Procurement of HR and Payroll System Service
About This Opportunity
TranslatedEspoo City is procuring the provision and maintenance services for an HR and payroll system (Sarastia 365 HR system) from Sarastia Oy. This procurement is being conducted as a direct award under Section 40, Subsection 2, Point 2 of the Act on Public Procurement and Concession Contracts. This provision allows for direct procurement when only a specific supplier can fulfill the contract due to technical reasons or the protection of exclusive rights, provided that no reasonable alternative or substitute solutions exist and the lack of competition is not due to artificial narrowing of the procurement conditions. Additionally, Section 40, Subsection 2, Point 4 of the same Act permits direct procurement when entering into the contract is absolutely necessary and the statutory time limits have not been met. This direct procurement aims to ensure the continuity and efficiency of Espoo City's HR and payroll administration by acquiring a necessary system and its associated services from the sole provider capable of meeting these specific requirements. The CPV code would be related to IT software and services.
This is a supplies contract in the general supplies sector. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums. Proposals must be submitted before September 19, 2026.
Published through Hilma Finland, a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for the supply of goods in the general supplies sector. Supply contracts typically require bidders to demonstrate product compliance with technical specifications, delivery capacity, and relevant certifications. This is an advance notice — the formal tender is expected to be published shortly. Interested parties can use this time to prepare documentation and identify potential partners.
Description
Original language: fiHenkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun hankinta Espoon kaupunki hankkii henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän (Sarastia 365 HR- järjestelmä) toimittamisen ja ylläpitopalvelut Sarastia Oy:ltä.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Saman lain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan myös, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.
Espoon kaupunki on hankkinut henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän (Sarastia 365 HR) toimittamisen ja ylläpitopalvelut Numera Palvelut Oy:ltä (ent. Sarastia Oy) sidosyksikköhankintana vuonna 2020. Sopimuskokonaisuus Sarastia 365 HR-järjestelmän toimittamisesta ja ylläpitopalveluista on allekirjoitettu 3.7.2020. Järjestelmän tuotantokäyttö kaupungilla alkoi 1.1.2021.
Numera Palvelut Oy on ilmoittanut liiketoimintansa myynnistä Administer Oyj:lle. Liiketoimintakaupan johdosta Numera Palvelut Oy:n sidosyksikköasema suhteessa Espooseen päättyy. Kyseessä on hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton syy. Sidosyksikkösuhteen päättyminen ei ole ollut Espoon kaupungin vaikutusmahdollisuuksien rajoissa. Vaikka kaupunki on ryhtynyt valmistelemaan kilpailutusta viipymättä liiketoimintakaupasta tiedon saatuaan, laajamittaisen henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisukokonaisuuden kilpailutus, neuvottelut ja käyttöönotto edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa ja teknistä siirtymävaihetta.
Espoon kaupungilla on yli 11 000 työntekijää. Kaupungilla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia palkanmaksusta oikea-aikaisesti ja virheettömästi. Palkanmaksun keskeytyminen aiheuttaisi hyvin merkittävän oikeudellisen, taloudellisen ja toiminnallisen riskin sekä merkittävän haitan muun muassa kaupungin työntekijöille. Järjestelmä sisältää myös kriittistä infrastruktuuria, joka on keskeistä kaupungin toiminnan jatkuvuudelle.
Huomioiden eri hankintamenettelyiden vähimmäismääräajat sekä laajan järjestelmähankinnan eri vaiheet valmistelusta sopimukseen sekä järjestelmän käyttöönottoon, projektin toteuttaminen edellyttää käytännössä reilusti yli vuoden kokonaisaikaa. Tämän vuoksi nyt kyseessä olevan hankinnan tekeminen siirtymävaiheen osalta on toiminnan
jatkamisen kannalta välttämätöntä. Sopimuksen voimassaolo rajataan enintään siihen, kun korvaavan järjestelmän hankinta on lainvoimainen, järjestelmä käyttöönotettu ja palvelu vakautettu. Tämän johdosta liiketoimintakaupan yhteydessä siirtyvän sopimuksen irtisanomisaikaa lyhennetään Espoon kaupungin osalta.
Käytännössä vain liiketoiminnan jatkaja voi ylläpitää järjestelmää ja toteuttaa lakisääteisiä päivityksiä ja vastata järjestelmän toimivuudesta sekä näin turvata palkanlaskennan. Järjestelmän haltuunotto kolmannen tahon toimesta ei ole teknisesti tai sopimusoikeudellisesti mahdollista. Näin ollen tässä siirtymävaiheessa ei ole olemassa muita järkeviä vaihtoehtoja eikä kilpailun puute johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Yllä kuvatuin perusteluin hankinta on välttämätöntä tehdä suorahankintana liiketoimintakauppaan liittyvältä perustettavalta osakeyhtiöltä, Sarastia Oy:ltä. Tehtävä sopimus on voimassa, kunnes uusi, korvaava ratkaisu on kilpailutettu, käyttöönotettu ja jatkuva palvelu on vakaata.,
Lot 1: Henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäpalvelun hankinta
Espoon kaupunki hankkii henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän (Sarastia 365 HR- järjestelmä) toimittamisen ja ylläpitopalvelut Sarastia Oy:ltä.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain 40 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan, jos teknisestä tai yksinoikeuden suojaamiseen liittyvästä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan; lisäedellytyksenä on, että järkeviä vaihtoehtoisia tai korvaavia ratkaisuja ei ole eikä kilpailun puuttuminen johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Saman lain 40 §:n 2 momentin 4 kohdan mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan myös, jos sopimuksen tekeminen on ehdottoman välttämätöntä, eikä säädettyjä määräaikoja voida noudattaa hankintayksiköstä riippumattomasta, ennalta arvaamattomasta syystä aiheutuneen äärimmäisen kiireen vuoksi.
Espoon kaupunki on hankkinut henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmän (Sarastia 365 HR) toimittamisen ja ylläpitopalvelut Numera Palvelut Oy:ltä (ent. Sarastia Oy) sidosyksikköhankintana vuonna 2020. Sopimuskokonaisuus Sarastia 365 HR-järjestelmän toimittamisesta ja ylläpitopalveluista on allekirjoitettu 3.7.2020. Järjestelmän tuotantokäyttö kaupungilla alkoi 1.1.2021.
Numera Palvelut Oy on ilmoittanut liiketoimintansa myynnistä Administer Oyj:lle. Liiketoimintakaupan johdosta Numera Palvelut Oy:n sidosyksikköasema suhteessa Espooseen päättyy. Kyseessä on hankintayksiköstä riippumaton ja ennalta arvaamaton syy. Sidosyksikkösuhteen päättyminen ei ole ollut Espoon kaupungin vaikutusmahdollisuuksien rajoissa. Vaikka kaupunki on ryhtynyt valmistelemaan kilpailutusta viipymättä liiketoimintakaupasta tiedon saatuaan, laajamittaisen henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisukokonaisuuden kilpailutus, neuvottelut ja käyttöönotto edellyttävät merkittävää valmisteluaikaa ja teknistä siirtymävaihetta.
Espoon kaupungilla on yli 11 000 työntekijää. Kaupungilla on lakisääteinen velvollisuus huolehtia palkanmaksusta oikea-aikaisesti ja virheettömästi. Palkanmaksun keskeytyminen aiheuttaisi hyvin merkittävän oikeudellisen, taloudellisen ja toiminnallisen riskin sekä merkittävän haitan muun muassa kaupungin työntekijöille. Järjestelmä sisältää myös kriittistä infrastruktuuria, joka on keskeistä kaupungin toiminnan jatkuvuudelle.
Huomioiden eri hankintamenettelyiden vähimmäismääräajat sekä laajan järjestelmähankinnan eri vaiheet valmistelusta sopimukseen sekä järjestelmän käyttöönottoon, projektin toteuttaminen edellyttää käytännössä reilusti yli vuoden kokonaisaikaa. Tämän vuoksi nyt kyseessä olevan hankinnan tekeminen siirtymävaiheen osalta on toiminnan
jatkamisen kannalta välttämätöntä. Sopimuksen voimassaolo rajataan enintään siihen, kun korvaavan järjestelmän hankinta on lainvoimainen, järjestelmä käyttöönotettu ja palvelu vakautettu. Tämän johdosta liiketoimintakaupan yhteydessä siirtyvän sopimuksen irtisanomisaikaa lyhennetään Espoon kaupungin osalta.
Käytännössä vain liiketoiminnan jatkaja voi ylläpitää järjestelmää ja toteuttaa lakisääteisiä päivityksiä ja vastata järjestelmän toimivuudesta sekä näin turvata palkanlaskennan. Järjestelmän haltuunotto kolmannen tahon toimesta ei ole teknisesti tai sopimusoikeudellisesti mahdollista. Näin ollen tässä siirtymävaiheessa ei ole olemassa muita järkeviä vaihtoehtoja eikä kilpailun puute johdu hankinnan ehtojen keinotekoisesta kaventamisesta.
Yllä kuvatuin perusteluin hankinta on välttämätöntä tehdä suorahankintana liiketoimintakauppaan liittyvältä perustettavalta osakeyhtiöltä, Sarastia Oy:ltä. Tehtävä sopimus on voimassa, kunnes uusi, korvaava ratkaisu on kilpailutettu, käyttöönotettu ja jatkuva palvelu on vakaata.
CPV: 48000000 72000000
Organisation: Espoon kaupunki
Procedure: neg-wo-call
Data provenance
This notice is sourced from Hilma Finland and was originally published on March 19, 2026. Last refreshed 44 days ago. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.
About Espoon kaupunki
Espoon kaupunki has issued 152 procurement notices on BidsFactory, including 15 currently open and 56 awarded contracts. Activity concentrates in General Supplies & Services, Governance & Public Administration, and Information & Communication Technology. All notices are published for Finland. Notices are distributed via Hilma Finland and TED - Tenders Electronic Daily (EU). Most recent publication: June 30, 2026.
Frequently asked questions about this tender
How can I submit a bid?
Visit Hilma Finland to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.
When does this tender close?
The submission deadline is September 19, 2026. You have 81 days left to prepare and submit your proposal to the contracting authority.
Who is the contracting authority?
This notice was issued by Espoon kaupunki in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.
What type of contract is this?
This is a Supplies contract in the General Supplies & Services sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.
Where will the contract be performed?
The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.
Find tenders like this automatically
Set up alerts and filters that match your business — never miss a relevant opportunity again.