Tenders/[fi] Market dialogue: Porvoo City document management system and related services

Open🇫🇮FinlandServices

[fi] Market dialogue: Porvoo City document management system and related services

Auto-translated from fi

Original title: Markkinavuoropuhelu: Porvoon kaupungin asiahallintajärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut

Porvoon kaupunki

Published: Nov 4, 2026

Updated: Nov 4, 2026

Source: Hilma Finland

About This Opportunity

This is a services contract in the information and communication technology sector, with a focus on Cloud Services, artificial intelligence and IT support. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums.

Published through Hilma Finland, a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for services in the information and communication technology sector. Service contracts are typically evaluated on both technical quality and price, and may require bidders to demonstrate relevant experience and qualified personnel. This is an advance notice — the formal tender is expected to be published shortly. Interested parties can use this time to prepare documentation and identify potential partners.

Description

Original language: fi

Markkinavuoropuhelu: Porvoon kaupungin asiahallintajärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut Markkinavuoropuhelukutsu: Porvoon kaupunki (jäljempänä "hankintayksikkö") valmistelee asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden hankintaa ja järjestää hankinnan valmistelua varten markkinavuoropuhelun mahdollisten tarjoajien kanssa. Markkinavuoropuhelut toteutetaan hankinnasta kiinnostuneiden toimittajien kanssa kahdenkeskisinä keskusteluina. Markkinavuoropuhelussa esitellään alustavat suunnitelmat asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden kilpailutuksesta sekä asianhallinnan tavoitetilasta. Esittelyn jälkeen toimittajilla on mahdollisuus keskustella Porvoon kaupungin asiantuntijoiden kanssa alustavasta kilpailutusmateriaalista ja ennakkokysymyksistä. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada markkinatoimijoilta näkemyksiä ja ehdotuksia mahdollisen tulevan tarjouskilpailun valmisteluun. Porvoon kaupunki on kiinnostunut sekä avoimeen että suljettuun lähdekoodiin perustuvista järjestelmäratkaisuista. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä ilmoituksessa kerrotun mukaisesti. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei velvoita siihen osallistuvia, eikä markkinavuoropuhelussa toimiteta tarjouksia. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole este tai edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle Hankinnan kuvaus: Porvoon kaupunki on hankkimassa julkishallinnon käyttöön soveltuvaa tiedonhallintalain ja SÄHKE2-suosituksen täyttävää asianhallintajärjestelmäkokonaisuutta ja sähköistä arkistoa. Tavoitteena on hankkia järjestelmä, jossa mm. ylläpidetään tiedonhallintalain mukaista asiarekisteriä, voidaan hallita asiankäsittelyn prosessia sen kaikissa vaiheissa, laatia päätöksiä ja arkistoida tietoa sähköisesti. Järjestelmä on tarkoitus hankkia pilvipohjaisena ohjelmistopalveluna (SaaS-ratkaisu), joka on sovitettavissa hankintayksikön tarpeisiin. Järjestelmäkokonaisuus voi koostua useiden eri ohjelmistovalmistajien moduuleista, mutta toimitettavan järjestelmän tulee rakentua ns. SaaS-päätuotteen ympärille. Hankittava palvelu sisältää yleisellä tasolla asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden käyttöoikeuksineen, järjestelmäratkaisun toimitus- ja käyttöönottoprojektit sekä ylläpito- ja tukipalvelut, ml. erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut tuotantotoimintaa tukevaan pienkehittämiseen ja käyttöönottoihin. Hankittavien palveluiden lähtötilanne sekä mahdollisesti hankittava kokonaisuus ja tavoitteet on kuvattu yleisellä tasolla liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Mahdollinen hankinta ylittää EU -kynnysarvon., Lot 1: Markkinavuoropuhelu: Porvoon kaupungin asiahallintajärjestelmä ja siihen liittyvät palvelut Markkinavuoropuhelukutsu: Porvoon kaupunki (jäljempänä "hankintayksikkö") valmistelee asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden hankintaa ja järjestää hankinnan valmistelua varten markkinavuoropuhelun mahdollisten tarjoajien kanssa. Markkinavuoropuhelut toteutetaan hankinnasta kiinnostuneiden toimittajien kanssa kahdenkeskisinä keskusteluina. Markkinavuoropuhelussa esitellään alustavat suunnitelmat asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden kilpailutuksesta sekä asianhallinnan tavoitetilasta. Esittelyn jälkeen toimittajilla on mahdollisuus keskustella Porvoon kaupungin asiantuntijoiden kanssa alustavasta kilpailutusmateriaalista ja ennakkokysymyksistä. Markkinavuoropuhelun tavoitteena on saada markkinatoimijoilta näkemyksiä ja ehdotuksia mahdollisen tulevan tarjouskilpailun valmisteluun. Porvoon kaupunki on kiinnostunut sekä avoimeen että suljettuun lähdekoodiin perustuvista järjestelmäratkaisuista. Tämä asiakirja ei ole hankintailmoitus tai tarjouspyyntö vaan hankintalain 65 §:n mukainen markkinakartoitus, jonka hankintayksikkö toteuttaa tässä ilmoituksessa kerrotun mukaisesti. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei velvoita siihen osallistuvia, eikä markkinavuoropuhelussa toimiteta tarjouksia. Markkinavuoropuheluun osallistuminen ei ole este tai edellytys tarjouskilpailuun osallistumiselle Hankinnan kuvaus: Porvoon kaupunki on hankkimassa julkishallinnon käyttöön soveltuvaa tiedonhallintalain ja SÄHKE2-suosituksen täyttävää asianhallintajärjestelmäkokonaisuutta ja sähköistä arkistoa. Tavoitteena on hankkia järjestelmä, jossa mm. ylläpidetään tiedonhallintalain mukaista asiarekisteriä, voidaan hallita asiankäsittelyn prosessia sen kaikissa vaiheissa, laatia päätöksiä ja arkistoida tietoa sähköisesti. Järjestelmä on tarkoitus hankkia pilvipohjaisena ohjelmistopalveluna (SaaS-ratkaisu), joka on sovitettavissa hankintayksikön tarpeisiin. Järjestelmäkokonaisuus voi koostua useiden eri ohjelmistovalmistajien moduuleista, mutta toimitettavan järjestelmän tulee rakentua ns. SaaS-päätuotteen ympärille. Hankittava palvelu sisältää yleisellä tasolla asianhallintajärjestelmäkokonaisuuden käyttöoikeuksineen, järjestelmäratkaisun toimitus- ja käyttöönottoprojektit sekä ylläpito- ja tukipalvelut, ml. erikseen tilattavat asiantuntijapalvelut tuotantotoimintaa tukevaan pienkehittämiseen ja käyttöönottoihin. Hankittavien palveluiden lähtötilanne sekä mahdollisesti hankittava kokonaisuus ja tavoitteet on kuvattu yleisellä tasolla liitteessä 1 Hankinnan kohteen kuvaus. Mahdollinen hankinta ylittää EU -kynnysarvon. CPV: 72000000 48311100 Organisation: Porvoon kaupunki

Data provenance

This notice is sourced from Hilma Finland and was originally published on November 4, 2026. Last refreshed today. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.

About Porvoon kaupunki

Porvoon kaupunki has issued 85 procurement notices on BidsFactory, including 6 currently open and 13 awarded contracts. Activity concentrates in Construction & Civil Works, General Supplies & Services, and Architecture & Engineering Services. All notices are published for Finland. Notices are distributed via Hilma Finland and TED - Tenders Electronic Daily (EU). Most recent publication: November 4, 2026.

Frequently asked questions about this tender

What type of contract is this?

This is a Services contract in the Information & Communication Technology sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.

Where will the contract be performed?

The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.

How can I submit a bid?

Visit Hilma Finland to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.

Who is the contracting authority?

This notice was issued by Porvoon kaupunki in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.