REQUEST FOR QUOTATION No. 5/CH/PSZ/F006 - concerning the selection of a contractor for the provision of accommodation, catering, and room rental services in connection with the implementation of postgraduate studies

Najem sal dydaktycznych do prowadzenia studiów podyplomowych 1. Zamówienie dotyczy wynajmu sali dla 1 grupy; 2. Sala dydaktyczna musi znajdować się w budynku na terenie Katowic lub Chorzowa w odległości nie większej niż 500 m od najbliższego przystanku autobusowego, tramwajowego komunikacji miejskiej lub kolejowego (odległość liczona według mapy Google, trasa piesza); 3. Sala szkoleniowa powinna pomieścić co najmniej 25 osób. Sala musi spełniać wszystkie wymagania bezpieczeństwa i higieny pracy stawiane pomieszczeniom, w których organizowane są szkolenia, powinna być dobrze oświetlona, klimatyzowana; 4. Wymagania dotyczące wyposażenia sali: • stoły z krzesłami dla co najmniej 25 uczestników/ek i 1 trenera/ki, • rzutnik multimedialny z ekranem, • komputer, • przedłużacz, • tablice flipchart z papierem lub tablice suchościeralne, • dostęp do Internetu, • ułatwienia zgodne z potrzebami osób z niepełnosprawnościami ruchu; 5. W budynku muszą zostać zapewnione odpowiednie warunki do prowadzenia zajęć dydaktycznych: • ok. 2m2 na osobę w sali szkoleniowej • sala oraz budynek, w którym się znajduje, musi spełniać wymogi dostępności (zgodnie ze Standardami dostępności dla polityki spójności 2021-2027), co obejmuje m.in. udogodnienia dla osób z niepełnosprawnościami (np. podjazdy, dostępne toalety) i osób mających trudności komunikacyjne (łatwość dostępu, szerokie korytarze). Musi być pozbawiony barier architektonicznych i komunikacyjnych, wyraźnie oznakowany w sposób ułatwiający przemieszczanie się osób z niepełnosprawnością (właściwe oznakowanie budynków, plansze i wskazówki ułatwiające przemieszczanie się). • zaplecze sanitarno-higieniczne 6. Wykonawca musi zapewnić możliwość organizacji przerwy kawowej i lunchu, co wymaga dostępu do miejsca serwowania cateringu. W przypadku, gdy Wykonawca sam nie zapewnia cateringu w zakresie przerwy kawowej i lunchu, musi wyrazić zgodę na organizację takiej usługi przez innego Wykonawcę w budynku realizacji zajęć i zapewnić miejsce na świadczenie usługi przez Wykonawcę wybranego w ramach oceny części 2 niniejszego zapytania; 7. Wynajem sali obejmuje wszelkie koszty jej utrzymania, w tym energii elektrycznej. 8. Usługa wykonywana będzie w czasie zjazdów na studiach podyplomowych. Zjazdy obejmują dwa dni: soboty i niedziele, w sposób ciągły w godz. 8:00-19:00, w planowanych terminach: • 12-13.09.2026 • 26-27.09.2026 • 10-11.10.2026 • 24-25.10.2026 • 21-22.11.2026 • 12-13.12.2026 • 09-10.01.2027 9. Liczba grup, a tym samym sal szkoleniowych, uzależniona jest od aktualnych rekrutacji na studia podyplomowe – min. 1 max. 4 w jednym dniu zajęć; 10. Wykonawca zapewni osobę do obsługi i bieżącego rozwiązywania ewentualnych problemów technicznych w trakcie najmu; 11. Spełnienie warunków zawartych w opisie przedmiotu zamówienia może zostać zweryfikowane przez Zamawiającego na miejscu w trakcie wizji lokalnej. Zamawiający zastrzega sobie prawo odrzucenia oferty, jeżeli w wyniku wizji lokalnej okaże się, że faktyczny standard oferty nie jest zgodny z przedstawionymi w ofercie kryteriami i oświadczeniem Wykonawcy. 12. W przypadku awarii lub innych nieprzewidzianych zdarzeń losowych Wykonawca jest zobowiązany zapewnić salę szkoleniową o nie gorszej jakości, na swój koszt, z innych źródeł. Usługa cateringowa, która polega na przygotowaniu, dostarczeniu na wskazany adres na terenie miasta Katowice lub Chorzów, przygotowaniu stołu cateringowego, ustawieniu sprzętu, naczyń i produktów spożywczych na stole cateringowym oraz posprzątaniu po zakończeniu serwowania posiłków, dla uczestników/czek studiów podyplomowych na zjazdach sobota-niedziela w zakresie: 1) Ciągła przerwa kawowa - obejmuje minimum: • Kawę z ekspresu z możliwością wyboru kawy typu np. espresso, latte itp. Dodatki do kawy: mleko o zawartości tłuszczu minimum 2%, mleko bez laktozy, cukier biały i brązowy w saszetkach. 0,5l na jedną osobę; • Herbatę w kopertach (czarna, zielona, owocowa). Cukier biały i brązowy w saszetkach. Cytryna umyta i sparzona, pokrojona w plasterki. Gorąca woda zapewniona w termosach lub warnikach Wykonawcy (0,5l na jedną osobę); • wodę (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutorów wody pitnej serwowana w szklanych dzbankach), • soki – co najmniej 200ml na osobę, • ciasta (co najmniej dwa rodzaje) – po dwa kawałki na osobę (1 kawałek 150 gram) lub kruche ciastka (co najmniej dwa rodzaje) lub słone przekąski i owoce serwowane w formie bufetu, • maksymalna cena – 55 zł na 1 osobę 2) Lunch - obejmuje minimum dwa dania ciepłe (zupa i drugie danie) oraz napój (w szklanych butelkach lub woda z dystrybutora wody pitnej w szklanych dzbankach): • mięso lub/i ryba na ciepło – co najmniej 150 gram na osobę; • zestaw surówek ze świeżych warzyw lub/i gotowanych warzyw; • dodatki: (ziemniaki, kasza, ryż lub frytki); • soki owocowe – co najmniej 200 ml na osobę, • woda mineralna – co najmniej 200 ml. • Posiłki w ramach lunchu w dniach danego zjazdu (sobota-niedziela) muszą się od siebie różnić. • maksymalna cena jednej porcji– 60 zł na 1 osobę Realizacja przedmiotu zamówienia polega na: 1. Wymagania i zastrzeżenia dotyczące posiłków a. jakość i świeżość produktów • wszystkie potrawy muszą być przygotowane ze świeżych produktów, w dniu podania; • niedopuszczalne jest stosowanie produktów przeterminowanych, odgrzewanych lub o obniżonej jakości. b. Bezpieczeństwo i higiena • Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawnych w zakresie przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych (m. in. ustawy z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia tj. Dz. U. z 2018 r. poz. 1541 ze zm.); • przygotowanie posiłków zgodnie z zasadami HACCP; • zachowanie odpowiednich warunków przechowywania i transportu potraw (termosy, bemary, chłodnie). c. Różnorodność i urozmaicenie • menu musi obejmować co najmniej dwa warianty dań głównych mięsne/rybne/wegetariańskie) – dotyczy lunchu; • sałatki/surówki przygotowane w różnych wersjach smakowych; • napoje dostępne w kilku wariantach (gazowane/niegazowane, różne smaki soków). d. Wymogi dietetyczne • wykonawca powinien umożliwić przygotowanie porcji specjalnych (np. bezglutenowych, bezlaktozowych, wegetariańskich) na zgłoszenie Zamawiającego. e. Ekologia i zrównoważony rozwój • jedzenie i napoje serwowane będą w naczyniach wielorazowego użytku, do ponownego wykorzystania, np. szklanych lub ceramicznych; nie będą używane plastikowe naczynia lub sztućce. 2. Wykonawca zapewni serwis (w tym sprzątający) podczas i po posiłkach. 3. Terminy realizacji: • 12-13.09.2026 • 26-27.09.2026 • 10-11.10.2026 • 24-25.10.2026 • 21-22.11.2026 • 12-13.12.2026 • 09-10.01.2027 4. Wielkość zamówienia (liczbę porcji) poszczególnych dostaw w ramach zamówienia ustalane są każdorazowo z Wykonawcą. 5. Miejsce realizacji usługi zostanie wskazane przez Zamawiającego – na terenie Katowic lub Chorzowa. 6. Zamawiający wymaga, by realizacja zamówienia następowała zgodnie z zasadą równości szans i niedyskryminacji (w tym dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz równości szans kobiet i mężczyzn). 7. Na koniec realizacji każdego zjazdu przeprowadzana jest wśród uczestników/czek ankieta ewaluacyjna. Niska ocena usługi może być podstawą do rozwiązania umowy o realizację zamówienia. noclegi dla uczestników projektu 1. Standard obiektu a. Zamówienie obejmuje nocleg w miejscu noclegowym o minimalnie 2*standardzie hotelu i maksymalnie 3* (zgodnie z rozporządzeniem Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) wraz ze śniadaniem. Istnieje możliwość szerszego zakresu usługi, o ile mieści się w określonej standardem cenie, wg. załącznika nr 3 do Regulaminu wyboru projektu „Rozwój kwalifikacji i kompetencji pracowników instytucji rynku pracy” numer naboru: FERS.01.02-IP.06-003/24 - https://fers.mrpips.gov.pl/__data/assets/pdf_file/0017/20645/zal_nr_3_zestawienie_standardu_i_cen_rynkowych.pdf b. obiekt musi spełniać wymogi kategorii hotelow