ZAPYTANIE OFERTOWE nr 5/CH/PSZ/F006 - dotyczące wyboru wykonawcy w zakresie świadczenia usług noclegu, cateringu i wynajmu sal w związku z realizacją studiów podyplomowych

Najem sal dydaktycznych do prowadzenia studiów podyplomowych 1. Zamówienie dotyczy wynajmu sali dla 1 grupy; 2. Sala dydaktyczna musi znajdować się w budynku na terenie Katowic lub Chorzowa w odległości nie większej niż 500 m od najbliższego przystanku autobusowego, tramwajowego komunikacji miejskiej lub kolejowego (odległość liczona według mapy Google, trasa piesza); 3. Sala szkoleniowa powinna pomieścić co najmniej 25 osób. Sala musi spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, powinna być dobrze oświetlona, klimatyzowana; 4. Wymagania dotyczące wyposażenia sali: • stoły z krzesłami dla co najmniej 25 uczestników/ek i 1 trenera/ki, • rzutnik multimedialny z ekranem, • komputer, • przedłużacz, • tablice flipchart z papierem lub tablice suchościeralne, • dostęp do Internetu, • ułatwienia zgodne z potrzebami osób z niepełnosprawnościami ruchu; 5. W budynku muszą zostać zapewnione odpowiednie warunki do prowadzenia zajęć dydaktycznych: • ok. 2m2 na osobę w sali szkoleniowej • sala oraz budynek, w którym się znajduje, musi spełniać wymogi dostępności (zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027), co obejmuje m.in. udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podjazdy, dostępne toalety) i osób mających trudności komunikacyjne (łatwość dostępu, szerokie korytarze). Musi być pozbawiony barier architektonicznych i komunikacyjnych, wyraźnie oznakowany w sposób ułatwiający przemieszczanie się osób z niepełnosprawnością (właściwe oznakowanie budynków, plansze i wskazówki ułatwiające przemieszczanie się). • zaplecze sanitarno-higieniczne 6. Wykonawca musi zapewnić możliwość organizacji przerwy kawowej i lunchu, co wymaga dostępu do miejsca serwowania cateringu. W przypadku, gdy Wykonawca sam nie zapewnia cateringu w zakresie przerwy kawowej i lunchu, musi wyrazić zgodę na organizację takiej usługi przez innego Wykonawcę w budynku realizacji zajęć i zapewnić miejsce na świadczenie usługi przez Wykonawcę wybranego w ramach oceny części 2 niniejszego zapytania; 7. Wynajem sali obejmuje wszelkie koszty jej utrzymania, w tym energii elektrycznej. 8. Usługa wykonywana będzie w czasie zjazdów na studiach podyplomowych. Zjazdy obejmują dwa dni: soboty i niedziele, w sposób ciągły w godz. 8:00-19:00, w planowanych terminach: • 12-13.09.2026 • 26-27.09.2026 • 10-11.10.2026 • 24-25.10.2026 • 21-22.11.2026 • 12-13.12.2026 • 09-10.01.2027 9. Liczba grup, a tym samym sal szkoleniowych, uzależniona jest od aktualnych rekrutacji na studia podyplomowe – min. 1 max. 4 w jednym dniu zajęć; 10. Wykonawca zapewni osobę do obsługi i bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie najmu; 11. Spełnienie warunków zawartych w opisie przedmiotu zamówienia może zostać zweryfikowane przez Zamawiającego na miejscu w trakcie wizji lokalnej. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty, jeżeli w wyniku wizji lokalnej okaże się, że faktyczny standard oferty nie jest zgodny z przedstawionymi w ofercie kryteriami i oświadczeniem Wykonawcy. 12. W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń losowych Wykonawca jest zobowiązany zapewnić salę szkoleniową o nie gorszej jakości, na swój koszt, z innych źródeł. Usługa cateringowa, która polega na przygotowaniu, dostarczeniu na wskazany adres na terenie miasta Katowice lub Chorzów, przygotowaniu stołu cateringowego, ustawieniu sprzętu, naczyń i produktów spożywczych na stole cateringowym oraz posprzątaniu po zakończeniu serwowania posiłków, dla uczestników/czek studiów podyplomowych na zjazdach sobota-niedziela w zakresie: 1) Ciągła przerwa kawowa - obejmuje minimum: • Kawę z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%, mleko bez laktozy, cukier biały i brązowy w saszetkach. 0,5l na jedną osobę; • Herbatę w kopertach (czarna, zielona, owocowa). Cukier biały i brązowy w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki. Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy (0,5l na jedną osobę); • wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), • soki – co najmniej 200ml na osobę, • ciasta (co najmniej dwa rodzaje) – po dwa kawałki na osobę (1 kawałek 150 gram) lub kruche ciastka (co najmniej dwa rodzaje) lub słone przekąski i owoce serwowane w formie bufetu, • maksymalna cena – 55 zł na 1 osobę 2) Lunch - obejmuje minimum dwa dania ciepłe (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach): • mięso lub/i ryba na ciepło – co najmniej 150 gram na osobę; • zestaw surówek ze świeżych warzyw lub/i gotowanych warzyw; • dodatki: (ziemniaki, kasza, ryż lub frytki); • soki owocowe – co najmniej 200 ml na osobę, • woda mineralna – co najmniej 200 ml. • Posiłki w ramach lunchu w dniach danego zjazdu (sobota-niedziela) muszą się od siebie różnić. • maksymalna cena jednej porcji– 60 zł na 1 osobę Realizacja przedmiotu zamówienia polega na: 1. Wymagania i zastrzeżenia dotyczące posiłków a. jakość i świeżość produktów • wszystkie potrawy muszą być przygotowane ze świeżych produktów, w dniu podania; • niedopuszczalne jest stosowanie produktów przeterminowanych, odgrzewanych lub o obniżonej jakości. b. Bezpieczeństwo i higiena • Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.); • przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami HACCP; • zachowanie odpowiednich warunków przechowywania i transportu potraw (termosy, bemary, chłodnie). c. Różnorodność i urozmaicenie • menu musi obejmować co najmniej dwa warianty dań głównych mięsne/rybne/wegetariańskie) – dotyczy lunchu; • sałatki/surówki przygotowane w różnych wersjach smakowych; • napoje dostępne w kilku wariantach (gazowane/niegazowane, różne smaki soków). d. Wymogi dietetyczne • wykonawca powinien umożliwić przygotowanie porcji specjalnych (np. bezglutenowych, bezlaktozowych, wegetariańskich) na zgłoszenie Zamawiającego. e. Ekologia i zrównoważony rozwój • jedzenie i napoje serwowane będą w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie będą używane plastikowe naczynia lub sztućce. 2. Wykonawca zapewni serwis (w tym sprzątający) podczas i po posiłkach. 3. Terminy realizacji: • 12-13.09.2026 • 26-27.09.2026 • 10-11.10.2026 • 24-25.10.2026 • 21-22.11.2026 • 12-13.12.2026 • 09-10.01.2027 4. Wielkość zamówienia (liczbę porcji) poszczególnych dostaw w ramach zamówienia ustalane są każdorazowo z Wykonawcą. 5. Miejsce realizacji usługi zostanie wskazane przez Zamawiającego – na terenie Katowic lub Chorzowa. 6. Zamawiający wymaga, by realizacja zamówienia następowała zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji (w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn). 7. Na koniec realizacji każdego zjazdu przeprowadzana jest wśród uczestników/czek ankieta ewaluacyjna. Niska ocena usługi może być podstawą do rozwiązania umowy o realizację zamówienia. noclegi dla uczestników projektu 1. Standard obiektu a. Zamówienie obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o minimalnie 2*standardzie hotelu i maksymalnie 3* (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) wraz ze śniadaniem. Istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie, wg. załącznika nr 3 do Regulaminu wyboru projektu „Rozwój kwalifikacji i kompetencji pracowników instytucji rynku pracy” numer naboru: FERS.01.02-IP.06-003/24 - https://fers.mrpips.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0017/20645/zal_nr_3_zestawienie_standardu_i_cen_rynkowych.pdf b. obiekt musi spełniać wymogi kategorii hotelow