延岡市業務継続計画及び延岡市受援計画修正支援業務委託に関する 公募型プロポーザルの実施について

延岡市業務継続計画及び延岡市受援計画修正支援業務委託に関する 公募型プロポーザルの実施について - 1 -仕 様 書１ 件名延岡市業務継続計画及び延岡市受援計画修正業務支援委託２ 業務の目的本市では、災害発生後の市民生活の安定を図るため、延岡市業務継続計画(令和２年２月)(以下、ＢＣＰという)を策定し、また、大規模災害時の市における受援応援体制について、他自治体からの応援職員や支援物資等を効果的に活用するため、延岡市災害時受援・応援計画(平成31年４月)(以下、受援計画という)を策定している。 令和８年３月には「宮崎県地震・津波及び被害の想定について」(以下、県被害想定という)が見直され、本市においても広範囲にわたる強い揺れや津波の発生による甚大な被害が想定されている。 地震・津波災害に限らず、風水害等における大規模な災害が発生した場合、市管理施設や職員自身の被災、災害対応業務の急激な増大等により、人的資源及び物的資源が不足し、行政機能が低下する事態が想定される。 このことから、南海トラフ地震発生時等における本市の被害規模等を再評価し、市民の生命、身体及び財産を守り、市民生活への影響を最小限に抑えるためには、限られた人員及び資源の下で業務の優先順位をあらかじめ整理しておく業務継続体制を再構築するとともに、他の自治体等からの応援職員及び支援物資などを円滑に受け入れる受援体制を平時から再構築することが不可欠である。 また、令和８年熊本地震や令和６年能登半島地震などの近年の災害対応の教訓を踏まえると、既存計画の実効性、全庁的な浸透及び継続的改善の仕組みについても課題がある。 本業務は、これらの課題を踏まえ、ＢＣＰ及び受援計画の改定を行うとともに、災害対応業務が市職員一人ひとりの責任に基づき実施されるものであることを踏まえ、職員が自らの役割を理解し、主体的に行動できる体制を構築できるようにすることを目的とする。 さらに、両計画に基づく継続的な訓練等を実施し、また、担当課室において各計画の改善及び改定が行える仕組みを構築することで、災害時に機能する業務継続体制及び受援体制の更なる強化を目指すものである。 ３ 委託期間契約締結日の翌日から令和10年３月10日(金)まで４ 履行場所延岡市の指定する場所５ 業務の全体構成本業務に当たっては、国や県等の最新の関係法令・計画・マニュアル・ガイドライン等や県被害想定を参照し、本市が定める延岡市地域防災計画をはじめとする各種計画との整合、他自治体の最新事例等を整理し、市と十分に協議した上で行う。 また、近年の大規模災害において、自治体が直面した問題及び講じられた対応について整理する。 特に、本市の被害想定を踏まえ、定量的な弱部をあぶり出し、初動期から応急・復旧期にかけた応援職員の受入れ体制及び業務継続体制の課題にも着目し、ＢＣＰ及びの受援計画の改定に活用すべき知見を整理する。 原則として、次項の構成により実施するものとし、具体的な進め方及び手法については、受託者の専門的知見を活かした提案を求めるものとする。 - 2 -６ 令和８年度業務内容 (ＢＣＰ改定)(１)事前準備本業務に係る国・県等の関係計画・法令・ガイドライン等の調査・把握を行い、国の指針等との相違点を洗い出すとともに本市の地域防災計画をはじめとする各種計画との関係性、反映事項等を整理する。 また、現行の計画及び本市の地域特性等を踏まえ、見直しを要する事項を整理し、災害時における業務継続体制・受援体制の課題(弱部)をあぶり出し、計画改定に向けた方向性を整理する。 (２)近年の災害による課題・教訓の整理、他自治体の取り組みの確認令和８年熊本地震など近年の大規模災害における災害対応資料を収集し、反映すべき事項を整理する。 また、他自治体等の先進的な取り組みまたは参考にすべき知見を確認する。 (３)被害想定の見直し県被害想定に基づき、計画の前提条件となる庁舎等施設(ライフライン、職員用備蓄、通信手段等を含む)の地震被害及び浸水被害並びに本市の区域に係る被害想定の見直しに必要な調査を立案し、実施する。 また、調査結果を集計・分析し、その内容を踏まえて定量的な弱部をあぶり出し、初動期から応急・復旧期にかけた応援職員の受入れ体制及び業務継続体制の課題や前提条件の見直しを行う。 (４)職員参集予測の見直し市が提供する最新の職員データを用い、災害が夜間・休日に発災する想定で職員参集率を集計・分析する。 その際、本人や家族の被災等により参集困難な割合等についても考慮するものとする。 (５)非常時優先業務の見直しア 調査の企画・帳票作成最新の組織体制及び事務分掌を反映し、非常時優先業務を見直すために必要な調査を立案し、実施する。 また、調査に必要な帳票や手順書を作成する。 イ 調査結果の集計・分析調査結果の集計・分析を行い、業務継続における課題と対策等を整理する。 なお、課題については、各部署の個別課題、全庁的に協議が必要な課題、個別業務ごと及び共通する課題等を抽出する。 ウ 調査結果の調整上記イにおいて、非常時優先業務の精査が必要な場合は、各部署に必要な調整を図るほか、計画策定段階で改善提案が可能な課題について改善提案を提示する等、必要な調整を行うものとする。 調整にあたっては、必要に応じ個別の部署に対するヒアリングの実施を検討する。 (６)必要資源の確保策の検討市が提供する最新の市有施設情報を反映し、被害想定に応じた施設の使用可否について調査・分析を行う。 また、職員用の飲料水等の確保・備蓄など、業務継続における課題と対策等を整理する。 ア 施設情報等の時点修正市が提供する最新の市有施設情報を反映し、被害想定に応じた施設の使用可否について調査・分析を行う。 イ 調査の企画・帳票作成必要資源の確保状況を調査するための、企画・帳票作成を行う。 - 3 -ウ 調査結果の整理・分析調査結果の集計・分析を行い、業務継続における課題と対策等を整理する。 (７)会議等の支援ア 庁内説明会(１回)非常時優先業務調査の実施にあたり、各課室における調査方法及び作業手順について職員へ説明会の開催を支援する。 開催にあたり、受託者は資料作成支援を行うとともに、調査手順の説明等を行う。 災害時においては、全ての業務を継続することは困難であることを前提とし、停止又は縮小の判断を含めた優先順位付けの考え方について、説明会を通じて職員の理解を促し、庁内の共通理解を形成する。 なお、説明会資料の印刷・配布は市が行う。 また、説明会後の質問等に対し、回答案を作成すること。 イ 業務継続検討部会(２回)市が開催する業務継続検討部会について、改定着手時の修正方針、基礎調査終了時の調査結果概要等の資料作成を支援する。 (８)文書作成支援業務(１)から(７)の結果を踏まえ、「延岡市業務継続計画」を改定し、作成に係る業務を支援する。 ７ 令和９年度業務内容 (受援計画改定)(１)事前準備受援計画の改定に当たっては、国・県等の関係計画・法令・ガイドライン等の調査・把握を行い、国の指針等との整合、本市の地域防災計画をはじめとする各種計画や令和８年度成果のＢＣＰとの関係性を整理し、市と十分に協議した上で実施する。 (２)受援対象業務の見直し災害時に迅速な応援要請ができるよう、あらかじめ受援対象業務を特定する。 特定にあたっては、関係計画との整合を図りつつ、他自治体の受援計画、令和８年熊本地震を含めた近年の被災地の事例に基づき提案するものとする。 (３)会議等の支援ア 受援計画討部会(２回)受援計画の策定に着手するにあたり、市が開催する受援計画検討部会について、改定着手時の修正方針、調査終了時の調結果概要等の資料作成を支援する。 近年の災害対応事例及び他自治体の取組を踏まえ、受援の必要性及び応援職員の受入れから業務引継ぎに至る受援体制の考え方について職員の理解を深め、各課が計画の策定に向け主体的に取り組むことができるよう支援する。 (４)受援計画策定に向けた支援受援計画の策定に向け、職員の被災状況や業務量の増大を前提とした受援を要する業務及び受援体制の考え方について、主体的に整理できるよう支援する。 なお、整理にあたっては、必要に応じて適切な様式等を作成・使用する。 - 4 -(５)受援体制の具体化受援時における本市の窓口を明確化し、受援が特に必要となる業務を対象として応援要請から受入れ、配置及び業務引継ぎに至る一連の流れを整理する。 また、各課及び担当者の役割分担並びに実施手順を整理し、受援体制を具体化する。 さらに、本市と関係自治体等における近年の取組を踏まえ、受援時の関係機関や支援団体等も含めた市役所などにおける執務室を検討するとともに、関係機関や支援団体等を時系列的に整理し、災害対応の全体像が把握できるようにする。 具体化した受援業務は、受援計画に反映するとともに、運用時に活用可能な資料として取りまとめる。 (６)文書作成支援業務(１)から(５)の結果を踏まえ、本市の実情及び被害想定に即した「受援計画」を改定する。 計画は、災害時において、職員が運用しやすい内容となるよう整理するとともに、ＢＣＰとの整合を確保する。 (７)受援計画図上訓練の実施改定したＢＣＰ及び受援計画の実効性を確認するため、図上訓練等を通じて検証を行う。 訓練においては、業務停止・縮小の判断の妥当性、受援との接続、体制上の課題等を確認し、必要な改善事項を整理する。 (８)職員研修会の実施改定したＢＣＰ及び受援計画を広く職員に周知・理解させるため、研修会を実施する。 (９)継続的改善アクションプラン(仮称)の策定ＢＣＰ及び受援計画を策定して終わることなく、継続的に点検及び見直しが行われるよう、訓練の実施、課題の整理及び計画への反映を含めた改善のためのアクションプラン(仮称)を策定する。 なお、アクションプランは、継続的な運用を前提とした実効性のある内容とする。 ８ 打ち合わせ・協議・会議等(１)市との協議本業務の実施にあたっては、市と十分に協議の上、進めるものとする。 (２)打合せの実施受託者は、本業務の円滑な遂行を図るため、業務着手時及び成果品提出時に打合せを実施するものとする。 また、業務の進捗状況に応じて、必要な中間打合せ(Web打合せ含む)を適宜実施し、その都度、協議録を作成し、市と十分な情報共有及び意思疎通を図るものとする。 (３)会議・説明会等の支援全庁的な会議や説明会等を実施する場合、必要に応じ、調査方法及び作業手順を説明する職員説明会の開催を支援する。 受託者は資料作成支援を行うとともに、調査手順の説明等を行う。 また、説明会後の質問等に対し、回答案を作成する。 ア 令和８年度会議等 回数 備考等庁内説明会 １回 非常時優先業務調査時業務継続検討部会 ２回 第１回：改定着手時第２回：素案作成時- 5 -イ 令和９年度会議等 回数 備考等受援計画検討部会 ２回 第１回：改定着手時第２回：素案作成時図上訓練 １回 令和９年１１月(予定)職員研修会 １日２回 令和１０年１月(予定)(午前・午後、連続２日 計４回)９ 成果物成果物は下記の部数を提出するものとし、電子データについても編集可能な形式で提出すること。 (１)令和８年度成果報告書 ２部 Ａ４版延岡市業務継続計画改定案 ２部 Ａ４版新旧対照表 １部 ※令和８年度業務で作成した資料一式 １式 Word及びPDF等(２)令和９年度成果報告書 ２部 Ａ４版延岡市災害時受援・応援計画改定案 ２部 Ａ４版新旧対照表 ※継続的改善アクションプラン(様式含む) ２部 Ａ４版令和９年度業務で作成した資料一式 １式 Word及びPDF等１０ その他留意事項(１)庁内調整及び各課の負担軽減への配慮本業務は全庁的な取組であることから、各課の通常業務への影響に配慮し、必要に応じて資料様式の工夫や調査方法の簡素化等を行うなど、各課の負担軽減に努めるものとする。 また、調査の結果等でＢＣＰ及び受援計画改訂に関して、関係部署が作成する計画等の重要な事項があれば、改善に必要な支援または助言を行う。 (２)法令等の遵守本業務の実施にあたっては、関係法令、指針及びガイドライン等を遵守するものとする。 (３)再委託の制限本業務の全部を第三者に再委託してはならない。 なお、業務の一部を再委託する場合は、あらかじめ市の承認を得るものとする。 (４)情報の適正管理業務の実施にあたり知り得た情報については、適切に管理し、本業務の目的以外に使用してはならない。 (５)疑義の取扱い本仕様書に定めのない事項又は疑義が生じた場合は、市と受託者が協議の上、定めるものとする。 - 6 -(６)延岡市より提供可能なデータ等・延岡市地域防災計画・延岡市業務継続計画・延岡市災害時受援・応援計画・防災ハンドブック(職員用)・登庁訓練時集計結果・協定締結機関等リスト 等 - 1 -延岡市業務継続計画及び延岡市受援計画修正支援業務委託公募型プロポーザル実施要領１．業務目的本市では、災害発生後の市民生活の安定を図るため、延岡市業務継続計画(令和２年２月)(以下「ＢＣＰ」という。)を策定し、また、大規模災害時の市における受援応援体制について、他自治体からの応援職員や支援物資等を効果的に活用するため、延岡市災害時受援・応援計画(平成31年４月)(以下「受援計画」という。)を策定している。 令和８年３月には「宮崎県地震・津波及び被害の想定について」(以下「県被害想定」という。)が見直され、本市においても広範囲にわたる強い揺れや津波の発生による甚大な被害が想定されている。 地震・津波災害に限らず、風水害等における大規模な災害が発生した場合、市管理施設や職員自身の被災、災害対応業務の急激な増大等により、人的資源及び物的資源が不足し、行政機能が低下する事態が想定される。 このことから、南海トラフ地震発生時等における本市の被害規模等を再評価し、市民の生命、身体及び財産を守り、市民生活への影響を最小限に抑えるためには、限られた人員及び資源の下で業務の優先順位をあらかじめ整理しておく業務継続体制を再構築するとともに、他の自治体等からの応援職員及び支援物資などを円滑に受け入れる受援体制を平時から再構築することが不可欠である。