CONTRACT AMENDMENT NOTICE: Project and Document Management System as a Service
About This Opportunity
TranslatedThis notice concerns a contract amendment for a 'Project and Document Management System as a Service'. The original contract was procured by KEHA Centre and published on July 1, 2023, with an estimated value of €500,000 and a contract duration of 'until further notice'. The amendment is being processed under Section 136, Paragraph 2, Item 2 of the Finnish Public Procurement Act (1397/2016), which allows for contract modifications without a new procurement procedure under specific conditions. This particular clause permits changes if they meet certain criteria, implying that the amendment is deemed necessary and permissible under the law, likely due to unforeseen circumstances or evolving needs that do not constitute a 'material' change prohibited by Paragraph 1 of the same section. The notice does not specify the exact nature of the amendment or its justification beyond referencing the legal basis. It serves as a formal notification regarding a change to an existing public contract.
This is a services contract in the general supplies sector. Located in Finland, Europe, this opportunity is open to firms and consortiums. Proposals must be submitted before September 18, 2026.
Published through Hilma Finland, a national government procurement portal. Public procurement tenders follow the country's national bidding regulations and may have specific eligibility and documentation requirements for services in the general supplies sector. Service contracts are typically evaluated on both technical quality and price, and may require bidders to demonstrate relevant experience and qualified personnel. Interested parties should review the full documentation on the original source before submitting their proposal.
Description
Original language: fiSOPIMUKSEN MUUTOSILMOITUS: Projektin- ja dokumentinhallintajärjestelmä palveluna Sopimusmuutoksen kohde ja perustelut:
KEHA keskus on kilpailuttanut Projektin ja dokumentinhallintajärjestelmä palveluna -sopimuksen 1.7.2023 julkaistulla hankintailmoituksella. Sopimuksen ennakoiduksi arvoksi on ilmoitettu jälki-ilmoituksessa 500 000 €. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 1 momentin mukaan olennaiset sopimusmuutokset ovat kiellettyjä. Sopimusmuutos voidaan kuitenkin tehdä, jos jokin hankintalain 136 §:n 2 momentissa säädetyistä edellytyksistä täyttyy.
Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Sopimuksen toteuttamisen yhteydessä on tullut tarpeelliseksi toteuttaa lisätöitä ja -palveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.
Palvelussa on sopimuskauden aikana otettu käyttöön kansallinen palveluväylä, mikä on aiheuttanut integraatio-, tallennustila- ja käyttöönottokustannuksia. Lisäksi palveluväylän käyttö aiheuttaa 1 000 euron kuukausittaisen lisäkustannuksen palvelun ylläpitoon. Kansallisen palveluväylän käyttöönotto ei sisältynyt alkuperäiseen sopimukseen, mutta se on välttämätön palvelun toteuttamisen kannalta.
Käyttöönottoprojektin aikana on lisäksi tullut tarve ottaa käyttöön uusia rajapintoja, jotka liittyvät suoraan sopimuksen mukaiseen järjestelmään ja sen integraatioihin. Uusien rajapintojen käyttöönotto on kasvattanut ylläpidettävän kokonaisuuden laajuutta ja vaatimuksia, mikä on lisännyt palvelun kuukausihintaa noin 700 eurolla.
Lisäksi aluehallintouudistuksen (2025/2026) vuoksi sopimusta käyttävien organisaatioiden rakenteissa on tapahtunut muutoksia. Muutoksiin valmistautuminen on edellyttänyt järjestelmään liittyviä integraatiomuutoksia sekä tietojen massasiirtoja. Nämä toimet ovat olleet välttämättömiä sopimuksen mukaisen palvelun toimivuuden ja jatkuvuuden turvaamiseksi.
Edellä kuvatut lisätyöt ja -palvelut liittyvät kiinteästi sopimuksen mukaiseen järjestelmään ja sen tekniseen kokonaisuuteen. Toimittajan vaihtaminen ei ole ollut mahdollista teknisistä syistä ja lisäksi se olisi aiheuttanut merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Näin ollen lisätöiden ja -palvelujen toteuttaminen alkuperäisen sopimuskumppanin toimesta on ollut välttämätöntä sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseksi.
Sopimusmuutosten arvo jää alle 50 prosenttiin alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta.,
Lot 1: SOPIMUKSEN MUUTOSILMOITUS: Projektin- ja dokumentinhallintajärjestelmä palveluna
Sopimusmuutoksen kohde ja perustelut:
KEHA keskus on kilpailuttanut Projektin ja dokumentinhallintajärjestelmä palveluna -sopimuksen 1.7.2023 julkaistulla hankintailmoituksella. Sopimuksen ennakoiduksi arvoksi on ilmoitettu jälki-ilmoituksessa 500 000 €. Sopimus on voimassa toistaiseksi.
Julkisista hankinnoista ja käyttöoikeussopimuksista annetun lain (1397/2016, hankintalaki) 136 §:n 1 momentin mukaan olennaiset sopimusmuutokset ovat kiellettyjä. Sopimusmuutos voidaan kuitenkin tehdä, jos jokin hankintalain 136 §:n 2 momentissa säädetyistä edellytyksistä täyttyy.
Hankintalain 136 §:n 2 momentin 2 kohdan mukaan hankintasopimukseen voidaan tehdä muutos ilman uutta hankintamenettelyä, jos alkuperäisen sopimuskumppanin on tarpeen suorittaa lisätöitä tai -palveluja taikka ylimääräisiä tavarantoimituksia, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen, ja jos sopimuskumppanin vaihtaminen ei ole mahdollista taloudellisista tai teknisistä syistä ja aiheuttaisi merkittävää haittaa tai kustannusten merkittävää päällekkäisyyttä hankintayksikölle.
Sopimuksen toteuttamisen yhteydessä on tullut tarpeelliseksi toteuttaa lisätöitä ja -palveluja, jotka eivät sisältyneet alkuperäiseen sopimukseen.
Palvelussa on sopimuskauden aikana otettu käyttöön kansallinen palveluväylä, mikä on aiheuttanut integraatio-, tallennustila- ja käyttöönottokustannuksia. Lisäksi palveluväylän käyttö aiheuttaa 1 000 euron kuukausittaisen lisäkustannuksen palvelun ylläpitoon. Kansallisen palveluväylän käyttöönotto ei sisältynyt alkuperäiseen sopimukseen, mutta se on välttämätön palvelun toteuttamisen kannalta.
Käyttöönottoprojektin aikana on lisäksi tullut tarve ottaa käyttöön uusia rajapintoja, jotka liittyvät suoraan sopimuksen mukaiseen järjestelmään ja sen integraatioihin. Uusien rajapintojen käyttöönotto on kasvattanut ylläpidettävän kokonaisuuden laajuutta ja vaatimuksia, mikä on lisännyt palvelun kuukausihintaa noin 700 eurolla.
Lisäksi aluehallintouudistuksen (2025/2026) vuoksi sopimusta käyttävien organisaatioiden rakenteissa on tapahtunut muutoksia. Muutoksiin valmistautuminen on edellyttänyt järjestelmään liittyviä integraatiomuutoksia sekä tietojen massasiirtoja. Nämä toimet ovat olleet välttämättömiä sopimuksen mukaisen palvelun toimivuuden ja jatkuvuuden turvaamiseksi.
Edellä kuvatut lisätyöt ja -palvelut liittyvät kiinteästi sopimuksen mukaiseen järjestelmään ja sen tekniseen kokonaisuuteen. Toimittajan vaihtaminen ei ole ollut mahdollista teknisistä syistä ja lisäksi se olisi aiheuttanut merkittävää kustannusten päällekkäisyyttä hankintayksikölle. Näin ollen lisätöiden ja -palvelujen toteuttaminen alkuperäisen sopimuskumppanin toimesta on ollut välttämätöntä sopimuksen mukaisen palvelun toteuttamiseksi.
Sopimusmuutosten arvo jää alle 50 prosenttiin alkuperäisen hankintasopimuksen arvosta.
CPV: 72000000
Organisation: Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskus
Data provenance
This notice is sourced from Hilma Finland and was originally published on March 18, 2026. Last refreshed 32 days ago. Original language: fi. BidsFactory mirrors official procurement notices and links back to the source for full legal text.
About Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskus
Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskus has issued 136 procurement notices on BidsFactory, including 16 currently open and 21 awarded contracts. Activity concentrates in General Supplies & Services, Construction & Civil Works, and Transport & Logistics. All notices are published for Finland. Notices are distributed via Hilma Finland and TED - Tenders Electronic Daily (EU). Most recent publication: June 24, 2026.
Frequently asked questions about this tender
When does this tender close?
The submission deadline is September 18, 2026. You have 80 days left to prepare and submit your proposal to the contracting authority.
Who is the contracting authority?
This notice was issued by Työllisyys-, kehittämis- ja hallintokeskus in Finland. The authority is responsible for evaluating bids, awarding the contract, and managing performance.
What type of contract is this?
This is a Services contract in the General Supplies & Services sector. The classification helps bidders match the opportunity to their qualifications and registered scope of supply.
Where will the contract be performed?
The contract is for delivery in Finland. Foreign bidders should review local registration, taxation, and any in-country presence requirements before submitting.
How can I submit a bid?
Visit Hilma Finland to access the full notice, required documents, and submission instructions provided by the contracting authority.
Find tenders like this automatically
Set up alerts and filters that match your business — never miss a relevant opportunity again.