個人市民税課税資料データ入力及び課税資料処理業務委託 入札説明書 その3（PDF：6,943KB）

個人市民税課税資料データ入力及び課税資料処理業務委託 入札説明書 その3（PDF：6,943KB）
令和８年度個人市民税課税資料処理業務要領令和7年12月1８日仙台市財政局税務部市民税企画課個人市民税課税資料処理業務要領目次- i -目次第1 要領の構成・用語・業務の概要1 要領の構成 1-12 用語 1-1(1) 課税資料.. 1-1(2) 特別徴収.. 1-1(3) 年金特徴.. 1-1(4) 普通徴収.. 1-1(5) 指定番号.. 1-1(6) 給与支払報告書(総括表).. 1-1(7) 給与支払報告書(個人別明細書).. 1-2(8) 公的年金等支払報告書(総括表).. 1-2(9) 公的年金等支払報告書(個人別明細書).. 1-2(10) 指定総括表.. 1-2(11) 指定外総括表.. 1-2(12) 仕切紙.. 1-2(13) その他給報.. 1-2(14) その他年報.. 1-2(15) 独自様式.. 1-33 業務の概要 1-34 記入時の共通事項 1-35 チェック体制について 1-3第2 仕分け・内容点検・補記等の作業1 給与支払報告書の仕分け・内容点検・補記等の作業 2-4(1) 受注者と発注者の間で使用する資料引渡し用の箱について.. 2-4(2) 総括表・給報の受領.. 2-6(3) 総括表・給報サイズの仕分け.. 2-7(4) 指定番号の検索.. 2-8(5) 総括表のチェック.. 2-8(6) 正副確認・転記・修正.. 2-12(7) 給報のチェック・補記.. 2-16(8) 箱入れ.. 2-21個人市民税課税資料処理業務要領目次- ii -(9) 処理済箱等のチェック.. 2-21(10) 追加分・訂正分の処理.. 2-22(11) A6作業分の引渡し.. 2-232 公的年金等支払報告書の仕分け・内容点検・補記等の作業 2-23(1) 受注者から発注者への資料引渡し用の箱について.. 2-23(2) 総括表・年報の受領.. 2-25(3) 総括表・年報サイズの仕分け.. 2-25(4) 指定番号の検索.. 2-25(5) 各種チェック等.. 2-26(6) 箱入れ.. 2-28(7) 処理済箱等のチェック.. 2-283 市外回送分の仕分け・内容点検・補記等の作業 2-29(1) 使用する箱.. 2-29(2) 共通事項.. 2-33(3) 資料の仕分け.. 2-33(4) 市外回送普徴給報のチェック等.. 2-34(5) 市外回送年報のチェック等.. 2-35第3 スキャン作業1 給報・年報スキャン作業の点検事項及び作業内容 3-38(1) 対象の資料.. 3-38(2) 事前準備.. 3-38(3) スキャナ、パソコン(端末)及びスキャン用ソフトウェアの起動.. 3-38(4) スキャン前の印字位置調整.. 3-38(5) スキャン作業.. 3-39(6) 異常時の対応.. 3-41(7) 課税資料の管理.. 3-41(8) 原稿枚数カウントモードについて.. 3-412 市外回送分の普徴給報・年報のスキャン作業の点検事項及び作業内容 3-41(1) 対象の資料.. 3-41(2) 事前準備.. 3-41(3) スキャナ、パソコン(端末)及びスキャン用ソフトウェアの起動.. 3-41(4) スキャン前の印字位置調整.. 3-41(5) スキャン作業.. 3-42(6) 異常時の対応.. 3-42個人市民税課税資料処理業務要領目次- iii -(7) 課税資料の管理.. 3-42(8) 原稿枚数カウントモードについて.. 3-42個人市民税課税資料処理業務要領- 1-1 -第1 要領の構成・用語・業務の概要1 要領の構成本要領は、本書のほか、下記の別添資料により構成される。 別紙1_総括表(給報)記載例 別紙2_給報記載例 別紙3_箱入れ(給報) 別紙4_総括表(年報)記載例 別紙5_年報記載例 別紙6_箱入れ(年報) 別紙7_副本管理紙記載例(共通) 別紙8_内容点検事務フロー(給報) 別紙9_内容点検事務フロー(年報) 別紙10_内容点検事務フロー(市外回送分) 別紙11_個人市民税課税資料入力データ送付書兼資料番号管理表記載例 別紙12_年度判断基準 別紙13_所在地・名称を同じ(一致している)と判断するもの2 用語本要領における用語について説明する。(1) 課税資料個人市民税の税額を決定する上で必要となる、給与支払報告書、公的年金等支払報告書や申告書などの資料のことを意味する。(2) 特別徴収個人市民税を給与から差し引いて事業所(給与支払者)が納入する徴収方法をいう。「特徴」と略語で呼ばれる。給与から差し引くために、納税者個人と給与支払者を指定番号で関連付けする必要が生じる。(3) 年金特徴個人市民税を公的年金等から差し引いて公的年金支払者が納入する徴収方法をいう。「年特」と略語で呼ばれる。公的年金等から差し引くために、納税者個人と公的年金等支払者を指定番号で関連付けする必要が生じる。(4) 普通徴収個人市民税を個人が金融機関の窓口等で直接納付する徴収方法をいう。「普徴」と略語で呼ばれる。(5) 指定番号給与支払者及び公的年金等支払者ごとに付番している、１から始まる８桁の連続番号のこと。仙台市独自に付番しているものであり、処理に当たってはこの指定番号を基に給与支払者及び公的年金等支払者の特定を行う。(6) 給与支払報告書(総括表)給与支払者が給与支払報告書(個人別明細書)とともに発注者に提出する書類で、給与支払者の名称、所在地や発注者への報告人数が記載されている。「総括表」と呼ばれる。個人市民税課税資料処理業務要領- 1-2 -(7) 給与支払報告書(個人別明細書)給与支払者が給与を支払った個人ごとに作成するもので、総括表とともに発注者に提出する書類のこと。
「給報」と呼ばれる。給与の支払いを受けた者の住所、氏名、生年月日、給与の額等の極めて重要な個人情報が記載されており、取扱いに細心の注意を要する。令和5年１月以降に提出される給与支払報告書は、従来の１人につき２枚(正本＋副本)から、原則１人につき１枚(正本のみ)へと取扱いが変更となった。(8) 公的年金等支払報告書(総括表)公的年金等支払者が公的年金等支払報告書(個人別明細書)とともに発注者に提出する書類で、公的年金等支払者の名称、所在地や発注者への報告人数が記載されている。「総括表」と呼ばれる。(9) 公的年金等支払報告書(個人別明細書)公的年金等支払者が公的年金等を支払った個人ごとに作成するもので、総括表とともに発注者に提出する書類のこと。「年報」と呼ばれる。公的年金等の支払いを受けた者の住所、氏名、生年月日、年金支給額等の極めて重要な個人情報が記載されており、取扱いに細心の注意を要する。令和5年１月以降に提出される公的年金等支払報告書は、従来の１人につき２枚(正本＋副本)から、原則１人につき１枚(正本のみ)へと取扱いが変更となった。(10) 指定総括表前年度に給与支払報告書を提出した事業所(普通徴収のみの事業所も含む)に対して、発注者が事前に事業所名や指定番号等を印字(プレ印字)し送付した総括表。発注者が作成しているため、提出された総括表の指定番号の確認は不要となる。なお、公的年金等支払報告書(総括表)については、給与支払報告書と異なり、発注者による作成を行っていないため、指定外総括表により処理を行うものとなる。(11) 指定外総括表発注者が作成・送付した総括表ではなく、事業所が自ら作成した総括表(発注者が作成した総括表だが事業所が手書き(プレ印字無し)したものを含む)。指定番号が正しいかどうかの確認が必要となる。なお、公的年金等支払報告書(総括表)については、基本的にこの様式のみとなる。(12) 仕切紙事業所の中で、給与からの特別徴収の対象となる従業員と普通徴収の対象となる従業員がそれぞれ存在する場合、普通徴収の対象となる給報が判別できるように入れる紙のこと。発注者が作成したものと、事業所が作成したものがある。なお、公的年金等支払報告書において仕切紙は発生しないものとなる。(13) その他給報特定の事業所の指定番号を付番しない普通徴収対象の給報。特定の事業所の指定番号は付番しないが、発注者のシステムにデータを登録する際に、総括表の情報と指定番号の情報が必要になるため、便宜的にこれらの普通徴収対象の給報に紐けするための、その他給報専用の指定番号が必要となる。なお、発注者からは総括表がない状態で引き渡しを行い、スキャンの際に発注者より提供する専用の総括表を添付のうえ、スキャン作業を行う。(14) その他年報特定の事業所の指定番号を付番しない年報。特定の事業所の指定番号は付番しないが、発注者のシステムにデータを登録する際に、総括表の情報と指定番号の情報が必要になるため、便宜的にこれらの年報に紐けするための、その他年報専用の指定番号が必要となる。個人市民税課税資料処理業務要領- 1-3 -なお、発注者からは総括表がない状態で引き渡しを行い、スキャンの際に発注者より提供する専用の総括表を添付のうえ、スキャン作業を行う。(15) 独自様式各種資料のうち、本要領の別紙等で示す様式とレイアウトが異なるものを意味する。独自様式は後工程であるデータ入力業務の際のパンチ項目に影響が出ることから、資料のスキャンの際に通常のレイアウトの資料と分けてスキャンを行う必要がある。独自様式の仕分けについてはデータ入力業務を効率的に行う観点から、データ入力業務側と擦り合わせを行い、類似する様式ごとに分類し、スキャンを行うことが望ましい。3 業務の概要課税資料処理業務は、各種課税資料に係るデータ入力業務の前処理として行う業務である。業務の種類は大まかに3つに分類され、課税資料の仕分け、課税資料への補記、イメージスキャンに分類される。課税資料の仕分けについては、後続の処理である課税資料への補記及びイメージスキャンをより効率的に行うことができるよう行う業務である。課税資料への補記については、データ入力業務の際に課税資料に記載されている内容を正しく入力することができるよう行う業務である。イメージスキャンについては、発注者が用意したスキャナでスキャニングすることで生成されるイメージをデータ入力業務の際に使用することから行う業務である。4 記入時の共通事項本業務において、課税資料等に補記、追記等を行う場合、消せない筆記具を使用する。本業務で課税資料等に補記、追記等行う場合に使用する筆記具のインクの色は、紫色とする。なお、発注者側で補記、追記等を行う場合は、青色を使用し、受注者と発注者を色で区別する。また、添書等が添付されている場合において、添書に記載されている内容を本体に転記、補記又は丸囲みをする場合、添書より転記、補記又は丸囲みをした旨も併せて記載するものとする。5 チェック体制について受注者は、各作業においてダブルチェックを行うことにより業務上のミスの防止に努めなければならない。なお、作業において発生したミスにより、重大な事故となる工程が多いため、シングルチェックによる作業工程の簡素化は原則として認めないものとする。個人市民税課税資料処理業務要領- 2-4 -第2 仕分け・内容点検・補記等の作業ここでは、給与支払報告書(総括表・個人別明細書(以下、総括表、給報とする。))及び公的年金等支払報告書(総括表・個人別明細書(以下、総括表、年報とする。))の内容に関する点検事項及び作業内容について説明する。作業の内容を遵守しない場合、重大事故につながる恐れがあるため、注意して作業を行わなければならない。1 給与支払報告書の仕分け・内容点検・補記等の作業(1) 受注者と発注者の間で使用する資料引渡し用の箱について「(2) 総括表・給報の受領」から「(11) A6作業分の引渡し」の工程において、受注者から発注者へ総括表及び給報を引き渡す場合、下表の各箱に総括表及び給報を入れたうえで発注者への引渡を行う。受注者から発注者への引渡しの頻度については、原則として9時、13時、1６時に引き渡しを行うものとするが、急を要する場合などやむを得ないと認められる場合は、この頻度によらず発注者への引き渡しを行うことができるものとする。
受注者が処理を行う中で疑義が生じる場合に、各チェックで専用の発注者への引き渡し用の箱がない場合については、要確認箱に資料を入れ発注者へ引き渡すものとするが、発注者がどの処理で発生し、どのような疑義であるか分かるよう付箋等(受注者が作成した任意の様式も可)に記入し、該当する資料の束の先頭に添付すること。受注者から発注者に引き渡された総括表及び給報について、発注者の確認等が終了したものについては、発注者がそれらを仙台市確認済箱に入れ、受注者へ返却する。発注者より返却されたこれらの総括表及び給報について、受注者は「(5) 総括表のチェック」の工程から作業を再開するものとする。ただし、「(5) 総括表のチェック」における仙台市確認済み全員普徴箱(要災害者〇)については、発注者確認後に受注者が個別の補記を行うフローとなるため、仙台市確認済箱と別の管理とする。受注者は給与支払報告書の引き渡し件数及び発注者からの返却件数を記録し確認を行うものとし、発注者の作業内容により、返却時の給与支払報告書(個人別明細書)の件数が異なる場合があるため、1事業所あたりの給報の束の件数により確認を行うものとする。これらの箱は通常の総括表及び給報の他に「(10) 追加分・訂正分の処理」の追加分、訂正分及び「3 市外回送分の仕分け・内容点検・補記等の作業」の市外回送分については別々に管理する必要がある。これは、性質の異なる総括表及び給報を混在させないことを目的としているものである。箱の名称 対象となる工程・発注者への受け渡しの有無等 振分け処理OK箱➢ 「(2) 総括表・給報の受領」➢ 発注者が受注者へ提供する。➢ 通常➢ 追加➢ 訂正検索箱➢ 「(2) 総括表・給報の受領」➢ 発注者が受注者へ提供する。