Event and Travel Management Company (EGEV) for C40 Events and Workshops in Brazil
Description
Chamado de Propostas
Empresa de Gestão de Eventos e Viagens (EGEV)
para Eventos e Workshops da C40 no Brasil
C40 Cities Climate Leadership Group, Inc.
120 Park Avenue, 23rd Floor
New York, NY 10017
United States of America
28/04/2026
Conteúdo
1. C40 Cities Climate Leadership Group Inc. 1
2. Resumo e objetivo 1
3. Diretrizes da Proposta 3
4. Cronograma do Chamado de Propostas 4
5. Critérios de Avaliação 5
6. Orçamento e Custos 5
7. Políticas C40 6
8. Envio de Propostas 6
1. C40 Cities Climate Leadership Group Inc.
A C40 é uma rede de quase 100 prefeitos das principais cidades do mundo trabalhando para entregar a
ação urgente necessária agora para enfrentar a crise climática e criar um futuro onde todos, em todos os
lugares, possam prosperar. Prefeitos das cidades da C40 estão comprometidos em usar uma abordagem
baseada na ciência e focada nas pessoas para limitar o aquecimento global em linha com o Acordo de Paris
e construir comunidades saudáveis, equitativas e resilientes. Trabalhamos ao lado de uma ampla coalizão de
representantes do setor trabalhista, empresarial, do movimento climático juvenil e da sociedade civil para
apoiar os prefeitos a reduzir as emissões pela metade até 2030 e ajudar a eliminar gradualmente o uso de
fósseis, aumentando a resiliência climática urbana e a equidade.
Os atuais co-presidentes da C40 são o prefeito Sadiq Khan de Londres, Reino Unido, e a prefeita Yvonne
Aki-Sawyerr de Freetown, Serra Leoa; o prefeito de três mandatos da cidade de Nova York, Michael R.
Bloomberg, atua como Presidente do Conselho. O trabalho da C40 é viabilizado por nossos dois
financiadores estratégicos: Bloomberg Philanthropies e Realdania.
Para saber mais sobre o trabalho da C40 e de nossas cidades, visite nosso site ou siga-nos no X, Instagram,
Facebook e LinkedIn.
2. Resumo e objetivo
A C40 busca uma Empresa de Gestão de Eventos e Viagens (EGEV) baseada no Brasil para fornecer
suporte completo de viagem de convidados, acomodação e produção de eventos. Este engajamento será
estruturado com taxas padrão fixas. Para cada evento específico, a C40 emitirá um Termo de Referência
(TR) dedicado e uma Ordem de Serviço (OS) correspondente para definir as entregas específicas e o
orçamento final.
Objetivos Estratégicos
● Excelência Operacional: Gestão operacional de logística de viagens e eventos domésticos, com
horário comercial estendido.
Request for Proposals: Project name 1
● Alinhamento com a Missão: Adesão estrita aos compromissos centrais da C40 com
Sustentabilidade (redução de carbono) e Equidade, Diversidade e Inclusão (EDI).
● Protocolo Diplomático: Tratamento especializado de delegações políticas de alto nível e segurança.
● Integridade Financeira: Entrega de valor por meio de descontos por volume e atuação como um
Pagador Central (Central Paymaster) transparente para todas as despesas do projeto.
Escopo de Trabalho e Entregas
A. Logística, Viagens e Acomodação
O fornecedor gerenciará a viagem de ponta a ponta para todos os delegados, garantindo segurança e
eficiência de custos:
● Reserva e Otimização: Buscar e gerenciar voos, transporte terrestre e hotéis em conformidade com
a Política de Viagens da C40. Garantir economia de custos via tarifas de grupo negociadas e
orçamentos comparativos.
● Contratação e Pagamento: Capacidade de manter contratos de hotéis diretamente ou
gerenciar/pagar acordos pré-existentes da C40. Atuar como a principal entidade de faturamento
para todos os custos de terceiros.
● Serviços VIP e de Ligação: Fornecer um ponto de contato dedicado para convidados de alto perfil,
incluindo "Meet & Greet" no aeroporto e suporte personalizado 24 horas por dia, 7 dias por semana,
via telefone/WhatsApp.
● Documentação Ágil: Gerenciar mudanças de última hora e fornecer a cada convidado um livreto de
viagem personalizado (PDF/impresso) contendo itinerários, seguro e todas as informações de
viagem relevantes.
● Transporte Terrestre: Coordenar todos os traslados (aeroporto/hotel/local) com prioridade em
veículos elétricos ou ecológicos.
● Disponibilidade: Garantir que a equipe de ligação de convidados e agentes de suporte estejam
disponíveis durante o horário comercial estendido (das 06:00 às 00:00h, de segunda a sexta-feira),
com suporte adicional ad hoc próximo aos dias de evento.
B. Produção de Eventos e Suporte no Local
Enquanto a C40 lidera o conteúdo do evento, o fornecedor executará os seguintes serviços de suporte sob
demanda, mediante solicitação.
● Local e Buffet: Buscar locais para diversos orçamentos e gerenciar buffet 100% exclusivamente
vegetariano, atendendo a todos os requisitos dietéticos.
● Serviços Técnicos: Fornecer equipamentos de AV, palco, iluminação e interpretação simultânea
profissional para reuniões presenciais e híbridas.
● Segurança e Proteção: Desenvolver planos de segurança para o local, gerenciar controle de acesso
e sincronizar todos os itinerários com a International SOS (ISOS) para monitoramento de riscos em
tempo real.
● Suporte no Local: Fornecer uma equ
About This Opportunity
This is a consulting contract in the environment and climate sector, with a focus on Climate Adaptation and Climate Mitigation. Located in Regional, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums.
Published through C40 Cities, a non-governmental organization with its own procurement policies. NGO contracts often prioritize demonstrated sector expertise and experience in development contexts for consulting in the environment and climate sector. Consulting assignments are typically evaluated with a strong emphasis on the technical proposal, including the methodology and qualifications of key experts. Shortlisted firms may be invited to submit financial proposals in a second stage. Interested parties should review the full documentation on the original source before submitting their proposal.