług asystentury rodzinnej w projekcie (168 000,00 zł brutto). Zamówienie nie zostało podzielone, a wartości szacunkowej nie zaniżono; postępowanie obejmuje całość zamówienia i prowadzone jest z zastosowaniem zasady konkurencyjności. 3. Zakres merytoryczny usług Wykonawca będzie świadczył usługi asystenta rodziny obejmujące w szczególności:  Wsparcie funkcjonalne i opiekuńcze: pomoc rodzicom i opiekunom w planowaniu i organizacji codziennego życia rodziny z uwzględnieniem specyficznych potrzeb dziecka lub osoby młodej z niepełnosprawnością (planowanie terapii, wizyt lekarskich, dojazdów, organizacji czasu wolnego); praktyczna pomoc i instruktaż w zakresie metod opieki i pielęgnacji dostosowanych do rodzaju i stopnia niepełnosprawności; pomoc w poszukiwaniu i utrzymaniu pracy przez rodziców i opiekunów oraz w załatwianiu spraw urzędowych i formalnych związanych z niepełnosprawnością.  Wzmacnianie kompetencji rodzicielskich i emocjonalnych: budowanie relacji rodzinnych i więzi emocjonalnych między rodzicami a dzieckiem z niepełnosprawnością oraz rodzeństwem; wsparcie emocjonalne rodziców w radzeniu sobie ze stresem, frustracją i wypaleniem wynikającym z długotrwałej opieki.  Integracja i dostęp do usług specjalistycznych: pomoc w nawiązaniu kontaktu z placówkami wsparcia, ośrodkami rehabilitacyjnymi, szkołami specjalnymi, poradniami psychologiczno-pedagogicznymi i specjalistami; towarzyszenie rodzinie w dotarciu do instytucji (urzędy, ZUS, PCPR, OPS) oraz w korzystaniu z usług projektowych; wspieranie integracji rodziny ze społecznością lokalną i grupami wsparcia.  Koordynacja realizacji Indywidualnych Planów Wsparcia: pełnienie funkcji głównego punktu kontaktowego rodziny; koordynowanie wszystkich usług przewidzianych w IPW (ustalanie harmonogramów konsultacji, warsztatów i zajęć w sposób wykonalny dla rodziny); dobór specjalistów do potrzeb danej rodziny; monitorowanie efektów wsparcia i postępów rodziny w realizacji IPW; inicjowanie modyfikacji IPW w razie braku postępów lub zmiany sytuacji rodziny.  Działania interwencyjne w sytuacjach tego wymagających, w tym w przypadku zagrożenia bezpieczeństwa dziecka, we współpracy z Zamawiającym i właściwymi instytucjami. Zakres, miejsce i wymiar wsparcia będą ustalane indywidualnie dla każdej rodziny, odpowiednio do zdiagnozowanych potrzeb, umowy zawartej z rodziną na wzorze kontraktu socjalnego oraz Indywidualnych Planów Wsparcia uczestników. Czas pracy z poszczególnymi rodzinami zostanie rozłożony proporcjonalnie do ich potrzeb, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym z Zamawiającym i rodziną. 4. Miejsce i forma realizacji Wsparcie ma charakter indywidualny - asystent pracuje z pojedynczą rodziną i jej członkami, a nie w formie zajęć grupowych. Formami realizacji usług są: spotkania w miejscu zamieszkania rodziny na terenie powiatu ostrołęckiego lub w innym miejscu wskazanym przez rodzinę, spotkania w salach Specjalnego Ośrodka Szkolno-Wychowawczego w Czarni oraz w lokalach instytucji lokalnych, towarzyszenie rodzinie w dotarciu do instytucji i placówek, a także kontakt telefoniczny, mailowy i zdalny. Podstawową formą pozostaje praca w środowisku rodziny; kontakt telefon