Organization of a conference on the implementation and use of the EZD-RP system

1. Przedmiotem zamówienia jest: usługa polegająca na kompleksowej organizacji konferencji oraz zapewnieniu cateringu podczas wydarzenia zatytułowanego “Konferencja dot. wdrożenia i użytkowania systemu EZD RP. Lokalizacja realizacji przedmiotu zamówienia: Budynek EC1 w Łodzi - Hala Maszyn EC1 (w ramach kompleksu dawnej elektrociepłowni), ul. Targowa 1/3 90-022 Łódź. Termin: 9 czerwca 2026 r. Liczba uczestników Wydarzenia: maksymalnie 600 osób. Zamawiający gwarantuje minimalną liczbę uczestników: 500. Ostateczna liczba osób zostanie podana Wykonawcy w terminie nie później niż na 5 dni roboczych, liczonych przed dniem Wydarzenia tj. przed 9.06.2026 r. Szczegółowe informacje w zakresie obowiązków Wykonawcy zawarte zostały w Załączniku nr 1 do SWZ-SOPZ. 2. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia zawarty jest w Załączniku nr 1 do SWZ. 3. Kod CPV: 79951000-5 - Usługi w zakresie organizowania seminariów; 79952000-2 - Usługi w zakresie organizacji imprez; 64224000-2 - Usługi telekonferencyjne 39294100-0 - Artykuły informacyjne i promocyjne 79960000-1 - Usługi fotograficzne i pomocnicze 32353000-2 – Nagranie dźwiękowe 55520000-1 – Usługi dostarczania posiłków 79540000-1 – Usługi w zakresie tłumaczeń ustnych. 4. Termin realizacji zamówienia: wydarzenie odbędzie się w dniu 9.06.2026 r. Umowa wygasa z upływem 5 dni roboczych, liczonych od dnia 9 czerwca 2026 r. w związku ze świadczeniami określonymi w Rozdziale III ust. 4 Załącznika nr 1 do SWZ- SOPZ. 5. Zamawiający nie dopuszcza możliwości prowadzenia negocjacji w celu ulepszenia treści ofert złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu. 6. Sposób oceny ofert: Zamawiający dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty spośród ofert niepodlegających odrzuceniu, złożonych w odpowiedzi na ogłoszenie o zamówieniu, będzie kierował się kryterium i jego znaczeniem oraz będzie oceniał oferty w ramach kryterium oceny ofert. Zamawiający udzieli zamówienia Wykonawcy, którego Oferta uzyska najwyższą liczbę punktów. 7. Na podstawie art. 5k rozporządzenia Rady (UE) nr 833/2014 z dnia 31 lipca 2014 r. dotyczącego środków ograniczających w związku z działaniami Rosji destabilizującymi sytuację na Ukrainie (Dz. Urz. UE nr L 229 z 31.7.2014, str. 1), zmienionego rozporządzeniem 2022/57 oraz 2025/2033, zwanego dalej „Rozporządzeniem 833/2014”, zakazuje się udzielania lub dalszego wykonywania zamówienia publicznego na rzecz lub z udziałem: a) obywateli rosyjskich, osób fizycznych zamieszkałych w Rosji lub osób prawnych, podmiotów lub organów z siedzibą w Rosji; b) osób prawnych, podmiotów lub organów, do których prawa własności bezpośrednio lub pośrednio w ponad 50% należą do osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub c) osób fizycznych lub prawnych, podmiotów lub organów działających w imieniu lub pod kierunkiem osoby fizycznej lub prawnej, podmiotu lub organu, o których mowa w lit. a) lub b), w tym podwykonawców, dostawców lub podmiotów, na których zdolności polega się w rozumieniu dyrektywy 2014/24/UE, w przypadku, gdy przypada na nich ponad 10 % wartości zamówienia. 8.Na podstawie art. 222 ust. 4 ustawy Pzp Zamawiający informuje, że łączna kwota, jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia wynosi: 503 070.00 zł brutto, w tym prawo opcji 20 295,00 zł brutto. 9. Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania oferty wariantowej. 10. Przedmiot zamówienia jest finansowany w ramach Przedsięwzięcia pn. „Wsparcie dla powszechnego stosowania elektronicznego zarządzania dokumentacją poprzez rozwój i udostępnienie nieodpłatnego systemu klasy EZD, udostępnienie chmury SaaS2 EZD RP oraz wdrożenia systemu EZD w administracji publicznej RP”, realizowanego przez Ministerstwo Cyfryzacji w partnerstwie z NASK-PIB w ramach Krajowego Planu Odbudowy i Zwiększania Odporności, finansowanego ze środków Instrumentu na rzecz Odbudowy i Zwiększenia Odporności oraz Unii Europejskiej – NextGenerationEU [akronim: EZD-KPO]. 11. Na podstawie art. 257 ustawy Pzp Zamawiający przewiduje moż...