Market dialogue request for information: Technical property management service

Markkinavuoropuhelun tietopyyntö: Tekninen isännöintipalvelu Tämä ilmoitus on kutsu vastaamaan tietopyyntöön. Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus, tarjouspyyntö eikä ilmoituksen julkaisulla aloiteta tarjouskilpailua. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan Tilat -palvelu valmistelee teknisen isännöintipalvelun hankintaa kaupungin omistamiin pääsääntöisesti tyhjillään oleviin kiinteistöihin. Tavoitteena on hankkia palvelua, joka vastaa kaupungin omien teknisten isännöitsijöiden tekemää työtä tyhjillään olevissa kohteissa. Tehtäviin voi siten kuulua esimerkiksi kiinteistöjen kunnon ja ylläpidon seuranta, kiinteistönhoidon ja muiden palveluntuottajien ohjaus, korjaustarpeiden tunnistaminen ja korjausten tilaaminen sekä palvelupyyntöjen käsittely. Alustavasti palvelun toteuttamistapa on määritelty KH (KH X4-00439) johtamisvastuumallin mukaisesti. Lähtökohtana on, että palveluntuottaja toimii tilaajan edustajana ja vastaa sovitun teknisen isännöintipalvelun tehtävien hoitamisesta sekä muiden kiinteistöpalvelujen ohjaamisesta määritellyn vastuunjaon mukaisesti. Hankinnan kohteena olevien kiinteistöjen kokonaismääräksi arvioidaan noin 70 kohdetta, joiden koko ja käyttötarkoitus vaihtelevat. Tällä hetkellä kohdejakauma on seuraava: - alle 400 m²: 15 kohdetta - 400-1 800 m²: 20 kohdetta - yli 1 800 m²: 11 kohdetta Loput kohteet tarkentuvat hankinnan valmistelun yhteydessä ja niiden lukumäärässä voi tapahtua muutoksia ennen varsinaista kilpailutusta sekä isännöinnin aikana. Kohdekanta muodostuu hyvin heterogeenisestä joukosta rakennuksia ja osakehuoneistoja, joiden tekninen kunto, käyttöhistoria ja ylläpitotarpeet vaihtelevat merkittävästi. Valtaosa kohteista on tyhjillään, ja osa rakennuksista on ollut ilman käyttöä useiden vuosien ajan. Kohteisiin kuuluu muun muassa: - pitkään tyhjillään olleita mökkejä ja vapaa-ajan rakennuksia, joiden kunto on paikoin heikko, - käytöstä poistuneita päiväkoti- ja muita palvelurakennuksia, kunto vaihtelee - erilaisia osakehuoneistoja, - myyntiä, kehittämistä tai purkua odottavia kiinteistöjä. Näissä purkua odottavissa kohteissa on ilkivallan aiheuttamaa työtä usein paljon. - muualla kuin Helsingissä sijaitsevat kiinteistöt, jotka Helsingin kaupunki omistaa. Ylläpidon sisältö vaihtelee kohdekohtaisesti. Osa kohteista pidetään niin sanotussa minimiylläpidossa, jossa toimenpiteet rajoittuvat pääasiassa turvallisuuden varmistamiseen, vahinkojen ehkäisyyn sekä ilkivallan ja muiden vaurioiden korjaamiseen. Toisissa kohteissa toteutetaan aktiivisempaa kiinteistönhoitoa, mukaan lukien sähköisen huoltokirjan mukaisia määräaikaishuoltoja ja ylläpitotoimenpiteitä kaupungin nykyisen palveluntuottajan toimesta. Tyhjillään olevien tilojen ylläpitoa ohjaa kaupungin erillinen toimintamalli, jossa määritellään ylläpidon vähimmäistaso sekä kohteiden seuranta- ja turvallisuuskäytännöt. Tavoitteena on noudattaa tätä ohjeistusta mahdollisimman yhdenmukaisesti, huomioiden kuitenkin kohteiden erilaiset ominaisuudet, käyttötilanteet ja tulevaisuuden suunnitelmat. Kaikissa kohteissa on tarkoitus tehdä isännöitsijäkierros yhdessä huollon kanssa (jos sellainen on) kerran vuodessa. Tästä tarkastuksesta tehdään raportti sähköiseen huoltokirjaan. Ohjaa osin tulevia korjaamisia, jos sellaiseen on tarvetta. Ulkoalueilla toteutetaan tarpeen mukaan tilattavia töitä, esimerkiksi puiden kunnon tarkastusta, pensaiden leikkuuta. Palveluntuottajalta edellytetään kykyä mukauttaa toimintansa kohdekohtaisiin tarpeisiin sekä hallita monipuolista ja vaihtelevaa kiinteistökantaa, jossa ylläpitotarpeet voivat vaihdella vähäisistä valvonta- ja turvaamistoimenpiteistä laajempiin kiinteistönhoidollisiin tehtäviin. Ilkivallan aiheuttama vahinko tyhjille kohteille on merkittävä ja siihen on osattava etsiä sopivia ratkaisuja. Tietopyynnön tarkoituksena on saada toimijoiden näkemys hankinnan valmistelun tueksi. Tietopyynnön tavoitteena on selvittää: - Millainen hinnoittelumalli soveltuisi parhaiten tekniseen isännöintiin ja miksi? - Mitä tehtäviä ja kustannuksia palvelun perushinnan tulisi kattaa, ja mitkä olisivat tarkoituksenmukaista hinnoitella erikseen? - Millä käytännössä todettavilla mittareilla teknisen isännöintipalvelun laatua tulisi mitata sopimuskaudella?  - Sopisiko palveluun suoritukseen perustuva palkkiomalli, ja jos niin millainen? - Millä tavoin mahdollisia palvelun puutteita tai laiminlyöntejä tulisi käsitellä sopimuskaudella?  - Mikä olisi suositus tarjouskilpailussa laadun ja hinnan suhteeksi, sekä mitä laatuperusteita haluaisitte käytettävän tarjouksia vertailtaessa? Kysymyksiin vastataan sähköisellä lomakkeella liitteenä olevan linkin (https://forms.cloud.microsoft/e/vjgkgDnV6U) kautta viimeistään 24.11.2026. Tietopyynnöllä saatuja tuloksia voidaan tulla käyttämään hankinta-asiakirjojen ja hankintojen valmisteluun ja suunnitteluun. Saatuja tietoja ei tulla julkaisemaan sellaisenaan. Mahdolliset hankintailmoitukset aiheeseen liittyen tullaan julkaisemaan myöhemmin., Lot 1: Markkinavuoropuhelun tietopyyntö: Tekninen isännöintipalvelu Tämä ilmoitus on kutsu vastaamaan tietopyyntöön. Tämä ilmoitus ei ole ennakkoilmoitus, hankintailmoitus, tarjouspyyntö eikä ilmoituksen julkaisulla aloiteta tarjouskilpailua. Helsingin kaupungin kaupunkiympäristön toimialan Tilat -palvelu valmistelee teknisen isännöintipalvelun hankintaa kaupungin omistamiin pääsääntöisesti tyhjillään oleviin kiinteistöihin. Tavoitteena on hankkia palvelua, joka vastaa kaupungin omien teknisten isännöitsijöiden tekemää työtä tyhjillään olevissa kohteissa. Tehtäviin voi siten kuulua esimerkiksi kiinteistöjen kunnon ja ylläpidon seuranta, kiinteistönhoidon ja muiden palveluntuottajien ohjaus, korjaustarpeiden tunnistaminen ja korjausten tilaaminen sekä palvelupyyntöjen käsittely. Alustavasti palvelun toteuttamistapa on määritelty KH (KH X4-00439) johtamisvastuumallin mukaisesti. Lähtökohtana on, että palveluntuottaja toimii tilaajan edustajana ja vastaa sovitun teknisen isännöintipalvelun tehtävien hoitamisesta sekä muiden kiinteistöpalvelujen ohjaamisesta määritellyn vastuunjaon mukaisesti. Hankinnan kohteena olevien kiinteistöjen kokonaismääräksi arvioidaan noin 70 kohdetta, joiden koko ja käyttötarkoitus vaihtelevat. Tällä hetkellä kohdejakauma on seuraava: - alle 400 m²: 15 kohdetta - 400-1 800 m²: 20 kohdetta - yli 1 800 m²: 11 kohdetta Loput kohteet tarkentuvat hankinnan valmistelun yhteydessä ja niiden lukumäärässä voi tapahtua muutoksia ennen varsinaista kilpailutusta sekä isännöinnin aikana. Kohdekanta muodostuu hyvin heterogeenisestä joukosta rakennuksia ja osakehuoneistoja, joiden tekninen kunto, käyttöhistoria ja ylläpitotarpeet vaihtelevat merkittävästi. Valtaosa kohteista on tyhjillään, ja osa rakennuksista on ollut ilman käyttöä useiden vuosien ajan. Kohteisiin kuuluu muun muassa: - pitkään tyhjillään olleita mökkejä ja vapaa-ajan rakennuksia, joiden kunto on paikoin heikko, - käytöstä poistuneita päiväkoti- ja muita palvelurakennuksia, kunto vaihtelee - erilaisia osakehuoneistoja, - myyntiä, kehittämistä tai purkua odottavia kiinteistöjä. Näissä purkua odottavissa kohteissa on ilkivallan aiheuttamaa työtä usein paljon. - muualla kuin Helsingissä sijaitsevat kiinteistöt, jotka Helsingin kaupunki omistaa. Ylläpidon sisältö vaihtelee kohdekohtaisesti. Osa kohteista pidetään niin sanotussa minimiylläpidossa, jossa toimenpiteet rajoittuvat pääasiassa turvallisuuden varmistamiseen, vahinkojen ehkäisyyn sekä ilkivallan ja muiden vaurioiden korjaamiseen. Toisissa kohteissa toteutetaan aktiivisempaa kiinteistönhoitoa, mukaan lukien sähköisen huoltokirjan mukaisia määräaikaishuoltoja ja ylläpitotoimenpiteitä kaupungin nykyisen palveluntuottajan toimesta. Tyhjillään olevien tilojen ylläpitoa ohjaa kaupungin erillinen toimintamalli, jossa määritellään ylläpidon vähimmäistaso sekä kohteiden seuranta- ja turvallisuuskäytännöt. Tavoitteena on noudattaa tätä ohjeistusta mahdollisimman yhdenmukaisesti, huomioiden kuitenkin kohteiden erilaiset ominaisuudet, käyttötilanteet ja tulevaisuuden suunnitelmat. Kaikissa kohteissa on tarkoitus tehdä isännöitsijäkierros yhdessä huollon kanssa (jos sellainen on) kerran vuodessa. Tästä tarkastuksesta tehdään raportti sähköiseen huoltokirjaan. Ohjaa osin tulevia korjaamisia, jos sellaiseen on tarvetta. Ulkoalueilla toteutetaan tarpeen mukaan tilattavia töitä, esimerkiksi puiden kunnon tarkastusta, pensaiden leikkuuta. Palveluntuottajalta edellytetään kykyä mukauttaa toimintansa kohdekohtaisiin tarpeisiin sekä hallita monipuolista ja vaihtelevaa kiinteistökantaa, jossa ylläpitotarpeet voivat vaihdella vähäisistä valvonta- ja turvaamistoimenpiteistä laajempiin kiinteistönhoidollisiin tehtäviin. Ilkivallan aiheuttama vahinko tyhjille kohteille on merkittävä ja siihen on osattava etsiä sopivia ratkaisuja. Tietopyynnön tarkoituksena on saada toimijoiden näkemys hankinnan valmistelun tueksi. Tietopyynnön tavoitteena on selvittää: - Millainen hinnoittelumalli soveltuisi parhaiten tekniseen isännöintiin ja miksi? - Mitä tehtäviä ja kustannuksia palvelun perushinnan tulisi kattaa, ja mitkä olisivat tarkoituksenmukaista hinnoitella erikseen? - Millä käytännössä todettavilla mittareilla teknisen isännöintipalvelun laatua tulisi mitata sopimuskaudella?  - Sopisiko palveluun suoritukseen perustuva palkkiomalli, ja jos niin millainen? - Millä tavoin mahdollisia palvelun puutteita tai laiminlyöntejä tulisi käsitellä sopimuskaudella?  - Mikä olisi suositus tarjouskilpailussa laadun ja hinnan suhteeksi, sekä mitä laatuperusteita haluaisitte käytettävän tarjouksia vertailtaessa? Kysymyksiin vastataan sähköisellä lomakkeella liitteenä olevan linkin (https://forms.cloud.microsoft/e/vjgkgDnV6U) kautta viimeistään 24.11.2026. Tietopyynnöllä saatuja tuloksia voidaan tulla käyttämään hankinta-asiakirjojen ja hankintojen valmisteluun ja suunnitteluun. Saatuja tietoja ei tulla julkaisemaan sellaisenaan. Mahdolliset hankintailmoitukset aiheeseen liittyen tullaan julkaisemaan myöhemmin. CPV: 70000000 Organisation: Helsingin kaupunki, kaupunkiympäristön toimiala