CRFP/Recruit an individual consulting firm to diagnose change management

Project: Haiti Strengthening Public Financial Management Project

République d’Haïti

MINISTÈRE DE L’ECONOMIE ET DES FINANCES (MEF)

SOLLICITATION DE MANIFESTATIONS D’INTÉRÊT

SÉLECTION DE CONSULTANT PAR LES EMPRUNTEURS DE LA BANQUE MONDIALE

Titre du Projet : Haïti, Projet de Renforcement de la Gestion des Finances Publiques (PReGeFiP) P180384

Mission : Elle consiste en l’élaboration du diagnostic de la conduite du changement

Numéro de Don : IDA E4170

Numéro de référence de l’AMI : 008

Numéro de référence du marché : HT-UCP/MEF-534270-CS-INDV

Approche de marché : Sélection Individuelle d’un consultant

La République d’Haïti a reçu un financement de la Banque Mondiale (BM) en vue d’exécuter le Projet de Renforcement de la Gestion des Finances Publiques. Une partie du montant de ce don sera utilisée pour recruter une firme de consultation pour faire le diagnostic de la conduite du changement.

1. Objectif : Appuyer la CRFP-GE et les institutions partenaires dans la conception, la mise en œuvre et le suivi des stratégies et plans opérationnels de gestion du changement, afin de favoriser l’appropriation, l’adoption effective et la pérennité des réformes de la Gestion des Finances Publiques (GFP) soutenues par le projet.

1. Prestations attendues

Sous la supervision de la CRPFP, l’expert aura pour principales tâches :

• Évaluer les dynamiques de changement et le niveau de préparation des administrations concernées face aux réformes du projet, afin d’identifier les besoins en gestion du changement et d’analyser les impacts organisationnels, humains et comportementaux associés.
• Identifier les sources de résistance potentielle au sein des administrations ciblées.
• Développer et mettre en œuvre une stratégie de gestion du changement déclinée en plans opérationnels (une pour les réformes douanières, une autre pour les réformes budgétaires, une autre pour la mise œuvre des outils innovants et méthodes statistiques et une dernière pour accompagner les réformes au niveau des institutions de contrôle (ex. la dématérialisation des marchés publics et le développement et mise en œuvre d’une Stratégie Nationale de Lutte Contre la Corruption).
• Renforcer les capacités de leadership des cadres supérieurs pour piloter les réformes.
• Adapter la stratégie de communication sur la réforme des finances publiques au contexte du projet pour assurer une communication fluide et transparente entre toutes les parties prenantes.
• Contribuer à l’atteinte des résultats liés aux conditions basées sur la performance (CBP).

1. Durée. Les prestations se feront sur une durée s’étalant sur au moins Vingt Quatre (24) mois incluant les leçons apprises et les recommandations.

1. Invitation : Le Ministère de l’Economie et des Finances (MEF) invite des Consultants individuels compétents et qualifiés à manifester leur intérêt à fournir les services susmentionnés. Les Consultants intéressés doivent fournir les informations, en français, démontrant qu’ils possèdent les qualifications requises et une expérience pertinente pour l’exécution des Services. Les TDR pour cette mission sont annexés à la présente Sollicitation.

Critère d’établissement de la liste restreinte

Les Firmes intéressées seront sélectionnées sur la base de :

• Ses expériences pertinentes à la mission et références clients ;
• ses capacités techniques et managériales ;
• des secteurs d’activités et années dans le domaine, et’
• des qualifications et de la disponibilité des experts clés (CV détaillés inutiles) pour cette mission.

1. Seules les Firmes retenues sur la liste restreinte recevront les Dossiers de Demande de Proposition (DDP)

1. L’étape ultime du processus sera le choix d’une Firme selon la méthode de Sélection Fondée sur la Qualité et le Coût, telle que décrite dans le Règlement de la Passation de marches de la Banque Version révisée de Février 2025.
2. Les manifestations d’intérêt, en français, doivent être transmises par courrier électronique au plus tard le lundi 15 juin 2026 à 2 :00 H PM aux adresses suivantes ucp.secretariat@mef.gouv.ht et lys_faucher@yahoo.fr

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P.J. Les Termes de Référence.

COMMISSION DE RÉFORME DES FINANCES PUBLIQUES ET DE GOUVERNANCE ÉCONOMIQUE (CRFP-GE)

Recrutement d'une firme internationale spécialisée en Gestion du Changement

HT-UCP/MEF-532710-CS-CDS

Termes de Référence

Février 2026

TABLE DES MATIERES

I. Contexte. 1

II. Objet de la mission de consultation. 2

III. Résultats attendus. 2

IV. Travail à faire. 3

4.1 Diagnostic du changement 3

4.2 Élaboration de la stratégie de gestion du changement pour chacun des domaines ciblés (Douanes, Budget, Contrôle, Statistiques économiques) 4

4.3 Développement des plans opérationnels déclinant la stratégie. 4

4.4 Allocation de ressources spécifiques pour la Gestion du Changement 5

4.5 Mise en œuvre des plans opérationnels déclinant la stratégie. 5

4.6 Renforcement des capacités. 5

4.7 Suivi, évaluation et ajustement 6

V. Livrables. 6

VI. Durée et calendrier indicatif. 6

VII. Qualifications. 7

VIII. Conditions de travail et supervision. 8

IX. Lieu d’exécution de la Mission. 8

X. Délais et Modalités de Soumission. 8

11.1. Dossier de Candidature. 8

11.2 Date Limite et Lieu de Dépôt 9

• I. Contexte

Le Gouvernement haïtien, avec l’appui de la Banque mondiale, met en œuvre le Projet de Renforcement de la Gestion des Finances Publiques (PReGeFiP), dont l’objectif de développement est d’améliorer les capacités et la transparence dans la mobilisation des recettes et la gestion financière de l’État. Cette intervention s'articule autour de trois composantes techniques majeures :

• Composante 1 : Amélioration de la mobilisation des recettes intérieures (principalement au sein de l'Administration Générale des Douanes - AGD).
• Composante 2 : Consolidation des réformes de la gestion des finances publiques (opérationnalisation du Budget-Programme, adoption et utilisation du Système Intégré de Gestion des Finances Publiques (SIGFIP), passage à la Comptabilité en Droits Constatés, Renforcement du Système de Contrôle (à travers l'IGF, l'ULCC, la CNMP et la CSCCA).
• Composante 3 : Amélioration de la capacité de mise en œuvre, renforcement de l'élaboration de politiques fondées sur des données probantes et engagement des citoyens.

La dernière vise essentiellement à soutenir la mise en œuvre des réformes à travers le renforcement des capacités institutionnelles, la gestion du changement, la création de coalitions et l’engagement des citoyens. La réussite de ces réformes dépend fortement de l’adhésion des acteurs, de l’évolution des pratiques professionnelles, du leadership administratif et de la capacité des institutions à gérer le changement dans un contexte de fragilité, d’instabilité politique et de risques élevés.

L'expérience du projet précédent (PAGeFIS) a mis en évidence des défis majeurs liés à la résistance au changement, notamment lors de l'opérationnalisation du nouveau système intégré de gestion des finances publiques (SIGFiP). Outre la mise en production de la solution informatique, deux autres réformes d’importance sont envisagées dans la gestion des finances publiques avec cette nouvelle intervention. Il s’agit notamment du renforcement des capacités de dédouanement de l’Administration Générale des Douanes (AGD) et la mise en œuvre de la réforme budgétaire en Haïti. D’un autre côté, l’appui au renforcement technologique dans la production des statistiques va engager une transformation structurelle de la gouvernance des données publiques. Ces actions structurantes sont porteuses de changements significatifs au sein de l’administration publique. En conséquence, elles doivent être supportées par des initiatives porteuses de changement, dont une communication adaptée aux réformes des finances publiques. Dans ce cadre, le présent projet intègre une sous-composante dédiée (3.1) au « Leadership et gestion du changement pour les résultats ».

Dans cette optique, la Commission de Réforme des Finances Publiques et de Gouvernance Economique (CRFP-GE) souhaite recruter une firme spécialisée en gestion du changement afin d’accompagner de manière structurée et progressive les transformations institutionnelles prévues par le projet. Ces présents Termes de référence sont élaborés pour cadrer l’intervention de la firme, définir les tâches à réaliser et spécifier les livrables attendus à la fin de cette mission.

• II. Objet de la mission de consultation

Appuyer la CRFP-GE et les institutions partenaires dans la conception, la mise en œuvre et le suivi des stratégies et plans opérationnels de gestion du changement, afin de favoriser l’appropriation, l’adoption effective et la pérennité des réformes de la Gestion des Finances Publiques (GFP) soutenues par le projet.

Plus spécifiquement, il s’agira de :

• Évaluer les dynamiques de changement et le niveau de préparation des administrations concernées face aux réformes du projet, afin d’identifier les besoins en gestion du changement et d’analyser les impacts organisationnels, humains et comportementaux associés.
• Identifier les sources de résistance potentielle au sein des administrations ciblées.
• Développer et mettre en œuvre une stratégie de gestion du changement déclinée en plans opérationnels (une pour les réformes douanières, une autre pour les réformes budgétaires, une autre pour la mise œuvre des outils innovants et méthodes statistiques et une dernière pour accompagner les réformes au niveau des institutions de contrôle (ex. la dématérialisation des marchés publics et le développement et mise en œuvre d’une Stratégie Nationale de Lutte Contre la Corruption).
• Renforcer les capacités de leadership des cadres supérieurs pour piloter les réformes.
• Adapter la stratégie de communication sur la réforme des finances publiques au contexte du projet pour assurer une communication fluide et transparente entre toutes les parties prenantes.
• Contribuer à l’atteinte des résultats liés aux conditions basées sur la performance (CBP).

1. Résultats attendus

• Les administrations concernées disposent d'une compréhension claire de leur niveau de préparation et des impacts des réformes, avec des besoins en gestion du changement identifiés et priorisés ;
• Les sources de résistance au changement sont identifiées et des mesures d'atténuation sont déployées, favorisant l'adhésion des parties prenantes aux réformes ;
• Les stratégies de gestion du changement sont déclinées en plans opérationnels qui sont mis en œuvre, permettant une transition structurée et progressive vers les nouvelles pratiques ;
• Les parties prenantes maîtrisent les compétences nécessaires pour piloter efficacement les réformes et conduire le changement de manière autonome ;
• Une communication cohérente et transparente est établie, assurant l'information et l'engagement de toutes les parties prenantes tout au long du processus de réforme ;
• Les actions de gestion du changement contribuent directement à l'atteinte des Conditions Basées sur la Performance (CBP) avec une progression mesurable des indicateurs.

1. Travail à faire

4.1 Diagnostic du changement

• Analyser l'état de préparation (Readiness Assessment) des institutions clés face aux réformes prévues, et notamment en termes de: (i) Évaluation des infrastructures : État des systèmes d'information actuels et capacité des agents à migrer vers les nouveaux outils technologiques (SIGFIP et d’autres outils innovants); (ii) Audit des compétences : Identification des écarts de compétences entre les pratiques actuelles et les exigences des réformes initiées en termes de méthodes et de solutions technologiques; (iii) Processus internes : Analyse de la fluidité des circuits d'information entre les utilisateurs ou les directions techniques, en tenant compte des goulots d'étranglement identifiés lors des missions de supervision.
• Cartographier l’écosystème des parties prenantes (leadership, cadres, agents, OSC, partenaires) au travers de leurs intérêts, leur niveau d’influence, leur perception des réformes, leurs résistances, leur capacité d’engagement et les interrelations entre elles.
• Analyser l’impact des réformes sur les processus, les rôles, les compétences et la culture organisationnelle ;
• Évaluer l’efficacité des mécanismes existants de communication, de coordination et d’engagement, et identifier les besoins pour les renforcer.
• Identifier les risques de résistance et les leviers d’adhésion, ainsi que les groupes de résistance.

4.2 Élaboration de la stratégie de gestion du changement pour chacun des domaines ciblés (Douanes, Budget, Contrôle, Statistiques économiques)

• Définir la vision et les objectifs du changement (Etat futur souhaité, objectifs stratégiques du changement) ;
• Définir les axes stratégiques de gestion du changement (leviers d’action prioritaires, approches, rythme du changement, populations cibles prioritaires) ;
• Concevoir la stratégie d'engagement des parties prenantes (segmentation des cibles, détermination des leviers par segment, mobilisation des différents groupes, identification des sponsors et des champions du changement ; définition de la posture vis-à-vis des résistances) ;
• Élaborer la stratégie de communication (définition des principes de communication et de dialogue, messages stratégiques clés par cible, canaux, adaptation aux différentes audiences) ;
• Établir le modèle de gouvernance du changement (définition des rôles stratégiques, dispositif de pilotage du changement, mécanismes de coordination, positionnement du dispositif de changement par rapport à la gouvernance globale du projet) ;
• Intégrer les dimensions genre, inclusion et engagement citoyen.

1. 1. Développement des plans opérationnels déclinant la stratégie

• Traduire la stratégie en objectifs opérationnels de changement (objectifs opérationnels par cible, hiérarchisation des résultats de changement, jalons opérationnels, livrables concrets, calendrier aligné avec le chronogramme global du projet) ;
• Élaborer le plan de communication pour s'assurer que le bon message parvient à la bonne personne, au bon moment, via le bon canal pour susciter l'adhésion (raisons du changement, risques de l’inaction, segmentation des messages, calendrier de communication, production des supports, dispositifs de feedback et d’écoute, partage des avancées du projet, résultats,…) ;
• Élaborer le plan de montée en compétences (formation) pour transformer la volonté de changer en capacité réelle de le faire (ingénierie pédagogique ; développement des contenus et des supports ; planification des sessions ; recrutement des super-utilisateurs ; parcours multi-modal, accompagnement terrain ; assistance post-déploiement…) :
• Élaborer le plan de Feuille de Route des Sponsors (leadership) afin d'assurer la visibilité et l'engagement constant de la direction (Coalition de parrainage, tournées terrain, arbitrages critiques, célébration des succès …) ;
• Élaborer le plan d'Accompagnement des Managers (Coaching) visant à transformer le manager en agent de changement (accompagnement individuel, ateliers « cascading », partage de pratiques, intégration RH, évaluation de l’adoption,…) ;
• Élaborer le plan de gestion des résistances pour identifier et traiter les sources de friction de manière structurée (suivi régulier des signaux de résistance ; mécanismes de remontée des craintes et des difficultés ; implication des "Sceptiques influents" ; ajustement des approches ; arbitrages opérationnels…).

4.4 Allocation de ressources spécifiques pour la Gestion du Changement

• Affecter les ressources humaines : nommer une Équipe de Changement dédiée ; identifier le Réseau de Champions (Voir aussi « Renforcement de capacités ») ; mobiliser les "Sponsors" (Voir aussi « Élaborer le plan de Feuille de Route des Sponsors » dans « Développement des plans opérationnels déclinant la stratégie » ; désigner les responsables pour chaque action ; mobiliser les équipes et expertises nécessaires ;
• Affecter les ressources budgétaires : consacrer entre 10 % et 15 % du budget total d'un projet à la gestion du changement (communication, formation, mesure et pilotage, gratification,…)
• Allouer du temps et de l’infrastructure ; temps de libération des employés ; espaces de collaboration ; outils de gestion ; moyens logistiques et techniques.

4.5 Mise en œuvre des plans opérationnels déclinant la stratégie

• Appuyer les équipes dirigeantes dans leur rôle de sponsors du changement ;
• Mettre en œuvre des actions de communication ciblées (interne et externe) ;
• Organiser des ateliers d’appropriation et de co-construction;
• Déployer des actions de sensibilisation, de mobilisation, de formation et de coaching ;
• Accompagner les équipes techniques lors des phases critiques de déploiement des réformes et systèmes ;
• Opérationnaliser la gestion des résistances.

4.6 Renforcement des capacités

• Mettre en place le réseau du changement (recrutement, structuration)
• Former des points focaux / relais institutionnels en gestion du changement ;
• Développer des outils pratiques (guides, manuels, kits de communication) ;
• Animer la communauté ciblée par des réunions régulières, le partage de bonnes pratiques et la valorisation des réussites ;
• Analyser l’adoption réelle des nouvelles pratiques ;
• Valoriser les succès rapides et les équipes engagées ;
• Capitaliser / institutionnaliser l’apprentissage organisationnel et la capitalisation des bonnes pratiques.

4.7 Suivi, évaluation et ajustement

• Définir des indicateurs d’appropriation et d’adoption du changement (outcomes comportementaux), ainsi que d’alerte sur la résistance et les risques ; puis spécifier les cibles et seuils de performance attendus ;
• Définir des principes de suivi et d’apprentissage adaptatif ;
• Articuler avec le système de suivi-évaluation du projet ;
• Créer les tableaux de bord et outils de reporting relatifs aux indicateurs de gestion du changement ;
• Collecter régulièrement les données sur les indicateurs de changement définis dans la stratégie
• Assurer un suivi régulier des actions, des livrables et des KPIs et proposer des mesures correctives ;
• Organiser les comités de pilotage opérationnels ;
• Contribuer aux rapports de performance du projet.

• V. Livrables

• Rapport de démarrage incluant la méthodologie détaillée, le plan de travail affiné, les outils d’enquête et la liste des interlocuteurs.
• Rapports de diagnostic du changement (provisoire et définitif, après validation des parties prenantes).
• Rapports sur la stratégie de gestion du changement (provisoire et validé).
• Rapports sur les Plans d’action détaillés et budgétisés (provisoire et validé).
• Outils de communication et d’accompagnement.
• Rapports périodiques de mise en œuvre et de suivi des indicateurs de gestion du changement.
• Rapport final incluant les leçons apprises et recommandations.

1. Durée et calendrier indicatif

La mission aura une durée estimée initiale de 24 mois alignée sur le calendrier du projet.

Livrables	Mai-Juillet26	Aout-Oct26	Nov26-Dec26	Jan27-Mars27	Avril-Juin27	Juillet-Sept27	Oct-Dec27	Jan27-Mars28	Avril28-Juin28
Rapport de démarrage
Rapport de diagnostic du changement
Rapport sur la Stratégie de gestion du changement
Rapport sur les Plans d’actions détaillés et budgétisés
Outils de communication et d’accompagnement
Rapports périodiques de mise en œuvre et de suivi des indicateurs
Rapport final incluant les leçons apprises et recommandations

1. Qualifications

La firme devra démontrer :

• Une expérience avérée (au moins 10 ans) en gestion du changement organisationnel ;
• Une expérience pertinente dans les réformes de finances publiques, gouvernance ou administration publique ;
• Une connaissance des projets financés par la Banque mondiale ou autres bailleurs internationaux ;
• Une expérience en contextes de fragilité, conflit et violence (FCV) ;
• Une capacité à mobiliser une équipe pluridisciplinaire (organisation, communication, leadership, sciences sociales).
• Une connaissance approfondie du contexte administratif haïtien est un atout majeur

Experts clés suggérés :

• Chef de mission : Expert senior international en gestion du changement (certification PROSCI ou équivalent souhaité).
• Spécialiste international en communication institutionnelle : Expérience en sensibilisation sur les réformes publiques.
• Expert international en renforcement des capacités / Coach : Spécialiste du développement du leadership.
• Experts nationaux dans divers domaines, tels que : communication stratégique et engagement des acteurs ; coaching, conduite du changement et facilitation ; gouvernance et administration publique haïtienne ; dynamiques institutionnelles et économie politique.

1. Conditions de travail et gestion des prestations

La firme travaillera sous la supervision technique et la coordination de la CRFP-GE ainsi qu’en étroite collaboration avec l’Unité Technique de Projet (UTP).

La CRFP-GE s’engage à fournir toute l’assistance requise pour obtenir la documentation nécessaire dans l’accomplissement de la mission. Pour une bonne coordination de l’intervention, la firme peut sous-traiter avec des experts nationaux pour la conduite des consultations sur le terrain, en étroite collaboration avec l’équipe d’experts nationaux du Cabinet.

L’UCP pourvoira au paiement des honoraires et autres frais, sur présentation d’une lettre de satisfaction émanée de la CRFP-GE

1. Lieu d’exécution de la Mission

La mission se déroule en Haïti et en distanciel pour une durée totale de vingt-quatre mois (24). Si les conditions le permettent la firme pourra travailler également avec les bénéficiaires à Port-au-Prince et dans les villes de province.

• X. Délais et Modalités de Soumission

11.1. Dossier de Candidature

Pour être recevable, le dossier de soumission doit impérativement comprendre les pièces suivantes :

• Documents Administratifs :
  • Preuve de constitution formelle à jour de la Firme (Patente professionnelle ou inscription de la firme au bureau du commerce du lieu d’enregistrement).

Dans le cas des groupements de Firmes, chacun des membres du groupement doit soumettre les mêmes documents que le chef du groupement.

• Proposition Technique :
  • Une note de compréhension des Termes de Référence (TDR).
  • La méthodologie détaillée de mise en œuvre.
  • Le calendrier d'exécution (Chronogramme).
  • Les CV actualisés des experts attachés au projet.
  • Les références techniques pour des projets similaires (documents de stratégies et de plans d’actions de gestion de changement déjà élaborés, lettres de satisfaction des contractants à annexer).
• Proposition Financière : Un budget détaillé (en gourdes ou dollars selon les exigences du projet) ventilé par poste de dépenses (Honoraires, hébergement, communications, déplacements, etc.).

11.2 Date Limite et Lieu de Dépôt

• Délai de soumission : La date de soumission des dossiers de Propositions sera fixée dans le DDP.
• Modalités d'envoi : La soumission se fera exclusivement par voie électronique à l'adresse suivante : ucp.secretariat@mef.gouv.ht, copie à l’attention du coordonnateur de l’UCP Lys Faucher lys_faucher@yahoo.fr, avec pour objet : « Soumission – Proposition de mise en place des stratégies et plans d’actions de gestion de changement dans le cadre du projet PReGeFiP».

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