REQUEST FOR QUOTATION No. 19/2026/SZ/DFA regarding the implementation of training "Modern communication and documentation management standards in services" (including provision of trainers, training materials, and training rooms) – Part A, catering services – Part B, and services for conducting an exam confirming the acquisition of competences/qualifications in the scope of "Modern communication and documentation management standards in services" – Part C

W załączeniu pełna treść zapytania ofertowego - prosimy o zapoznanie się przed złożeniem oferty. .1 Część A - Usługa szkoleniowa w zakresie szkolenia „Nowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach” ZAKRES TEMATYCZNY W ramach usługi szkoleniowej należy przeprowadzić szkolenie z zakresu „Nowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach”. Ramowy program szkolenia obejmuje m.in.:  Organizacja procesów usługowych  Profesjonalna komunikacja interpersonalna  Rozpoznawanie potrzeb i oczekiwań klienta  Komunikacja telefoniczna i elektroniczna  Sytuacje trudne, reklamacje i konflikty  Rodzaje dokumentacji w procesach usługowych  Przygotowywanie dokumentów i korespondencji  Obieg dokumentów i zarządzanie informacją  Archiwizacja i ochrona dokumentacji  Cyfrowe narzędzia organizacji pracy  Rejestry, raporty i kontrola jakości usług  Kompleksowa realizacja procesu usługowego Kurs prowadzony będzie w formie zajęć teoretycznych i praktycznych. Zajęcia teoretyczne odbywać się będą w formie wykładu. Zajęcia praktyczne prowadzone będą w formie warsztatów i ćwiczeń z wykorzystaniem niezbędnych materiałów i sprzętów. Całkowity czas trwania szkolenia wynosi 120 godzin szkoleniowych dla jednej grupy szkoleniowej – 60 godzin zajęć teoretycznych oraz 60 godzin zajęć praktycznych – 15 dni szkoleniowych po 8 godzin szkoleniowych dziennie, przy czym dzień szkoleniowy wynosi maksymalnie 8 godzin zegarowych. Jako godzinę szkoleniową należy rozumieć 45 minut zajęć. Szkolenie należy przeprowadzić w ramach 1 grupy szkoleniowej. Łączna liczba osób - 10 osób. Szczegółowy program szkolenia zostanie uzgodniony z wybranym Wykonawcą usługi szkoleniowej po podpisaniu umowy. W załączeniu pełna treść zapytania ofertowego - prosimy o zapoznanie się przed złożeniem oferty. 2.2 Część B - Usługa cateringowa dla uczestników/czek szkolenia „SNowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach” 2.2.1. W ramach usługi należy zapewnić całodzienne wyżywienie dla wszystkich uczestników/czek szkoleń (na miejscu i w każdym dniu szkolenia) - w skład wyżywienia wchodzi: a) przerwa kawowa: kawa, herbata, woda, mleko, cukier, drobne słone lub słodkie przekąski typu paluszki lub kruche ciastka lub owoce. b) obiad – dwa dania (zupa i drugie danie) oraz napój, deser. Przerwy kawowe i obiad powinny zostać podane w lokalizacji szkolenia Uczestników/czek. 2.2.2. Usługa cateringowa obejmuje dowóz, rozstawienie i przygotowanie poczęstunku na miejscu oraz posprzątanie, w tym zabranie zastawy po zajęciach. 2.2.3. Zamówienie obejmuje łącznie wyżywienie dla 10 uczestników/czek, łącznie 150 osobodni (10 uczestników/czek x 15 dni szkoleniowych). 2.2.4. Szkolenia, w ramach których uczestnikom/czkom będzie przysługiwało wyżywienie, mogą być realizowane w dni robocze/w weekendy w zależności od dyspozycyjności uczestników, w godzinach ustalonych z uczestnikami projektu. 2.2.5. Szkolenie będzie odbywać się w 1 grupie liczącej 10 osób. 2.2.6. Szczegółowy harmonogram obejmujący terminy szkolenia w danym miesiącu Zamawiający będzie ustalał na bieżąco z wybranym Wykonawcą. Ponadto najpóźniej na 3 dni przed planowanym szkoleniem Zamawiający będzie przesyłał Wykonawcy niezbędne informacje dot. przygotowania wyżywienia na dany dzień, tj. liczbę uczestników/czek grupy. 2.2.7. Zamówienie musi być realizowane przy użyciu produktów posiadających ważny termin przydatności do spożycia. 2.2.8. Wykonawca zapewni odpowiednią ilość kubków, talerzy, sztućce, serwetki itp. Nie dopuszcza się użycia plastikowej zastawy jednorazowej. W załączeniu pełna treść zapytania ofertowego - prosimy o zapoznanie się przed złożeniem oferty. 2.3. Część C - Usługa przeprowadzenia egzaminu potwierdzającego uzyskanie kompetencji/kwalifikacji w zakresie „Nowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach” 2.3.1. W ramach usługi należy przeprowadzić egzamin potwierdzający uzyskanie kompetencji/kwalifikacji w zakresie „Nowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach” w rozumieniu załącznika nr 2 „Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+ oraz FST”. 2.3.2. Wykonawca zobowiązany jest do wskazania w formularzu ofertowym informacji stanowiących podstawę do potwierdzenia uznania kwalifikacji, w szczególności: a) nazwy kwalifikacji, b) informacji, czy kwalifikacja jest włączona do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK) – wraz ze wskazaniem odpowiedniego wpisu w Zintegrowanym Rejestrze Kwalifikacji (jeżeli dotyczy), c) w przypadku kwalifikacji niewłączonej do ZSK – wskazania kategorii kwalifikacji w rozumieniu Załącznika nr 2 (kwalifikacje nadawane w systemie oświaty i szkolnictwa wyższego / kwalifikacje i uprawnienia nadawane przez organy władzy publicznej, instytuty badawcze lub samorządy zawodowe/gospodarcze / kwalifikacje potwierdzane przez podmioty międzynarodowe) oraz podstawy prawnej lub innego aktu/standardu regulującego nadawanie tej kwalifikacji. 2.3.3. W przypadku, gdy oferowana kwalifikacja nie jest włączona do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji (ZSK), Wykonawca zobowiązany jest załączyć do oferty wypełnioną listę sprawdzającą potwierdzającą, czy dany dokument można uznać za potwierdzający kwalifikację (niewłączoną do Zintegrowanego Systemu Kwalifikacji) lub kompetencję, sporządzoną zgodnie ze wzorem znajdującym się w dokumencie „Załącznik 2 Podstawowe informacje dotyczące uzyskiwania kwalifikacji w ramach projektów współfinansowanych z EFS+ oraz FST” wraz z wzorem certyfikatu wydawanego po egzaminie. 2.3.4. W ramach realizacji usługi musi zostać zapewnione rozdzielenie procesu kształcenia od procesu walidacji i certyfikowania (egzamin przeprowadza inny podmiot lub inne osoby niż prowadzące szkolenie). 2.3.5. Zamówienie obejmuje przeprowadzenie egzaminu zewnętrznego dla 10 uczestników/czek, które ukończyły szkolenie będące przedmiotem zamówienia w części A - „Nowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach” (1 grupa licząca 10 osób). 2.3.6. Każdy/a uczestnik/czka, który/a uzyska pozytywny wynik egzaminu, otrzyma certyfikat/zaświadczenie potwierdzający uzyskanie kompetencji/kwalifikacji w zakresie „Nowoczesne standardy komunikacji i zarządzania dokumentacją w usługach”. 2.3.7. W ramach usługi należy zapewnić:  egzaminatorów legitymujących się odpowiednim przygotowaniem,  opiekuna podczas każdego egzaminu,  niezbędne elementy do przeprowadzenia egzaminów , m.in. formularze/testy egzaminacyjne, itp.,  pokrycie opłat egzaminów zewnętrznych oraz opłat związanych w wydawaniem certyfikatów zewnętrznych,  sale do przeprowadzenia egzaminu spełniające wymogi wynikające z przepisów BHP, sanitarnych i ppoż. z dostępem do światła dziennego i oświetlenia sztucznego, z komfortową temperaturą powietrza, utrzymane w czystości. Sala powinna mieć dostęp do zaplecza sanitarnego. Ponadto musi zostać zapewniony dostęp do sali oraz pozostałych pomieszczeń dla osób z niepełnosprawnością – sale muszą być wolne od barier architektonicznych, które uniemożliwiałyby udział takich osób w egzaminie.  Wykonawca zapewni salę wyposażoną w sprzęt, niezbędny do przeprowadzenia egzaminu na najwyższym poziomie.  Sala powinna być oznaczona zgodnie z aktualnym „Podręcznikiem wnioskodawcy i beneficjenta Funduszy Europejskich na lata 2021-2027 w zakresie informacji i promocji” jako miejsce realizacji usługi egzaminacyjnej.  Usługi egzaminacyjne odbywają się w budynkach (miejscach), w których:  wejście do budynku jest na poziomie terenu wokół budynku, a jeśli w budynku (lub przed wejściem do budynku) zastosowano schody to jest winda, dostępny podjazd lub sprawna platforma przyschodowa, o ile to możliwe, zainstalowana przy wejściu głównym/schodach głównych;  na kondygnacjach dostępnych dla osób z niepełnosprawnością są przystosowane toalety;  o ile to możliwe, na korytarzach nie ma wystających gablot, reklam, elementów dekoracji, które mogłyby być przeszkodą dla osób z niepełnosprawno