TA for the development and implementation of the change management and communication strategy

**Project:** Burundi Digital Foundations Project

RÉPUBLIQUE DU BURUNDI

MINISTERE DES FINANCES, DU BUDGET ET DE L’ECONOMIE NUMERIQUE

PROJET D’APPUI AUX FONDATIONS DE L’ECONOMIE NUMERIQUE AU BURUNDI « PAFEN »

Pays : Burundi

N° du projet : P176396/P180987

Don N° : E2820-BI

Références : BI-PAFEN-PIU-2.4.5.6-CS-CQS

Emis le : 17 Août 2026

AVIS A MANIFESTATION D’INTERET

(SERVICES DE CONSULTANTS)

SÉLECTION DE FIRMES/CABINETS

Recrutement d’un cabinet chargé de l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de gestion du changement et de communication dans le cadre de la digitalisation du système de passation et de gestion des Marchés Publics (e-GP).

1. Le Gouvernement du Burundi a reçu un financement de la Banque Mondiale pour la mise en place du Projet d’Appui aux Fondations de l’Economie Numérique du Burundi (PAFEN). Il est prévu qu'une partie des ressources de ce projet, spécialement de ce financement additionnel dédié à la « Modernisation de la gestion des finances publiques (GEP) », soit utilisée pour financer l’introduction d’une Plateforme Électronique de Gestion des Marchés Publics (e-GP).
2. Dans ce cadre, le projet prévoit le financement des prestations « d’un cabinet chargé de l’élaboration et la mise en œuvre de la stratégie de gestion du changement et de communication dans le cadre de la digitalisation du système de passation et de gestion des marchés publics (e-GP) »
3. L'objectif général de la mission est de concevoir une stratégie intégrée de gestion du changement et de communication pour accompagner efficacement la mise en œuvre du système électronique de passation et de gestion des marchés publics (e-GP) au Burundi. Cette stratégie vise à : (i) favoriser l'adhésion et l'engagement de l'ensemble des parties prenantes ; (ii) prévenir et réduire les résistances au changement ; (iii) garantir une appropriation progressive et durable du système e-GP.
4. Spécifiquement, le cabinet devra :

• Réaliser une analyse pour identifier les impacts sur les parties prenantes, les foyers de résistance potentiels liés à la rupture avec les procédures papiers et évaluer le niveau d'équipement technologique de base des utilisateurs ;
• Élaborer une stratégie de gestion du changement sur base des études déjà faites dans le cadre du projet, notamment ceux relatifs à l’élaboration de la stratégie et de la feuille de route e-GP, le cadre légal et réglementaire de l’e-GP ainsi qu’à la réingénierie des processus métiers ; 
• Elaborer le plan de mise en œuvre de la stratégie et budget détaillé incluant les besoins nécessaires en matériel et support de communication ;
• Développer et mettre en œuvre un plan de communication et de sensibilisation pour accompagner le déploiement du système e-GP, incluant la définition des messages clés, l’identification des cibles, le choix des supports et canaux de communication appropriés, ainsi que l’élaboration d’un calendrier coordonné avec le déploiement de l’e-GP, en tenant compte des réalités linguistiques, culturelles et numériques ;
• Proposer des mécanismes de suivi et d’évaluation : définir des actions de gestion du changement et de communication, incluant la définition des indicateurs de performance (KPI), la mise en place d’un dispositif de collecte et d’analyse de capitalisation des retours d’expérience, et recommander les ajustements nécessaires pour assurer l’efficacité et la durabilité des actions ;
• Intégrer une dimension de soutenabilité financière à la stratégie de gestion du changement, en identifiant les principales catégories d’activités à financer, en proposant un phasage indicatif des actions nécessaires à la mise en œuvre progressive de la stratégie ;
• Pérennisation du changement : Élaborer et mettre en œuvre un plan visant à assurer la pérennité du changement, en intégrant les nouvelles pratiques de passation de marchés publics électroniques (e-GP) dans les procédures officielles et en instaurant des mécanismes durables de formation et d’accompagnement

5. La durée de la mission du cabinet est estimée quatre-vingt-cinq semaines (85) semaines de travail, à compter de la date de début convenu de la mission.

6. Les Termes de référence peuvent être téléchargés sur le site du PAFEN : https://pafen.gov.bi/appels-doffres/  ou obtenus aux adresses mentionnées ci-dessous.

7. L’Unité de Gestion du PAFEN invite les consultants (firmes), spécialisés dans le domaine objet desdites prestations intéressés par la présente mission à fournir des informations démontrant qu'ils disposent des qualifications requises et de l'expérience pertinente pour l’exécution des services.

8. Critères d’établissement de la liste restreinte : 

Le cabinet doit répondre (notamment sur la base d’expériences de réalisation des missions de même nature ou comparables) aux qualifications minimales ci-dessous :

• Avoir réalisé avec succès au moins deux (02) missions de conception et de mise en œuvre de stratégies de gestion du changement pour des projets de transformation numérique d'envergure relatives à la digitalisation des administrations publiques ou des projets de réformes institutionnelles ;
• Avoir une expérience avérée dans la production de campagnes de communication multi-canaux (print, digital, vidéo, ateliers) adaptées au contexte des administrations publiques ;
• Fournir au moins deux (02) attestations de bonne fin d'exécution ou procès-verbaux de réception pour des prestations similaires.

Pour être acceptable, la preuve de réalisation des projets similaires doit se faire par la présentation des attestations de bonne fin d’exécution et des contrats y relatifs

NB : Les Experts clés ne sont pas évalués à ce stade de la présélection.

9. L’attention des Consultants intéressés est attirée sur la Section III, paragraphes 3.14, 3.16 et 3.17 du « Règlement de Passation des Marchés pour les Emprunteurs sollicitant le Financement des Projets d’Investissement (FPI) de la Banque mondiale, édition de septembre 2023 (« Règlement de Passation des Marchés relatifs aux règles de la Banque mondiale en matière de conflit d’intérêt).

En outre, veuillez-vous référer aux informations spécifiques sur les conflits d’intérêts liées à cette mission comme énoncés au paragraphe 3.17 du Règlement de Passation des Marchés.

10. Les consultants peuvent s’associer à d’autres firmes pour renforcer leurs compétences, mais ils doivent indiquer clairement si l’association prend la forme d’un groupement solidaire (joint-venture) et / ou d’un accord de sous-traitant. Dans le cas d'un groupement solidaire (joint-venture), tous les partenaires du groupement solidaire (joint-venture) seront conjointement et solidairement responsables de la totalité du contrat, s’ils sont sélectionnés.

11. Un consultant sera sélectionné par la méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût (SFQC) telle que décrite dans le Règlement de Passation des Marchés.

12. De plus amples informations peuvent être obtenues à l’adresse ci-dessous pendant les heures de bureau : de 8H :00 à 12H :00 et de 13H: 00 à 17H : 30 heure locale de lundi à vendredi (heure de Bujumbura : GMT+2)

13. Les manifestations d'intérêt écrites doivent être remises par écrit à l'adresse ci-dessous par courrier ordinaire ou par e-mail au plus tard le 02/09/2026 à 17 heures 00(heure de Bujumbura, GMT+2) avec la mention :

« REPONSE A L’AVIS DE SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D'INTERET N° BI-PAFEN-PIU-2.4.5.6-CS-CQS  PORTANT RECRUTEMENT D’UN CABINET CHARGE DE L’ELABORATION ET LA MISE EN ŒUVRE DE LA STRATÉGIE DE GESTION DU CHANGEMENT ET DE LA COMMUNICATION DANS LE CADRE DE LA DIGITALISATION DU SYSTEME DE PASSATION ET GESTION DES MARCHES PUBLICS (e-GP).

14. L’adresse à laquelle il est fait référence ci-dessus est :

A l’Attention de Bienvenu IRAKOZE, Coordonnateur du PAFEN

Adresse du bureau : Nouveau site du PAFEN à Bujumbura, Quartier Kinindo (Zeimet), jonction Rues KIremba et Kinyinya N°14 (Partie PAFEN), Tél :  +257 69 50 00 32 - Bujumbura

Adresse électronique : procurement@pafen.gov.bi avec copie obligatoire à info@pafen.gov.bi, mvukiyekeges@gmail.com et nephtali.niyibizi@pafen.gov.bi 

Pour autorisation de publication

            Bienvenu IRAKOZE

Coordonnateur du PAFEN