Request for Quotation No. 2/2026 for the supply of an automated system for receiving, orienting, and palletizing products as part of the project entitled "Investment in enterprise robotization to introduce process innovation".

1. Przedmiotem zamówienia jest dostawa, montaż i uruchomienie kompletnego zautomatyzowanego systemu (dalej: system), kompatybilnego z istniejącą linią w przedsiębiorstwie Zamawiającego ETERNA, z pominięciem ręcznych operacji wg minimalnych parametrów i wymagań określonych w załączniku do niniejszego zapytania pn.: „Opis przedmiotu zamówienia i wymagań Zamawiającego” stanowiącymi załącznik do dokumentacji postępowania. 2. Wykonawca systemu będzie zobowiązany do przeszkolenia 2 pracowników Zamawiającego z obsługi i konfiguracji systemu. Szkolenie będzie odbywało się w siedzibie Zamawiającego i trwało minimum 3 dni robocze. Termin szkolenia zostanie ustalony po wykonaniu i uruchomieniu systemu. Czas szkolenia powinien zostać uwzględniony w maksymalnym terminie dostawy i konfiguracji systemu tj. 210 dniach liczonych od zawarcia umowy z wykonawcą. 3. Na pytania Wykonawców Zamawiający udzieli odpowiedzi, bez ujawnienia źródła zapytania, w Bazie Konkurencyjności zgodnie z Rozdziałem VII niniejszego Zapytania. 4. Wykonawca zobowiązany będzie udzielić gwarancji na wykonany przedmiot zamówienia w wymiarze minimum 12 miesięcy od jego bezusterkowego odbioru. Wydłużenie okresu gwarancji stanowi jedno z kryteriów oceny ofert. 5. Zamawiający nie przewiduje udzielenia zamówień uzupełniających. 6. Ewentualne wskazania w dokumentacji stanowiącej opis przedmiotu zamówienia nazw własnych producentów, typów urządzeń, norm, certyfikatów czy nazw oprogramowania należy traktować jako definiujące minimalne wymagania. Dopuszcza się zmianę producentów urządzeń/podzespołów i oprogramowania, wskazanych norm/certyfikatów na równoważne w stosunku do założonych w ramach opisu przedmiotu zamówienia, pod warunkiem spełnienia wymagań stawianych im w ramach opisu przedmiotu zamówienia, niepogorszeniu ich parametrów, zachowania celu – funkcji, któremu mają służyć. Wykazanie, że oferowane przez Wykonawcę urządzenia/oprogramowanie spełniają wymagania określone przez Zamawiającego musi nastąpić w złożonej ofercie poprzez podanie szczegółowych parametrów zaproponowanych urządzeń i funkcji oprogramowania. Zamawiający może zwrócić się każdorazowo do wykonawcy o uzasadnienie przyjętych rozwiązań alternatywnych i wykazanie, że spełniają one przynajmniej parametry/funkcje wskazane w opisie przedmiotu zamówienia. 7. Postępowanie prowadzone jest w języku polskim – oferta wraz ze wszystkimi załącznikami musi być opracowania w języku polskim (obowiązkowo wykonawcy muszą korzystać z załączników do postępowania); 8. Zamawiający zobowiązuje się do zapłaty wynagrodzenia wykonawcy określonego w ofercie w następujących transzach: - 30 % po zawarciu umowy z wykonawcą (płatność zaliczkowa); - 60 % po zgłoszeniu gotowości do dostawy systemu, potwierdzonej osobiście przez pracownika Zamawiającego lub poprzez analizę zapisu video przesłanego Zamawiającemu; - 10 % po wykonaniu systemu, przeszkoleniu pracowników Zamawiającego i jego bezusterkowym odbiorze. 9. Zamawiający przewiduje możliwość udzielenia zaliczki w ramach realizacji zamówienia w maksymalnej wysokości 30 %. 10. Kluczowe postanowienia dotyczące realizacji przedmiotu zamówienia, jak również praw i obowiązków stron postępowania znajdują się we wzorze umowy stanowiącym załącznik do niniejszego postępowania. 11. Maksymalny termin realizacji zamówienia wynosi – 210 dni liczonych od dnia zawarcia umowy z wykonawcą. 12. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. Złożenie większej ilości ofert przez jednego Wykonawcę spowoduje ich odrzucenie. 13. Ofertę należy przygotować na formularzu ofertowym stanowiący załącznik nr 1 do niniejszego Zapytania. Oferta złożona na innym formularzu zostanie odrzucona. 14. Oferty należy złożyć za pośrednictwem Bazy Konkurencyjności do upływu terminu składania ofert. Złożenie oferty w odmienny sposób (poczta/kurier, osobiście lub poprzez e-mail) skutkowało będzie odrzuceniem oferty. 15. Za ofertę złożoną w terminie uznaje się ofertę złożona poprzez Bazę konkurencyjności w terminie składania ofert. 16. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane. 17. Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego oraz zawierać wszystkie wymagane załączniki tj.: a. wypełniony formularz ofertowy sporządzony zgodnie z wzorem załącznika nr 1 do niniejszego Zapytania; b. oświadczenie o braku powiązań kapitałowych lub osobowych sporządzone zgodne z wzorem załącznika nr 2 do niniejszego Zapytania; c. oświadczenie dot. sankcji sporządzone zgodne z wzorem załącznika nr 3 do niniejszego Zapytania; d. wykaz dostaw podobnych wg załącznika nr 4 do zapytania ofertowego – składany na wezwanie Zamawiającego. 18. Oferta wraz z załącznikami musi zostać podpisana przez osobę uprawnioną do reprezentowania Wykonawcy. Oferty można podpisać podpisem elektronicznym lub podpisać i zeskanować. Oferta nie może być zaszyfrowana. 19. Zamawiający informuje, że oferty składane w postępowaniu są jawne i podlegają udostępnieniu od chwili ich otwarcia z wyjątkiem informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa. Elementy oferty, które Wykonawca zamierza zastrzec jako tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu art. 11 ust. 4 ustawy z dnia 16 kwietnia 1993 r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji (Dz. U. z 2020 r. poz. 1913 t.j.) powinny zostać opisane „tajemnica przedsiębiorstwa". W treści oferty powinna zostać umieszczona informacja, że dany dokument jest zastrzeżony. Wykonawca zobowiązany jest wykazać, iż zastrzeżone informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa. Stosownie do powyższego, jeśli Wykonawca nie dopełni ww. obowiązków, Zamawiający będzie miał podstawę do uznania, że zastrzeżenie tajemnicy przedsiębiorstwa jest bezskuteczne i w związku z tym potraktuje daną informację, jako niepodlegającą ochronie i niestanowiącą tajemnicy przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji. Wykonawca nie może zastrzec danych dotyczących elementów ceny, nazwy Wykonawcy oraz jego siedziby. 20. Wykonawca pozostaje związany ofertą przez okres 60 dni począwszy od dnia upływu terminu składania ofert. 21. Zamawiający może co najmniej na 3 dni przed upływem terminu związania ofertą, zwrócić się do Wykonawców o wyrażenie zgody na przedłużenie terminu, o którym mowa w ust. 9 o oznaczony okres, nie dłuższy jednak niż 30 dni. 22. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert (w tym wyjaśnień w zakresie podejrzenia rażąco niskiej ceny) w określonym terminie. W razie braku złożenia wyjaśnień w określonym terminie oferta zostanie odrzucona. 23. W razie braku złożenia niezbędnych oświadczeń lub dokumentów Wykonawca zostanie wezwany do ich uzupełnienia w określonym terminie. W razie braku uzupełnienia w/w dokumentów lub oświadczeń w wyznaczonym terminie oferta zostanie odrzucona. 24. W postępowaniu o udzielenie zamówienia wnioski, zawiadomienia oraz informacje Zamawiający i Wykonawcy przekazują drogą elektroniczną na adres: biuro@serwach.com.pl, wpisując w tytule korespondencji mailowej nazwę postępowania. 25. Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego z prośbą o udzielenie dodatkowych informacji na temat niniejszego zamówienia, pod warunkiem, że wniosek o wyjaśnienie wpłynął do Zamawiającego nie później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert. Jeżeli wniosek o wyjaśnienie treści Zapytania Ofertowego wpłynął później niż na 4 dni przed upływem terminu składania ofert, Zamawiający może udzielić wyjaśnień albo pozostawić wniosek bez rozpoznania. 26. Zamawiający udzieli wyjaśnień niezwłocznie, jednak nie później niż na 2 dni przed upływem terminu składania ofert. 27. Zaleca się wykonawcom śledzenie informacji w zakresie publikowanych odpowiedzi na zadawane w toku prowadzonej procedury pytania, gdyż stanowić one będą integralną część dokumentacji postępowania i są wiążące dla wszystkich wykonawców. 28. Treść zapytań wraz z wyjaśnieniami, Zamawiający bez ujawniania źródła zapytania udostępni w Bazie Konkurencyjności. 29. W uzasadnionych przypadkach Zamawiający może pr