流山市営住宅等管理業務委託のプロポーザル実施について

流山市営住宅等管理業務委託のプロポーザル実施について
流山市営住宅等管理業務委託 仕様書本業務は流山市営住宅の管理を民間委託することにより、当該業務の質の維持及び向上を図ることを目的とする。
本仕様書は、当該業務に関して基本的な事項を提示したものである。
そのため、その他必要と考えられるものについては、適宜、創意工夫し、提案すること。
第１ 対象施設流山市(以下「委託者」という。)が管理(所有または借上)する別表１から別表５の市営住宅第２ 契約期間令和６年４月１日から令和１１年３月３１日まで。
ただし、契約締結日の翌日から令和６年３月３１日までは準備期間とする。
第３ 管理の基準１ 管理運営の基本方針受託者が行う管理業務の実施に当たっては、次の観点から適正な管理を行うこと。
(１)管理運営の基本事項市営住宅は、入居者の生活の場であることから、建物の維持管理を適切に行うとともに、業務時間内の管理だけでなく、業務時間外についても入居者からの緊急連絡等に対応できる体制を整備すること。
緊急対応に際し費用が発生した場合は、双方で別途協議する。
(２)入居者のサービスの向上市営住宅の適正な管理に努め、入居者や市民に対するサービスの向上に努めること。
特に各種照会や苦情等には、迅速、的確に対応すること。
(３)家賃等の収納率向上家賃等(家賃及び駐車場使用料)の収納については、適切な入居者指導を進めるとともに、滞納情報の的確な把握による迅速な対応により収納率の向上に努め、前年度収納率以上の収納の確保を図るよう努めること。
(４)管理経費の縮減事業計画書により、効率的、効果的な管理を進めるとともに、各種情報機器の活用や職員等の効率的な配置等による業務の実施などにより、管理経費の節減に努めること。
２ 法令等の遵守市営住宅の管理に当たっては、本仕様書のほかに、次に掲げる法令等を遵守すること。
なお、期間中に法令等の改正があった場合は､改正された内容に基づき管理を行うこと。
(１)地方自治法(昭和２２年法律第６７号)(２)地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)(３)公営住宅法(昭和２６年法律第１９３号)(４)公営住宅法施行令(昭和２６年政令第２４０号)(５)公営住宅法施行規則(昭和２６年建設省令第１９号)(６)流山市営住宅の設置及び管理に関する条例(平成９年流山市条例第２４号)(７)流山市営住宅の設置及び管理に関する条例施行規則(平成９年流山市規則第３３号)(８)その他流山市が定める市営住宅の管理に関する各種要綱、要領等第４ 個人情報の保護１ 個人情報の取り扱いについては、次に掲げる個人情報の保護に関する法令等の規定に従うこと。
(１)個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号)(２)流山市個人情報の保護に関する法律施行条例(令和４年流山市条例第２１号)(３)流山市個人情報の保護に関する法律等施行規則(令和５年流山市規則第１３号)(４)流山市情報公開条例(平成１３年流山市条例第３２号)(５)流山市情報公開条例施行規則(平成１４年流山市規則第３号)(６)委託先における個人情報の取り扱いに関する特記仕様書２ 市営住宅の管理業務に係る情報の公開については、流山市情報公開条例の規定に従い適正な公開に努めること。
３ 受託者は、市営住宅の管理を行うに当たり、業務上知り得た内容を第三者に漏らしたり、自己の利益のために使用しないこと。
契約期間が終了した後も同様とする。
第５ 再委託１ 受託者は、業務における総合的な企画及び判断並びに業務遂行管理部分を、契約書の規定により、再委託してはならない。
２ 受託者が、やむを得ない事情により再委託する場合は、委託者の承諾を得なければならない。
３ 受託者は、業務を再委託する場合は、委託した業務の内容を記した書面により行うこととする。
４ 受託者は、再委託先に対して、業務の実施について適切な指導及び管理を行わなければならない。
第６ 苦情・異議申し立て等への対応１ 苦情に対しては、市営住宅の管理に関する第一次的責任を有していることを自覚し、相手の主張をよく聴き、関係法令に則して迅速、的確に対応すること。
２ 異議申し立て等に対しては、委託者が行った処分に対するものか、受託者が行った行為に対するものか的確に判断し、前者の場合は速やかに委託者に報告し、後者の場合は責任を持って対応すること。
第７ 住宅管理システムの運用１ 市営住宅の管理に当たっては、「住宅管理システム」を活用しているため、その運用に習熟し、各業務に係るデータの出入力及びデータ管理を適正に行うこと。
２ 住宅管理システム及び端末機等は委託者が貸与するので、以下の点に特に留意し情報管理に万全を期すること。
(１)端末機からインターネット等他のネットワークへの接続は禁止する。
(２)データ入力の外部委託は禁止する。
(３)パスワードを適正に管理する。
(４)端末機の外部への持ち出しは禁止する。
(５)データの外部流出を防止する。
第８ 管理業務窓口の設置１ 管理業務窓口の設置受託者は入居者及び市民への迅速かつ的確な対応及び行政サービスの水準を確保するため、管理業務窓口を流山市役所建築住宅課内に配置すること。
２ 管理業務窓口の体制及び業務入退去の管理から修繕、保守点検等までの全ての管理業務の適切な実施が可能な組織体制とすること。
第９ 管理業務窓口職員等の配置受託者は、管理戸数や業務量を勘案し、窓口要員と巡回要員の適正な配置を行うこと。
第１０ 業務時間管理業務窓口職員の業務時間は、流山市役所の開庁時間(午前８時３０分から午後５時１５分まで)の間は、必ず職員等が勤務すること。
また、入居者への緊急時対応として、業務時間外についても入居者からの緊急連絡等に対応できる体制を整備すること。
なお、営業日は土曜日、日曜日、国民の祝日に関する法律(昭和２３年法律第１７８号)に規定する休日、１月２日、同月３日、及び１２月２９日から同月３１日までを除いた日とする。
第１１ 家賃等の収納業務の委託地方自治法施行令第１５８条の規定に基づき、使用料である家賃等(駐車場使用料及び既存借上型市営住宅に係る共益費含む)の収納(地方自治法第２３１条の３の規定による督促及び滞納処分を除く。)業務を受託者に委託する。
第１２ 県営住宅に関すること１ 県営住宅募集案内の指定場所への配付及び回収２ 県営住宅の入居者募集時期(４月、７月、１０月、１月)には、県から届く募集案内一式を、各市民課出張所及び各公民館に必要部数を配布する。
また、残部がある場合は、回収を行う。
第１３ その他の業務１ 年間業務計画書を作成し、年度初めに委託者に提出する。
２ 月例業務報告書を作成し、翌月初旬までに委託者に提出する。
３ 事業実施報告書を作成し、年度末に委託者に提出する。
４ 委託者の要請があった場合最大年２回、居住者向けアンケートを行う。
第１４ 業務の範囲１ 施設の管理業務(１)住宅等の維持管理に係る業務(別表１から別表４まで対象)ア 敷地の管理(境界現況確認、安全確認等)イ 住宅の管理(外壁、手摺等の安全確認)ウ 共同施設の管理(安全確認)エ 共用施設の管理(給水・汚水施設等の安全確認)オ 無届工作物の把握・撤去指導カ 住宅等に対する苦情・相談への対応キ 事故・災害の調査及び処理(復旧修理を含む。)(２)集会場に関する業務(別表２対象)ア 集会場としての機能の維持や安全性の確保を行う。
イ 巡回や入居者からの連絡等により、安全な状態で使用されていることを確認する。
(３)駐車場に関する事務(別表２、別表４対象)ア 入居者からの使用申込等受付・入居者からの使用申込書を受付し、記載漏れや添付書類等の確認を行ったうえで委託者に提出する。
委託者で発行された使用許可書を該当者に送付する。
イ 明渡し届、変更届・入居者からの届出書を受理し、記載漏れや添付書類等の確認を行ったうえで委託者に提出する。
ウ 駐車場使用料収納に係る業務・駐車場使用料収納業務は、家賃の収納と同様とする。
エ 通常管理・巡回や入居者からの連絡等により、安全な状態で使用されていることを確認する。
・駐車場としての機能の維持や安全性の確保のために修繕が必要な場合は、委託者へ報告する。
(４)保守点検業務(別表１、別表２の団地のみ対象。設備は別表５の一覧。)ア 設備の保守点検・保守管理を行う設備は、消防設備、受水槽、給水ポンプ設備とする。
イ 定期検査、調査及び報告・水道法の規定に基づく水質検査を行う。
・消防法に基づく消防用設備等の報告補助を行う。
(５)その他の管理、保守点検ア 政策空家及び長期空家について、施錠、ガラスの割れ、戸締り等の点検を行う。
イ 住宅、付帯施設の設備及び敷地について、日常点検を行う。
ウ 団地内の樹木等は発育状況や害虫の発生等を調査し、委託者に報告・提案する。
エ 団地内の不正改築等を発見した場合は、適正使用の指導を行うと同時に委託者に報告する。
２ 入居者関係業務(１)一般管理業務ア 緊急対応業務・夜間や休日に緊急対応する必要がある旨の連絡を受けた時は、速やかに対応することができるように、業務時間外についても入居者から緊急連絡等に対応できる体制を整備する。
・委託者の要請があった場合災害時における対応マニュアルを協議の上作成し、委託者に提出する。
イ 窓口業務・入居者から窓口及び電話で要望、相談、苦情等を受けた場合は、迅速かつ的確に回答、指導等の対応を行い、必要に応じて委託者に報告する。
・処理が困難なものは、意見や詳細な資料を付けて委託者に報告し、委託者の処理方針に従い対応する。
・入居者から修理の依頼を受けた場合は、速やかに対応し、必要に応じて委託者に報告する。
・入居者の負担となる修繕は、修繕の指導や業者への取り次ぎを行う。
ウ 各種申請・届出に関する業務・入居者からの各種申請書及び届出を受理し、記載事項を確認し予備審査を行ったうえで委託者に提出する。
・申請に基づき委託者が承認を行い、委託者が発行した承認書を入居者に交付する。
・適正な入居者管理を行うため、承認等の状況について整理する。
(２)入居者管理業務ア 迷惑行為に関する調査、指導・日常的に団地内の迷惑行為(騒音、ペット飼育等)について調査し、迷惑行為があるときは指導する。
イ 不正・不法状態の調査把握及び退去指導・入居者の不正入居や無届長期不使用などの不正・不法状態を迅速に把握し、委託者に報告するとともに、退去の指導をする。
(３)住宅退去に関する業務ア 入居者の退去相談・退去時の自己修繕について、退去予定者に説明し、指示する。
・敷金の還付について説明する。
・事前相談なく明渡し届が提出された場合は、明渡し届を受理した際に必ず退去時の自己修繕を説明のうえ、指示する。
イ 市営住宅明渡し届の受理・市営住宅明渡し届を受理する。
・住宅管理システムに入力処理する。
・自己修繕の検査等の日時を退去予定者と調整する。
ウ 退去時修理箇所の確認・退去予定者立会いのもと、自己修繕内容を指示する。
エ 自己修繕の履行確認・退去予定者立会いのもと、自己修繕の履行状況を確認する。
オ 鍵の回収及び保管(４)その他入居者管理業務ア 入居者への周知は、必要に応じてお知らせ文を作成し、配付等を行う。
イ 無届退去者がある場合は、関係者へ聴き取り調査を行い、委託者に報告する。
ウ 委託者の要請があった場合、単身者及び希望者の安否確認・月に１回安否確認行い、結果を委託者に報告する。
・巡回により安否が確認できなかった住民に対して電話や近隣住民への聞き取りを行う。
・住民からの通報や巡回で単身死亡者を発見した場合は、速やかに委託者に報告し、関係機関への連絡及び処理は委託者で行う。
エ 施設の適正な使用や施設の安全のため、施設の巡回を行い、必要に応じ入居者に施設の適正使用に関する指導をする。
(５)住宅管理システム入力等業務ア データの入力・入居者、退去者データの入力・収入申告データの入力・同居者異動、入居承継等データの入力・口座振替データの入力・家賃減免データの入力・その他必要なデータの入力イ データ管理・入居者及び世帯情報の管理・家賃調定及び収納情報の管理・建物及び空家情報の管理３ 家賃、敷金の収納等業務(１)家賃の決定に関する業務ア 収入申告書の印刷・送付・毎年６月に、収入申告書を入居者に送付する。
イ 収入申告書の回収・入居者から収入申告書を回収し、記載事項について確認する。
・提出期限を超えた場合は、督促、催告等を行い、訪問等により回収する。
・収入申告書は、毎年９月末日までに住宅管理システムに入力する。
ウ 収入認定・収入申告書に係る調査・審査及び収入認定は、委託者で行う。
・収入認定の更正の申請があった場合は、申請書を受け取り、現況調査、添付書類等により確認を行ったうえで委託者に取り次ぐこと。
エ 家賃の決定・基準家賃の計算、個別家賃の決定、収入に関する認定書、収入超過者認定書、高額所得者認定書の発行は委託者で行う。
・各認定書を該当者に送付する。
オ 減免・徴収猶予・家賃、敷金等の減免又は、徴収猶予の申請があった場合は、申請書類の記載事項の確認を行ったうえ申請書を受理し、委託者に取り次ぐこと。
・減免等の決定は委託者で行う。
・各決定書を該当者に送付する。
(２)家賃の収納に関する業務(納入通知書の発行は、委託者で行う。)ア 納入通知書を送付する。
イ 未納にならないよう納入の指導をする。
ウ 入居者の依頼があった場合は、訪問等により現金収納する。
エ 家賃収納率の向上を図るため、口座振替への切り替えを指導する。
オ 口座振替不能が発生した場合は、委託者で発行した口座振替不能通知書及び納入通知書を該当者に送付する。
カ 家賃の収納遅延が発生した場合は、委託者で発行する督促状を該当者に送付する。
(３)滞納整理に関する業務ア 滞納者の状況把握・整理をし、家賃等の滞納が発生した場合は、催告書を委託者で発行する。
催告書を該当者に送付する。
イ 戸別訪問、電話による納入指導、現金による収受等を行い収納率の向上に努め、その経過は「滞納整理簿」を作成し記録を整理する。
ウ 月１回程度、滞納者対策会議を開催し、滞納者に対する督促方法、督促者、時期を明確にして効果的な督促を行う。
エ 滞納状況によっては、休日もしくは夜間に面談による督促を行い、委託者に報告する。
オ 滞納状況によっては、連帯保証人への納入指導を依頼する。
カ 滞納家賃の現金収納に努める。
キ 法的措置対象候補者を選定し、調書を作成したうえで委託者に提出する。
ク 法的措置事務の補助ケ 明け渡しの強制執行時の補助(４)退去者滞納に関する事務ア 家賃を滞納したまま退去した者の調査把握をする。
イ 滞納家賃の納入指導及び督促をする。
ウ 滞納家賃の現金収納に努める。
エ 法的措置対象候補者の選定及び調書の作成をする。
オ 不納欠損に係る資料の作成をする。
４ 入居・退居関係業務(１)入居募集・相談に関する業務ア 募集住戸の選定・募集可能な住戸を選定し、委託者に報告する。
(募集住戸の決定は、委託者で行う。)イ 募集関係書類の作成・配布・委託者が決定した募集住戸について、募集案内書、募集団地一覧及び入居関係書類を作成し、配布する。
(内容は、委託者と協議すること。)ウ 入居者募集の広報・募集案内書を作成し、建築住宅課、各市民課出張所等に配布する。
・募集は公募とし、公告、市広報及びホームページへの掲載は委託者で行う。
エ 入居申込書の受付・入居希望者からの申込書を受理し、記載事項について確認する。
オ 入居希望者等からの問い合わせ、相談に対応する。
カ 募集住戸の間取図・写真を整理したものを作成し、入居希望者に対して閲覧させる。
キ 入居希望者から要望により、日時を指定して募集住戸の内覧案内を行う。
(２)入居者抽選に関する業務ア 抽選会・抽選会場は、委託者が用意するものとする。
・抽選会の会場設営及び運営を行う。
・抽選は、公開抽選会とする。
イ 抽選通知の作成・送付・申込者に抽選通知を作成し、送付する。
ウ 入居資格審査・抽選結果を委託者に報告する。
・警察への審査確認は、委託者で行う。
・抽選結果に基づき委託者で入居候補者を決定する。
・書類による資格審査を行う。
・入居候補者による住宅の内覧を実施する。
エ 入居決定者への通知・入居者の決定、敷金納入通知書の発行及び入居可能日通知書の発行は委託者で行う。
・入居決定書及び請書等関係書類・敷金納入通知書を該当者に送付する。
オ 入居手続き・「市営住宅のしおり」を作成し、配付する。
・入居予定者から請書や必要な書類を受け取り、必要書類の有無や記入漏れ等を確認して、委託者に提出する。
・入居予定者へ、入居報告書の様式を配布する。
・住宅の鍵は入居可能日後に新規入居者へ渡す。
・新規入居者より入居報告書を受け取り、確認して委託者に提出する。
・委託者の指示に基づき、資格喪失者及び辞退者の対応を行う。
カ 公募外の入居・公募外など特定入居等については、委託者で行う。
５ その他(１)委託者の要請があった場合、適宜住民向け防災セミナーを開催し、啓蒙活動を行う。
(２)受託者はその職員であって資格を有する者のうちから防火管理者を選任するものとする。
ただし、委託者が認めた市営住宅についてはこの限りでない。
(３)委託者の要請があった場合、自治会の総会にオブザーバーとして参加し、その結果を議事録として提出する。
(４)災害時、委託者の要請に基づき避難指示等の住民周知に協力する。
(５)受託者は、本仕様書の内容及び本仕様書に明示ない項目について疑義があるときは、速やかに委託者と協議の上、委託者の意図を十分に理解し、業務を遂行するものとする。
また、必要に応じて契約内容を見直し、委託者と協議の上、変更するものとする。
別表１ 流山市直営市営住宅(１)団地名(全戸数)築年･タイプ 特徴戸数専有面積(㎡)所在地 構造区分運河団地(15戸)S.48 年･2DK 単身 1542.7-46.2大字西深井821番地準耐火第２運河団地(24戸)S.49 年･2DK 単身 1250.9大字西深井635番地の 1準耐火S.50 年･2DK 単身 12若宮団地(48戸)S.62 年･3DK 24 59.7 加三丁目9 番地の1中層耐火S.63 年･3DK 24 62.3柳田団地(120戸)S.59 年･3DK 30 56.3-56.4流山9 丁目500番地の 3中層耐火S.60 年･3DK 30 63.6S.61 年･3DK 30 56.3H. 1 年･3DK 2856.4H. 1 年･3DK 障害 2大橋団地(98戸)S.54 年･3DK 18 64.1大字東深井698番地の 1中層耐火S.55 年･3DK 12 64.2H. 6 年･3DK 2464.9H. 6 年･3DK 障害 1H. 6 年･2K 単身 4 43.9H. 7 年･3DK 32 64.9-74.7H. 7 年･3DK 障害 1 67.8H. 7 年･2K 単身 6 44.0合計 305別表２ 流山市直営市営住宅(２)団地名 住棟 戸数 階 数 ガ ス トイレ 駐車場 EV運河団地 1･2･3 各 5 ２階建て プロパンガス くみ取り ― ―第２運河団地1･2･3 各 6２階建て プロパンガス くみ取り ― ―4･5 各 3若宮団地A 棟 24４階建て都市ガス 公共下水道有 ―B 棟 24集会場 ― １階建て ― ―柳田団地1 号棟 30５階建て集中プロパンガス 公共下水道有 ―2 号棟 303 号棟 304 号棟 30集会場 ― １階建て ― ―大橋団地1 号棟 18３階建て都市ガス 公共下水道有 ―2 号棟 123 号棟 29 ４階建て4 号棟 39 ３階建て集会場 ― １階建て ― ―計305※ 集会場は戸数に含めていない。
別表３ 借上型市営住宅(１)住宅名(全戸数)築年･タイプ 特徴 戸数専有面積(㎡)所在地 構造区分三輪野山団地(43 戸)H.15 年･1DK 単身 8 39.1三輪野山一丁目1078番地中層耐火H.15 年･2DK 13 49.7H.15 年･3DK 20 60.0H.15 年･3DK 障害 2 59.9西初石団地(51 戸)H.17 年･1DK 単身 24 37.0西初石3 丁目1455番地の1中層耐火 H.17 年･2DK 2451.3H.17 年･2DK 障害 3ミヤマエハイツ(37戸)H.8年･3DK 37 59.9三輪野山二丁目335 番地の 4中層耐火エーデルハイム栄(10戸)H.4年･2DK 単身 3 32.4東初石2 丁目81番地の13低層耐火ロマーリオＡ棟(3 戸)H.8年･3DK 1 48.3 名都借830 番地の 6準耐火ロマーリオＢ棟(4 戸)H.8年･2DK 単身 2 42.3 準耐火コンフォート田中(9 戸)H.1年･3DK 4 63.7向小金1 丁目554 番地の 1中層耐火東海林ビル(8 戸)S.63 年･2DK 単身 2 42.9 西初石3 丁目14番地中層耐火S.63 年･2DK 単身 1 40.5合計 144別表４ 借上型市営住宅(２)団地名 全戸 戸数 階 数 ガ ス トイレ 駐車場 EV三輪野山団地 43 43 ４階建て 都市ガス 公共下水道 有 有西初石団地 51 51 ４階建て 都市ガス 公共下水道 ― 有エーデルハイム栄 10 3 ２階建て プロパンガス 浄化槽 ― ―ミヤマエハイツ 37 37 ５階建て 都市ガス 公共下水道 有 有ロマーリオＡ 3 1 ２階建て プロパンガス 浄化槽 有 ―ロマーリオＢ 4 2 ２階建て プロパンガス 浄化槽 有 ―コンフォート田中 9 4 ４階建て 都市ガス 公共下水道 ― ―東海林ビル 8 3 ３階建て プロパンガス 公共下水道 ― ―計144※ 全戸は当該団地の全戸数、戸数は全戸数のうち市営住宅戸数。
1委託先における個人情報の取扱いに関する特記仕様書１ 本特記仕様書の趣旨等(１)本特記仕様書は、個人情報の取扱いに係る業務を外部に委託する場合において、委託先において遵守すべき義務等について定めるものである。
(２)本特記仕様書は、これが添付される本契約に係る契約書、契約約款、仕様書その他の契約書面と一体を成すものである。
(３)本特記仕様書の記載内容が他の契約書面の記載内容(個人情報の取扱いに係る部分に限る。)と相違するときは、個人情報の取扱いに当たって満たすべき最低限度の基準として、本特記仕様書の記載内容を優先して適用する。
(４)本特記仕様書における用語の意義は、次号及び第６号の用語を除き、個人情報の保護に関する法律(平成１５年法律第５７号。以下「法」という。)及び行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律(平成２５年法律第２７号。以下「番号法」という。)において使用する用語の例による。
(５)本特記仕様書において「甲」とは流山市を、「乙」とは委託先をいう。
(６)前号の規定にかかわらず、第１１項の規定により２以上の段階にわたる委託をする場合における当該段階ごとの本特記仕様書において、「甲」とは流山市をいい、「乙」とは当該段階ごとにおける委託先をいう。
２ 契約当事者の責務本契約の当事者は、法を遵守して本契約を履行する。
次の各号に掲げる場合は、当該各号に掲げる規程についても同様とする。
(１)特定個人情報又は情報提供等記録を取り扱う場合 番号法第３０条第１項又は第３１条第１項の規定により一部の規定が適用されず、又は読み替えて適用される場合における法及び番号法(２)ネットワーク及び情報システムにより個人情報を取り扱う場合流山市情報セキュリティポリシー(平成１５年４月２８日策定)及びその実施手順2３ 個人情報の保有の制限乙は、本契約の履行に当たっては、その業務に関して知り得た個人情報を本契約の目的の達成に必要な範囲を超えて保有してはならない。
４ 不適正な利用の禁止乙は、本契約の履行に当たっては、違法又は不当な行為を助長し、又は誘発するおそれがある方法により、その業務に関して知り得た個人情報を利用してはならない。
５ 適正な取得乙は、本契約の履行に当たっては、偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。
６ 正確性の確保乙は、本契約の目的の達成に必要な範囲内で、その業務に関して知り得た個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めなければならない。
７ 安全管理措置乙は、本契約の履行に当たっては、その業務に関して知り得た個人情報の漏えい、滅失又は毀損(以下この項において「漏えい等」という。)の防止その他の当該個人情報の安全管理のために必要かつ適切な措置として、少なくとも次に掲げる措置を講じなければならない。
(１)管理責任者(本契約の履行に当たって委託先が保有することとなる個人情報の管理に関する責任者をいう。以下同じ。)及び必要に応じて作業段階ごとの作業責任者を定めて、内部における個人情報の取扱いに係る責任の所在を明確にしておくこと。
この場合において、管理責任者(作業責任者を定めた場合は当該作業責任者を含む。)を定めたときは、その旨を甲に届け出なければならない。
(２)個人情報の取扱状況の把握を可能とするため、内部において次に掲げる事項を書面(電磁的記録を含む。以下同じ。)にて記録しておくこと。
ただし、管理責任者が委託を受けた業務の個人情報の取3扱状況を常時把握することができるときは、この限りでない。
ア 甲から個人情報の提供を受けた記録(記録項目(氏名、住所、生年月日等をいう。以下同じ。)、受領日、受領者氏名等)イ 本契約の履行に当たり乙自ら収集する個人情報の記録(記録項目及び収集開始日等)ウ 個人情報の複製又は複写(以下「複製等」という。)の記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、複製等した日、記録項目、本人の数、理由、使用者、記録媒体、廃棄日等)エ 個人情報の持出による使用記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、所定の保管場所から持ち出して使用した日、本人の数、理由、使用者、管理責任者の承認等)オ 個人情報を甲に返却した記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、返却日、返却方法、返却場所、返却を受けた本市職員氏名等)カ 個人情報の廃棄記録(個人情報を記録した帳票名又はファイル名、廃棄日、廃棄方法、立会者氏名等)(３)次に掲げる場合を除き、個人情報が記録される媒体を事務所の外に持ち出してはならないこと。
ア 訪問業務、配送などにより個人情報を事務所の外に持ち出して業務を行うことが本契約の目的である場合イ ア以外の場合において、やむを得ない理由があるとき。
(４)前号の場合において、同号の記録媒体を持ち出すときは、次のとおり盗難又は紛失の防止策を講ずること。
ア 持ち出す個人情報を必要最小限度に抑えること。
イ 電子情報として持ち出す場合は、第三者の目にふれても容易に個人が特定できないように暗号化等すること。
ウ 移送時の体制を明確にすること。
(５)次に掲げる情報セキュリティ対策を講じること。
ア 個人情報を記録した紙並びに機器及び電磁的記録媒体は、施錠管理するなど盗難対策を講じること。
イ 個人情報を記録した情報システムは、不正アクセス対策、不正プログラム対策、データ損失対策等を講じること。
ウ 個人情報にアクセスすることが認められる者の範囲を限定する4こと。
(６)本契約の業務に従事する者に対して個人情報保護対策や情報セキュリティ対策に関する研修及び指導を行うこと。
８ 従事者の義務本契約の業務に従事している者は、当該業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用してはならない。
従事していた者についても同様とする。
９ 漏えい等の報告等乙は、本契約の履行に伴い知り得た個人情報の漏えい等その他の当該個人情報の安全の確保に係る事態が発生し、又は発生したおそれがあるときは、直ちに、当該事態が生じた旨を甲に書面により報告し、甲の指示に従わなければならない。
本契約の終了後又は解除後においても同様とする。
１０ 利用目的以外の目的のための利用・提供の禁止乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の履行に伴い知り得た個人情報を、本契約の目的以外の目的のために自ら利用し、又は提供してはならない。
１１ 再委託の制限乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の業務(個人情報を取り扱う部分に限る。
)の一部を第三者(乙の子会社(会社法(平成１７年法律第８６号)第２条第１項第３号に規定する子会社をいう。
)である場合を含む。
)に委託してはならない。
この場合において、甲は、当該承諾をするときは、本特記仕様書の内容を乙の委託先に遵守させることを条件に付するものとする。
１２ 複写又は複製の禁止乙は、甲の書面による承諾がある場合を除き、本契約の履行に伴い知り得た個人情報を複写し、又は複製してはならない。
5１３ 個人情報の廃棄及び媒体の返却乙は、本契約の履行に当たり甲(第１１項の規定により２以上の段階にわたる委託をしている場合は当該段階ごとの委託元又は当該各委託元を経由して甲)から提供を受けた個人情報又は本契約の履行に伴い乙自ら収集し、若しくは作成した個人情報については、本契約の終了後又は解除後、甲の指示に従い、遅滞なく、これらの個人情報が記録された媒体を返却し、若しくは引き渡し、又は当該個人情報を抹消、焼却、切断、溶解その他の方法により復元不可能な状態にして消去し、若しくは廃棄しなければならない。
この場合において、その処理した結果を甲に書面により報告しなければならない。
１４ 法令等に違反した場合における契約解除等甲は、乙について、守秘義務違反その他の法令又は本契約に違反した行為があったときは、法令又は本契約の定めるところにより、契約解除、損害賠償請求その他の必要な措置を講ずることができる。
１５ 本特記仕様書の遵守状況についての定期報告甲は、乙が本契約を履行するに伴い知り得た個人情報の取扱いについて、本特記仕様書の遵守状況を確認するために必要な範囲で、乙に対して定期的に報告を求めることができる。
この場合において、甲が本特記仕様書の義務等を遵守させるために必要な指示をしたときは、乙は、当該指示に従い速やかに是正措置を講じ、その内容を遅滞なく甲に報告しなければならない。
１６ 監査等甲は、本契約の履行に伴う個人情報の適切な管理の状況を確認又は検証する必要があると認めるときは、乙に対して立入調査その他の監査を実施することができる。
乙は、当該監査のほか、個人情報保護委員会による立入調査などで甲が受けることとなるものについて協力を求められたときは、速やかに協力しなければならない。
流山市営住宅等管理業務委託に係る公募型プロポーザル実施要領１ 目的本要領は、流山市営住宅等管理業務委託にあたり、優先交渉権者を選定するために必要な事項を定めるものである。
２ 業務内容業務内容については、流山市営住宅等管理業務委託仕様書(以下「仕様書」という。)のとおりとする。
３ 優先交渉権者審査基準優先交渉権者を決定するための方法及びプロポーザル参加者の行う提案の具体的な評価の基準として、別に優先交渉権者審査基準を定める。
４ プロポーザル審査会の設置優先交渉権者を決定するため、流山市営住宅等管理業務委託公募型プロポーザル審査会(以下「審査会」という。)を設置する。
５ 参加資格本プロポーザルへの参加できる者は、次に掲げる事項を全て満たしている者とする。
(１)参加申込時点において「令和４・５年度流山市入札参加資格業者名簿」において、登録がされている者。
(２)流山市指名競争入札参加資格業者指名停止基準に基づく指名停止措置を受付開始締め切り日から受注候補者特定日まで受けていないこと。
(３)地方自治法施行令(昭和２２年政令第１６号)第１６７条の４第１項各号に該当する者でないこと。
(４)本プロポーザルに係る入札参加資格審査申請において、提出された書類の記載事項に虚偽がないこと。
(５)案件公表日現在、会社更生法(平成１４年法律第１５４号)第１７条第１項又は第２項の規定による更生手続の開始の申立てをしていない者又は更生手続開始の申立てをなされていない者であること。
(６)案件公表日現在、民事再生法(平成１１年法律第２２５号)第２１条第１項又は第２項の規定による再生手続開始の申立てをしていない者又は申立てをなされていない者であること。
(７)手形交換所による取引停止処分を受けてから２年間を経過していない者または本業務の提案書提出日の前６か月以内に不渡り手形若しくは不渡り小切手を出していない者。
(８)流山市暴力団排除条例(平成２４年流山市条例第２５号)第２条第３号の暴力団及び第９条第１項の暴力団員並びに暴力団密接関係者に該当しないこと。
(９)本市と類似団体等同規模程度の官公庁において、令和元年度から令和４年度までの間に本業務と同種、または類似業務の受託実績が１回以上あること。
６ 委託金額の上限本業務に係る費用は、６３,６００千円(税抜)を上限額とする。
なお、各年度の年割額の限度額は、次のとおりとする。
令 和 ６ 年 度 １２,７２０千円(税抜)令 和 ７ 年 度 １２,７２０千円(税抜)令 和 ８ 年 度 １２,７２０千円(税抜)令 和 ９ 年 度 １２,７２０千円(税抜)令和１０年度 １２,７２０千円(税抜)７ 審査方式について(１)第１次審査として書類審査、第２次審査としてプレゼンテーションによる審査を実施し、その審査については、審査会で実施する。
(２)プロポーザル参加者が６者以上あった場合は、第１次審査で上位５者を選定する。
(３)第１次審査及び第２次審査の審査結果の点数を合計し、平均点が６１点以上でかつ最高得点を獲得したものを優先交渉権者と決定する。
(４)最高得点者が２者以上いた場合、３に規定する優先交渉権者審査基準の項目２、４、５、６の合計点が一番高いものを優先交渉権者と決定する。
(５)参加者が１者であっても参加資格を満たしていれば審査を実施する。
８ 審査基準について審査基準は、３に規定する優先交渉権者審査基準のとおりとする。
９ プロポーザル実施スケジュールプロポーザル実施のスケジュールは、次のとおりとする。
案件公表及び申込受付開始 令和５年１０月１１日(水)質問書受付期限 令和５年１０月２３日(月)１７時まで質問回答日 令和５年１０月３０日(月)予定参加申込書等の提出期限 令和５年１１月１０日(金)１７時まで第１次審査結果通知 令和５年１１月２１日(火)予定第１次審査通過者による企画提案書等の提出期間令和５年１１月２７日(月)から令和５年１２月８日(金)１７時まで第２次審査 令和５年１２月１８日(月)予定優先交渉権者の通知 令和６年１月上旬予定優先交渉権者との協議 令和６年１月上旬～中旬予定契約 令和６年１月下旬～10 プロポーザルへの参加参加を希望する者は、参加申込書(第１号様式)に、次の(１)(２)の書類を添付して、令和５年１１月１０日(金)１７時までに提出すること。
１次審査通過者は、次の(３)(４)の書類を令和５年１１月２７日(月)から令和５年１２月８日(金)１７時までに提出すること。
いずれも、流山市まちづくり推進部建築住宅課に正本１部及び副本５部を持参又は郵送(必着)するものとする。
(１)会社概要書(第２号様式)(２)業務実績書(第３号様式)(３)企画提案提出書(第４号様式)(４)見積書(第５号様式。また、委託金額と各年度の積算の具体的な見積内訳書(任意様式)を添付すること。
)11 項目別業務提案書項目別業務提案書の各項目は次のとおりとする。
提出にあたっては企画提案書(第４号様式)と合わせて提出するものとし、様式は任意とする。
(１)施設の管理業務(２)入居者関係業務(３)家賃等の収納等業務(４)入居・退居関係業務(５)その他、民間業者提案業務12 質問の受付(１)応募業者からの企画提案書作成等に係る質問は、質問書(第６号様式)により、電子メールで受け付けるものとする。
(２)企画提案書作成等に係る質問は、令和５年１０月２３日(月)１７時までに提出しなければならない。
(３)質問を受け付けた場合、原則として質問内容とその回答を令和５年１０月３０日(月)までに、本市ホームページで公表する。
13 プロポーザルの途中辞退(１)参加者は、申出により第２次審査実施の前日までに参加を辞退することができる。
(２)プロポーザル辞退の申出は、プロポーザル辞退届(第７号様式)を流山市まちづくり推進部建築住宅課に提出するものとする。
(３)プロポーザル辞退届の提出方法は、持参とするが、提出する前に必ず電話連絡をすることとする。
14 第２次審査企画提案書等が提出された後、第２次審査として参加者ごとにプレゼンテーションを実施する。
なお、提案書提出時に添付していない資料等を新たに提出することはできないこととする。
(１)プレゼンテーションは、次のとおり予定しているが、詳細は企画提案書等が提出された後、流山市まちづくり推進部建築住宅課から各応募業者に連絡する。
ア 期日 令和５年１２月１８日(月)(予定)イ 場所 流山市役所 第２庁舎３階 ３０５会議室※なお、プレゼンテーションの順番は、市が抽選によって決定する。
(２)プレゼンテーションは、受託後の本業務を担当する予定の者が自ら行い、参加できる人数は３名までとする。
出席予定者の役職、氏名を企画提案書等と同時に任意の書式で提出することとする。
提出後、変更があった場合は、速やかに担当まで連絡することとする。
(３)プレゼンテーションの時間は１８分以内とし、その後質疑を行う。
15 第１次審査選定結果の通知(１)第２次審査対象と決定した業者には、公募型プロポーザル第１次審査選定結果通知書により通知するものとする。
(２)第２次審査対象に選定されなかった業者には、公募型プロポーザル第１次審査非選定結果通知書により通知するものとする。
(３)審査結果に関する異議、問い合わせ等は一切受け付けないものとする。
16 第２次審査選定結果の通知(１)優先交渉権者と決定した業者には、公募型プロポーザル第２次審査選定結果通知書により通知するものとする。
(２)優先交渉権者に選定されなかった業者には、公募型プロポーザル第２次審査非選定結果通知書により通知するものとする。
(３)審査結果に関する異議、問い合わせ等は一切受け付けないものとする。
17 審査選定結果の公表選定結果の公表は、流山市のホームページに掲載することとする。
18 契約の締結(１)優先交渉権者の提案内容を協議し、調整すべき内容の精査を行ったうえで仕様書に変更又は追加等をすることができる。
その仕様書に基づき、契約を締結する。
ただし、優先交渉権者との協議が整わない場合、次点の者と同様の協議を行う。
(２)流山市が指定する様式に従い、協議の上、契約書を作成する。
19 契約期間契約期間は、仕様書で定める委託期間のとおりとする。
ただし、受託者の業務内容に瑕疵があることが判明した場合は、この限りではない。
20 企画・提案に瑕疵がある場合(１)本プロポーザルにおいて、参加者の提出書類若しくは提出期限又は申告内容等に瑕疵があることが判明した場合は、その瑕疵について審査会で審議の上、参加者の取扱いについて決定を行う。
(２)審査会は、必要に応じて前項の瑕疵について参加者にヒアリングを行うことができるものとする。
21 次順位者の繰上げ優先交渉権者に委託契約を履行することができない何らかの事由が発生した場合は、次順位以下となった参加者のうち、評価等が上位であった者から順に業務委託についての交渉を行うことができるものとする。
22 プロポーザルの延期、取り止め等本プロポーザルは、都合により延期し、又は取り止める場合がある。
この場合において、参加者は、意義を申し立てることはできず損害を受けることがあってもその賠償を請求できないものとする。
23 参加者等の失格参加者及び優先交渉権者と決定した業者に、次に掲げる事由が生じた場合は、プロポーザルの参加、または優先交渉権者の決定を取り消すことができる。
(１)委託契約以前に流山市長から指名停止を受けた場合(２)企画提案書作成等に係る不正行為が認められた場合(３)見積額が委託金額の上限を超えた場合24 その他(１)本プロポーザルへの参加等に要する費用は、全て参加者の負担とする。
(２)提出された書類等は、返却しない。
(３)審査方法及び審査内容、審査結果に対する異議は認めない。
(４)本プロポーザルに関し、提出された書類等は、本件以外の目的で使用しない。
25 事務局本プロポーザルにおける事務局は、流山市まちづくり推進部建築住宅課に置く。
(１)書類提出先〒２７０－０１９２ 千葉県流山市平和台１丁目１番地の１流山市役所 まちづくり推進部 建築住宅課(２)電話 ０４-７１５０-６０８８(３)ＦＡＸ ０４-７１５９-０９５４(４)メールアドレス kenchikushidou @city.nagareyama.chiba.jpこの要領は、令和５年１０月１１日から施行し、当該業務の契約が締結された日の翌日にその効力を失う。